Logiciel pour organisateurs de congrès : programme, billets, commanditaires et conférenciers dans une seule app

Mythex construit un logiciel de congrès à partir d'une description : un site événementiel avec programme en direct et pages de conférenciers, des types de billets avec achats de groupe, un portail où les conférenciers téléversent leurs présentations et leurs photos, un entonnoir de commanditaires avec livrables et factures échelonnées, et l'enregistrement par code QR le jour même. Tout repose sur une seule base de données, si bien que les participants, les commanditaires et les séances cessent de vivre dans trois outils séparés.

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Ce qu'un congrès exige d'un logiciel

Un congrès a une longue préparation et une fin très exigeante. Le lieu est réservé un an d'avance, l'appel de conférenciers s'ouvre des mois avant que le programme existe, les commanditaires signent et paient par étapes, et les billets à prix réduit financent des acomptes qui deviennent dus bien avant que la plupart des participants ne s'inscrivent. Puis les six dernières semaines apportent des changements de salle, des photos manquantes, des acheteurs de groupe qui ajoutent des noms, l'impression des badges et un programme imprimé déjà périmé à l'arrivée. Le jour même, le travail consiste à gérer les files à l'inscription et les séances qui débordent. Le logiciel doit tout tenir au même endroit et changer à la dernière minute sans briser le programme public.

Un programme par jour, par volet et par salle, modifiable jusqu'au matin même
Types de billets, options et achats de groupe avec des noms ajoutés plus tard
Un parcours de conférenciers, de l'invitation à la confirmation, avec des documents à remettre avant une échéance
Forfaits de commandite avec livrables, listes de contacts et paiements échelonnés
Choix de séances à l'avance pour dimensionner les salles
Enregistrement par code QR à la porte et par séance

Un site de congrès avec un programme que vous pouvez modifier le jour même

Le programme est une donnée, et non une page; déplacer une conférence vers une salle plus grande met donc à jour toutes les pages de conférenciers et l'horaire en même temps. Les conférenciers ont une page avec leur biographie, leur photo et leurs séances. Les logos des commanditaires sont placés selon le niveau du forfait. Publiez tôt avec les séances marquées « à confirmer »; chaque nouveau conférencier est une autre raison d'écrire à votre liste.

Construis un site web pour notre congrès de deux jours avec un programme par jour, par volet et par salle que je modifie depuis une page d'administration, une page par conférencier avec biographie, photo et séances, les logos des commanditaires regroupés par niveau Or, Argent et Bronze, et les renseignements sur le lieu, les déplacements et les hôtels.

Vente de billets avec échéances à prix réduit et achats de groupe

Vendez des billets à prix réduit, standard, étudiant et de groupe, avec des options pour les ateliers, le souper ou les enregistrements. Les acheteurs de groupe paient d'abord et ajoutent les noms des participants plus tard, ce qui correspond à la façon dont les entreprises achètent réellement. Le prix réduit prend fin à son échéance, et vous le laissez désactivé.

Crée une boutique de billets pour notre congrès avec des billets à prix réduit (jusqu'au 31 mars), standard, étudiant et de groupe de 5, plus des options pour les ateliers et le souper du congrès. Les acheteurs de groupe peuvent payer maintenant et ajouter les noms des participants plus tard à partir d'un lien.

Un portail de conférenciers qui fait les relances à votre place

Chaque conférencier se connecte à une liste de contrôle : photo, biographie, résumé de la séance, présentation et besoins audiovisuels, chacun avec une date limite. Il voit ce qui manque, et vous voyez la liste de chaque conférencier qui doit encore quelque chose. Les commanditaires ont leur propre vue de leurs livrables, des détails de leur kiosque et des contacts recueillis.

Crée un portail de conférenciers pour notre congrès. Chaque conférencier voit une liste de contrôle : photo, biographie, résumé, présentation et exigences audiovisuelles avec des dates limites, et téléverse des fichiers pour chaque élément. Donne-moi une liste d'administration des conférenciers qui ont des éléments manquants.

Un entonnoir pour les commanditaires et les conférenciers

Suivez chaque commanditaire, de la piste à la signature jusqu'au paiement, avec son forfait, ses livrables et sa personne-ressource. Les conférenciers passent de l'invitation à la confirmation, puis à la prestation. Les anciens participants sont étiquetés par année pour le lancement de l'année suivante, et vous pouvez commencer les renouvellements la semaine suivant l'événement, pendant que les chiffres du commanditaire sont encore frais.

Construis un CRM pour notre congrès avec les commanditaires (étape, forfait, montant, livrables, statut de paiement), les conférenciers (invité, confirmé, documents reçus, prestation livrée) et les anciens participants étiquetés par année. Affiche les commanditaires à contacter pour le renouvellement après l'événement.

