Software per organizzatori di convegni: programma, biglietti, sponsor e relatori in un'unica app

Mythex crea da una descrizione il software per i convegni: un sito dell'evento con programma aggiornato in tempo reale e pagine dei relatori, tipologie di biglietto con acquisti di gruppo, un portale dove i relatori caricano slide e foto, una pipeline per gli sponsor con deliverable e fatture rateizzate, e il check-in con QR code il giorno dell'evento. Tutto condivide un unico database, quindi partecipanti, sponsor e sessioni smettono di vivere in tre strumenti separati.

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Che cosa richiede a un software l'organizzazione di un convegno

Un convegno ha una lunga fase preparatoria e una fine concitata. La sede si prenota un anno prima, la call per i relatori si apre mesi prima che esista il programma, gli sponsor firmano e pagano a rate, e i biglietti early-bird finanziano acconti che scadono molto prima che la maggior parte dei partecipanti si iscriva. Poi le ultime sei settimane portano cambi di sala, foto dei relatori mancanti, acquirenti di gruppo che aggiungono nomi, la stampa dei badge e un programma cartaceo già superato al momento dell'arrivo. Il giorno dell'evento il problema sono le code alla registrazione e le sessioni che si riempiono oltre il previsto. Il software deve tenere insieme tutto questo in un unico posto e cambiare all'ultimo momento senza far saltare il programma pubblico.

Un programma per giorno, track e sala che può cambiare fino alla mattina stessa
Tipologie di biglietto, extra e acquisti di gruppo con nomi aggiunti in seguito
Una pipeline dei relatori dall'invito alla conferma, con materiali da consegnare entro una scadenza
Pacchetti sponsor con deliverable, liste di contatti e pagamenti scaglionati
Scelte delle sessioni in anticipo per dimensionare le sale
Check-in con QR code all'ingresso e per ogni sessione

Un sito del convegno con un programma che puoi cambiare il giorno stesso

Il programma è un dato, non una pagina, quindi spostare un intervento in una sala più grande aggiorna in un colpo solo ogni pagina dei relatori e il calendario. I relatori hanno una pagina con biografia, foto e sessioni. I loghi degli sponsor vengono sistemati per livello di pacchetto. Pubblica presto con le sessioni contrassegnate come 'da annunciare': ogni nuovo relatore è un motivo in più per scrivere alla tua lista.

Crea un sito web per il nostro convegno di due giorni con un programma per giorno, track e sala che modifico da una pagina di amministrazione, una pagina per ogni relatore con biografia, foto e sessioni, i loghi degli sponsor raggruppati in Oro, Argento e Bronzo, e le informazioni su sede, viaggi e alberghi.

Vendita di biglietti con scadenze early-bird e acquisti di gruppo

Vendi biglietti early-bird, standard, studenti e di gruppo, con extra per workshop, cena o registrazioni. Gli acquirenti di gruppo pagano subito e aggiungono i nomi dei partecipanti in seguito, che è il modo in cui le aziende acquistano davvero. Il prezzo early-bird si disattiva alla sua scadenza, e rimane disattivato.

Crea uno shop di biglietti per il nostro convegno con early-bird (fino al 31 marzo), biglietti standard, studenti e gruppo da 5, più extra per i workshop e la cena del convegno. Chi acquista per il gruppo può pagare subito e aggiungere i nomi dei partecipanti in seguito da un link.

Un portale relatori che fa il sollecito al posto tuo

Ogni relatore accede a una checklist: foto, biografia, abstract della sessione, slide e necessità tecniche, ciascuna con una scadenza. Vede che cosa manca e tu vedi l'elenco di tutti i relatori che devono ancora qualcosa. Gli sponsor hanno una vista dedicata con i deliverable, i dettagli dello stand e i contatti raccolti.

Crea un portale relatori per il nostro convegno. Ogni relatore vede una checklist con foto, biografia, abstract, slide e requisiti tecnici con scadenze, e carica i file per ciascuna voce. Dammi un elenco amministratore dei relatori con voci mancanti.

Una pipeline per sponsor e relatori

Segui ogni sponsor dal potenziale al firmato al pagato, con il suo pacchetto, i deliverable e la persona di riferimento. I relatori passano da invitato a confermato a intervenuto. Gli ex partecipanti vengono etichettati per anno per il lancio della prossima edizione, e puoi avviare i rinnovi la settimana dopo l'evento, quando i numeri dello sponsor sono ancora freschi.

Crea un CRM per il nostro convegno con sponsor (fase, pacchetto, importo, deliverable, stato del pagamento), relatori (invitato, confermato, materiali ricevuti, intervenuto) e partecipanti degli anni passati etichettati per anno. Mostra gli sponsor da contattare per il rinnovo dopo l'evento.

