ПО для организаторов конференций: программа, билеты, спонсоры и спикеры в одном приложении

Mythex создаёт ПО для конференций по описанию: сайт мероприятия с живой программой и страницами спикеров, типы билетов с групповыми покупками, портал, где спикеры загружают презентации и фотографии, воронку спонсоров с обязательствами и поэтапными счетами, а в день мероприятия — регистрацию по QR-коду. Всё работает на одной базе данных, поэтому участники, спонсоры и сессии перестают жить в трёх разных инструментах.

Начать бесплатно

Что от ПО требует проведение конференции

У конференции долгий путь подготовки и напряжённый финал. Площадка бронируется за год, приём заявок от докладчиков открывается за месяцы до того, как появится программа, спонсоры подписывают договоры и платят этапами, а ранние билеты финансируют задатки, которые наступают задолго до того, как большинство участников зарегистрируется. Последние шесть недель приносят перестановки в залах, отсутствующие фотографии спикеров, групповых покупателей, которые добавляют имена, печать бейджей и распечатанную программу, устаревшую к моменту приезда. В день мероприятия главное — очереди на регистрации и сессии, которые переполнены. ПО должно держать всё это в одном месте и меняться в последний момент, не ломая публичную программу.

Программа по дням, трекам и залам, которую можно менять вплоть до утра мероприятия
Типы билетов, дополнительные опции и групповые покупки с именами, добавленными позже
Воронка спикеров от приглашения до подтверждения, с материалами к сроку
Пакеты спонсорства с обязательствами, списками лидов и поэтапной оплатой
Выбор сессий заранее, чтобы правильно подобрать размер залов
Регистрация по QR-коду на входе и на каждой сессии

Сайт конференции с программой, которую можно менять прямо в день мероприятия

Программа — это данные, а не отдельная страница, поэтому перенос доклада в зал побольше сразу обновляет страницы всех спикеров и расписание. У спикеров есть страницы с биографией, фото и сессиями. Логотипы спонсоров размещаются по уровню пакета. Запускайте сайт заранее с пометкой «будет объявлено» у сессий; каждый новый спикер — повод написать вашему списку рассылки.

Создайте сайт для нашей двухдневной конференции: программа по дням, трекам и залам, которую я редактирую со страницы администратора, страница каждого спикера с биографией, фото и сессиями, логотипы спонсоров, сгруппированные по уровням «Золото», «Серебро» и «Бронза», а также информация о площадке, поездках и гостиницах.

Продажа билетов с дедлайнами ранней покупки и групповыми заказами

Продавайте ранние, стандартные, студенческие и групповые билеты с дополнениями для мастер-классов, ужина или записей. Групповые покупатели платят сразу, а имена участников добавляют позже — так компании обычно и покупают. Цена ранней покупки отключается по дедлайну, и она остаётся отключённой.

Создайте магазин билетов для нашей конференции: ранние билеты (до 31 марта), стандартные, студенческие и групповые на 5 человек, а также дополнения для мастер-классов и ужина конференции. Групповые покупатели могут оплатить сейчас и добавить имена участников позже по ссылке.

Портал для спикеров, который напоминает о задачах за вас

Каждый спикер входит в чек-лист: фото, биография, аннотация доклада, презентация и технические требования, у каждого пункта есть срок. Спикер видит, чего не хватает, а вы видите список всех, кто ещё что-то должен. Спонсоры получают собственный раздел с обязательствами, данными о стенде и лидами, которые они собрали.

Создайте портал для спикеров нашей конференции. Каждый спикер видит чек-лист: фото, биография, аннотация, презентация и технические требования со сроками, и загружает файлы к каждому пункту. Дайте мне список спикеров с незаполненными пунктами для администратора.

Воронка спонсоров и спикеров

Отслеживайте каждого спонсора от потенциального клиента до подписанного и оплаченного, с его пакетом, обязательствами и контактным лицом. Спикеры переходят от приглашённых к подтверждённым и к выступившим. Прошлые участники помечаются по годам для запуска следующего года, а продление можно начать через неделю после мероприятия, пока цифры спонсора ещё свежи.

Создайте CRM для нашей конференции: спонсоры (этап, пакет, сумма, обязательства, статус оплаты), спикеры (приглашён, подтверждён, материалы получены, выступил) и прошлые участники, помеченные по годам. После мероприятия покажите спонсоров, с которыми нужно обсудить продление.