Factures de commanditaires échelonnées

Divisez chaque commandite en versements liés à des jalons, par exemple à la signature et huit semaines avant l'événement, pour que l'argent rentre avant que les acomptes du lieu ne deviennent dus. Les entreprises qui paient les billets de groupe par virement reçoivent une vraie facture avec leurs renseignements fiscaux et leur numéro de bon de commande.

Crée une application de facturation pour notre congrès qui divise la commandite en versements (50 % à la signature, 50 % huit semaines avant), crée des factures pour les commandes de billets de groupe payées par virement avec numéro de bon de commande et numéro de TPS/TVH, et affiche ce qui est en retard.

Capacité des séances, listes d'attente et enregistrement par code QR

Les participants choisissent leurs séances à l'avance, ce qui vous permet de déplacer la conférence populaire vers la grande salle avant le jour J. Les ateliers ont des limites de places et des listes d'attente. Le jour même, le personnel balaie les codes QR à la porte et à l'entrée de chaque salle, et les compteurs d'enregistrement alimentent votre rapport pour les commanditaires.

Construis la gestion de l'événement pour notre congrès : les participants choisissent leurs séances à l'avance, chaque séance a une capacité et une liste d'attente, les badges ont un code QR, et le personnel les balaie à l'inscription et aux portes des salles. Affiche les compteurs d'enregistrement en direct pour chaque séance.

De trois outils à une seule base de données

La plupart des organisateurs gèrent les billets dans une plateforme, les conférenciers et les commanditaires dans des tableurs, et le programme dans un document. Les problèmes commencent quand ces sources ne concordent pas : le conférencier qui s'est désisté figure encore sur le programme imprimé, ou le commanditaire qui a payé n'apparaît pas sur le site web. Placez les participants, les séances, les conférenciers et les commanditaires dans un même projet Mythex, et chaque page lit les mêmes dossiers. Commencez par le programme et les conférenciers, ajoutez la billetterie, puis l'entonnoir des commanditaires.

Importez les participants et les conférenciers à partir d'un CSV
Le programme, les pages de conférenciers et les logos des commanditaires lisent les mêmes données
Les compteurs d'enregistrement alimentent le rapport pour les commanditaires

Données des participants et réseautage

Les répertoires de participants et la lecture des codes des commanditaires touchent des renseignements personnels. Faites en sorte que les profils de réseautage soient offerts sur adhésion plutôt que retirés par défaut, avisez les participants quand un commanditaire lit leurs renseignements, et gardez les notes sur les régimes alimentaires et l'accessibilité visibles seulement aux membres du personnel qui en ont besoin. Vérifiez les règles de protection des données dans les pays d'où viennent vos participants.

Une consigne pour commencer

Construis une application pour notre congrès annuel. J'ai besoin d'un site public avec un programme par jour, par volet et par salle que je peux modifier depuis une page d'administration, des pages de conférenciers, et la vente de billets à prix réduit, standard et de groupe. Ajoute un portail de conférenciers où chacun téléverse sa photo, sa biographie et ses présentations avant une échéance, ainsi que l'enregistrement par code QR pour la journée.

Questions

Puis-je vendre des billets de congrès en ligne?

Oui. Mythex peut construire des types de billets, des options et des achats de groupe, avec un paiement par un compte de fournisseur de paiement que vous connectez. Chaque commande est enregistrée dans votre base de données avec les renseignements du participant.

Les participants peuvent-ils s'enregistrer avec un code QR?

Oui. Chaque billet peut porter un code QR, et le personnel le balaie depuis le navigateur d'un téléphone à l'inscription et aux portes des séances. Les compteurs se mettent à jour à mesure que les gens arrivent.

Le programme peut-il changer après la mise en ligne du site?

Oui. Le programme est enregistré comme une donnée et modifié depuis une page d'administration; déplacer une séance ou remplacer un conférencier met donc à jour le site public immédiatement.

Peut-on organiser un événement virtuel ou hybride?

Il peut contenir les liens de votre outil de diffusion pour chaque séance, les restreindre selon le type de billet, et placer les enregistrements dans un espace de cours après l'événement. La vidéo elle-même reste chez votre fournisseur de diffusion.

Ai-je besoin d'un développeur?

Non. Vous décrivez ce dont vous avez besoin en langage courant et Mythex le construit avec un aperçu en direct. Les modifications se font dans le clavardage; l'éditeur de code est là si votre équipe le souhaite.

Combien cela coûte-t-il?

Vous pouvez construire et publier sur le plan Free sans carte de crédit. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute un domaine personnalisé, l'édition de code, l'exportation et davantage de crédits.

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