Fatture per sponsor a rate

Dividi ogni sponsorizzazione in rate legate a scadenze, per esempio alla firma e otto settimane prima dell'evento, così il denaro arriva prima che scadano gli acconti della sede. Le aziende che pagano i biglietti di gruppo con bonifico ricevono una fattura completa con i dati fiscali e il numero d'ordine.

Crea un'app di fatturazione per il nostro convegno che divide la sponsorizzazione in rate (50% alla firma, 50% otto settimane prima), crea fatture per gli ordini di biglietti di gruppo pagati con bonifico con numero d'ordine e partita IVA, e mostra quali sono scadute.

Capienza delle sessioni, liste d'attesa e check-in con QR code

I partecipanti scelgono le sessioni in anticipo, così puoi spostare l'intervento più richiesto nella sala principale prima del giorno dell'evento. I workshop hanno limiti di posti e liste d'attesa. Il giorno stesso lo staff scansiona i QR code all'ingresso e all'ingresso di ogni sala, e i conteggi del check-in alimentano il report per gli sponsor.

Crea una gestione eventi per il nostro convegno: i partecipanti scelgono le sessioni in anticipo, ogni sessione ha una capienza e una lista d'attesa, i badge hanno un QR code, e lo staff scansiona in registrazione e agli ingressi delle sale. Mostra i conteggi del check-in in tempo reale per ogni sessione.

Da tre strumenti a un solo database

La maggior parte degli organizzatori gestisce i biglietti su una piattaforma, relatori e sponsor su fogli di calcolo e il programma in un documento. I problemi nascono quando questi dati non coincidono: il relatore che si è ritirato compare ancora nel programma stampato, oppure lo sponsor che ha pagato non compare sul sito. Metti partecipanti, sessioni, relatori e sponsor in un unico progetto Mythex, e ogni pagina leggerà dagli stessi dati. Inizia dal programma e dai relatori, poi aggiungi la biglietteria e infine la pipeline degli sponsor.

Importa partecipanti e relatori da CSV
Programma, pagine dei relatori e loghi degli sponsor leggono gli stessi dati
I conteggi del check-in confluiscono nel report per gli sponsor

Dati dei partecipanti e networking

Le rubriche dei partecipanti e la scansione dei contatti da parte degli sponsor riguardano dati personali. Fai in modo che i profili di networking siano attivi solo per chi sceglie di aderire, avvisa i partecipanti quando una scansione dello sponsor condivide i loro dati, e rendi visibili le note su dieta e accessibilità solo allo staff che ne ha bisogno. Verifica le norme sulla protezione dei dati dei Paesi da cui provengono i tuoi partecipanti.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per il nostro convegno annuale. Mi serve un sito pubblico con un programma per giorno, track e sala che posso modificare da una pagina di amministrazione, pagine dei relatori e vendita di biglietti early-bird, standard e di gruppo. Aggiungi un portale relatori dove ciascuno carica foto, biografia e slide entro una scadenza, e il check-in con QR code per il giorno dell'evento.

Domande

Posso vendere online i biglietti del convegno?

Sì. Mythex può creare tipologie di biglietto, extra e acquisti di gruppo, con il checkout tramite un account di un fornitore di pagamenti che colleghi tu. Ogni ordine viene salvato nel tuo database con i dati del partecipante.

I partecipanti possono fare il check-in con un QR code?

Sì. Ogni biglietto può avere un QR code, e lo staff lo scansiona da un browser del telefono alla registrazione e agli ingressi delle sessioni. I conteggi si aggiornano man mano che le persone arrivano.

Il programma può cambiare dopo che il sito è online?

Sì. Il programma è salvato come dato e si modifica da una pagina di amministrazione, quindi spostare una sessione o sostituire un relatore aggiorna subito il sito pubblico.

Può gestire eventi virtuali o ibridi?

Può contenere i link al tuo strumento di streaming per ogni sessione, limitarli per tipologia di biglietto e collocare le registrazioni in un'area corsi dopo l'evento. Il video resta presso il tuo fornitore di streaming.

Ho bisogno di uno sviluppatore?

No. Descrivi che cosa ti serve con parole semplici e Mythex lo crea con un'anteprima in tempo reale. Le modifiche si fanno in chat; l'editor del codice c'è se il tuo team lo vuole.

Quanto costa?

Puoi creare e pubblicare sul piano Free senza carta di credito. Pro costa $25 al mese e aggiunge un dominio personalizzato, la modifica del codice, l'esportazione e più crediti.

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