Счета спонсорам по этапам

Разбивайте каждое спонсорство на платежи, привязанные к вехам, например при подписании и за восемь недель до мероприятия, чтобы деньги пришли раньше, чем наступят сроки задатков за площадку. Компании, которые оплачивают групповые билеты переводом, получают полноценный счёт с реквизитами и номером заказа на покупку.

Создайте приложение для счетов для нашей конференции: делит спонсорство на платежи (50% при подписании, 50% за восемь недель до мероприятия), создаёт счета на групповые заказы билетов, оплачиваемые переводом, с номером заказа и ИНН, и показывает просроченные платежи.

Вместимость сессий, листы ожидания и регистрация по QR-коду

Участники выбирают сессии заранее, поэтому популярный доклад можно перенести в главный зал до мероприятия. У мастер-классов есть лимит мест и листы ожидания. В день мероприятия персонал сканирует QR-коды на входе и у каждого зала, а данные о регистрации попадают в отчёт для спонсоров.

Создайте управление мероприятием для нашей конференции: участники заранее выбирают сессии, у каждой сессии есть вместимость и лист ожидания, на бейджах есть QR-код, а персонал сканирует их на регистрации и у дверей залов. Покажите количество зарегистрировавшихся по каждой сессии в реальном времени.

От трёх инструментов к одной базе

Большинство организаторов ведут билеты на одной платформе, спикеров и спонсоров в таблицах, а программу в документе. Проблемы начинаются, когда данные расходятся: выбывший спикер всё ещё стоит в распечатанной программе или спонсор, который заплатил, не появился на сайте. Соберите участников, сессии, спикеров и спонсоров в одном проекте Mythex, и все страницы будут читать одни и те же записи. Начните с программы и спикеров, затем добавьте продажу билетов и воронку спонсоров.

Импорт участников и спикеров из CSV
Программа, страницы спикеров и логотипы спонсоров берутся из одних данных
Количество регистраций попадает в отчёт для спонсоров

Данные участников и нетворкинг

Справочники участников и сканирование лидов спонсорами связаны с персональными данными. Делайте профили для нетворкинга включаемыми по выбору, а не отключаемыми по умолчанию, сообщайте участникам, когда сканирование спонсором передаёт их данные, и показывайте заметки о диете и доступности только сотрудникам, которым они нужны. Проверьте правила защиты персональных данных в странах, откуда приезжают ваши участники.

Промпт для старта

Создайте приложение для нашей ежегодной конференции. Мне нужен публичный сайт с программой по дням, трекам и залам, которую я могу менять со страницы администратора, страницы спикеров и продажа билетов: ранние, стандартные и групповые. Добавьте портал для спикеров, где каждый загружает фото, биографию и презентацию к сроку, и регистрацию по QR-коду на день мероприятия.

Вопросы

Можно ли продавать билеты на конференцию онлайн?

Да. Mythex может создать типы билетов, дополнения и групповые покупки, а оплата проходит через подключённый вами платёжный провайдер. Каждый заказ сохраняется в вашей базе вместе с данными участника.

Могут ли участники регистрироваться по QR-коду?

Да. На каждом билете может быть QR-код, и персонал сканирует его с браузера телефона на регистрации и у дверей сессий. Счётчики обновляются по мере прихода людей.

Можно ли менять программу после запуска сайта?

Да. Программа хранится как данные и редактируется со страницы администратора, поэтому перенос сессии или замена спикера сразу обновляют публичный сайт.

Можно ли проводить виртуальные или гибридные мероприятия?

Можно указать ссылки на ваш стриминговый сервис для каждой сессии, ограничить их по типу билета и разместить записи в разделе курса после мероприятия. Само видео остаётся у вашего стримингового провайдера.

Нужен ли разработчик?

Нет. Вы описываете нужное обычным языком, а Mythex создаёт это с живым предпросмотром. Изменения вносятся в чате; редактор кода доступен, если вашей команде он нужен.

Сколько это стоит?

Создать и опубликовать можно на бесплатном тарифе без карты. Pro стоит $25 в месяц и добавляет собственный домен, редактирование кода, экспорт и больше кредитов.

Другие способы создавать с ИИ

Mythex · Pricing · Создавайте что угодно с ИИ · Шаблоны сайтов и приложений · Сравнения Mythex · Глоссарий по созданию приложений с ИИ · Бесплатные инструменты для создания приложений с ИИ · English