Software para Organizadores de Conferências: Agenda, Bilhetes, Patrocinadores e Oradores numa Só Aplicação

A Mythex cria a partir de uma descrição o software para conferências: um website do evento com agenda ao vivo e páginas de oradores, tipos de bilhete com compras de grupo, um portal onde os oradores carregam apresentações e fotografias, um pipeline de patrocinadores com entregáveis e faturas em prestações, e check-in por QR no dia. Tudo partilha uma base de dados, por isso participantes, patrocinadores e sessões deixam de viver em três ferramentas separadas.

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O que organizar uma conferência exige do software

Uma conferência tem uma longa fase de preparação e um final apertado. O espaço é reservado com um ano de antecedência, a chamada de oradores abre meses antes de existir programa, os patrocinadores assinam e pagam por etapas, e os bilhetes antecipados financiam sinais que vencem muito antes de a maioria dos participantes se inscrever. Depois, as últimas seis semanas trazem mudanças de sala, fotografias de oradores em falta, compradores de grupo a acrescentar nomes, impressão de crachás e um programa impresso já desatualizado à chegada. No dia, o trabalho é filas na receção e sessões com lotação esgotada. O software tem de reunir tudo isso num só sítio e mudar de última hora sem estragar a agenda pública.

Uma agenda por dia, trilho e sala que pode mudar até à manhã do evento
Tipos de bilhete, extras e compras de grupo com nomes acrescentados mais tarde
Um pipeline de oradores, do convite à confirmação, com materiais devidos até uma data limite
Pacotes de patrocínio com entregáveis, listas de contactos e pagamentos por etapas
Escolhas de sessão feitas com antecedência para dimensionar as salas
Check-in por QR à porta e em cada sessão

Um website da conferência com uma agenda que pode alterar no próprio dia

A agenda são dados, não uma página, por isso mudar uma palestra para uma sala maior atualiza de imediato todas as páginas de oradores e o horário. Os oradores têm páginas com biografia, fotografia e sessões. Os logótipos dos patrocinadores são organizados por nível de pacote. Publique cedo, com as sessões marcadas como «a anunciar»; cada novo orador é mais uma razão para enviar um email à sua lista.

Crie um website para a nossa conferência de dois dias, com uma agenda por dia, trilho e sala que eu edito numa página de administração, uma página por orador com biografia, fotografia e sessões, logótipos de patrocinadores agrupados em Ouro, Prata e Bronze, e informação sobre o local, viagens e alojamento.

Venda de bilhetes com prazos de early-bird e compras de grupo

Venda bilhetes early-bird, normais, de estudante e de grupo, com extras para workshops, o jantar ou gravações. Os compradores de grupo pagam primeiro e acrescentam os nomes dos participantes mais tarde, que é a forma como as empresas costumam comprar. O preço early-bird desativa-se na data limite, e fica desativado.

Crie uma loja de bilhetes para a nossa conferência com bilhetes early-bird (até 31 de março), normais, de estudante e de grupo de 5 pessoas, além de extras para workshops e para o jantar da conferência. Os compradores de grupo podem pagar agora e acrescentar os nomes dos participantes mais tarde, através de um link.

Um portal de oradores que faz o acompanhamento por si

Cada orador entra numa lista de verificação: fotografia, biografia, resumo da sessão, apresentação e necessidades técnicas de som e imagem, cada um com data limite. Vê o que falta, e você vê uma lista de todos os oradores que ainda devem algo. Os patrocinadores têm uma vista própria dos entregáveis, dos detalhes do stand e dos contactos que recolheram.

Crie um portal de oradores para a nossa conferência. Cada orador vê uma lista de verificação com fotografia, biografia, resumo, apresentação e requisitos técnicos, com datas limite, e carrega ficheiros para cada item. Dê-me uma lista de administração dos oradores com itens em falta.

Um pipeline de patrocinadores e oradores

Acompanhe cada patrocinador desde potencial cliente até assinado e pago, com o seu pacote, os entregáveis e a pessoa de contacto. Os oradores passam de convidados a confirmados e a entregues. Os participantes de anos anteriores são marcados por ano para o lançamento do próximo evento, e pode iniciar as renovações na semana seguinte ao evento, enquanto os números do patrocinador ainda estão frescos.

Crie um CRM para a nossa conferência com patrocinadores (fase, pacote, valor, entregáveis, estado do pagamento), oradores (convidado, confirmado, materiais recebidos, entregue) e participantes de anos anteriores marcados por ano. Mostre os patrocinadores a contactar para renovação depois do evento.

Faturas de patrocínio em prestações

Divida cada patrocínio em prestações ligadas a marcos, por exemplo na assinatura e oito semanas antes do evento, para que o dinheiro entre antes de vencerem os sinais do espaço. As empresas que pagam bilhetes de grupo por transferência recebem uma fatura adequada, com os seus dados fiscais e o número de ordem de compra.

Crie uma aplicação de faturação para a nossa conferência que divide o patrocínio em prestações (50% na assinatura, 50% oito semanas antes do evento), emite faturas para encomendas de bilhetes de grupo pagas por transferência, com número de ordem de compra e NIF, e mostra o que está em atraso.

Lotação das sessões, listas de espera e check-in por QR

Os participantes escolhem as sessões com antecedência, por isso pode mudar a palestra mais procurada para a sala principal antes do dia. Os workshops têm limite de lugares e listas de espera. No dia, a equipa lê os códigos QR à porta e à entrada de cada sala, e as contagens de check-in alimentam o relatório para os patrocinadores.

Crie uma gestão de eventos para a nossa conferência: os participantes escolhem as sessões com antecedência, cada sessão tem capacidade e lista de espera, os crachás têm código QR, e a equipa lê os códigos na receção e à porta das salas. Mostre as contagens de check-in em direto por sessão.

De três ferramentas para uma só base de dados

A maioria dos organizadores gere os bilhetes numa plataforma, os oradores e os patrocinadores em folhas de cálculo e a agenda num documento. Os problemas começam quando não batem certo: o orador que desistiu continua no programa impresso, ou o patrocinador que pagou não aparece no website. Coloque os participantes, as sessões, os oradores e os patrocinadores num só projeto da Mythex, e todas as páginas leem os mesmos registos. Comece pela agenda e pelos oradores, acrescente depois os bilhetes e, por fim, o pipeline de patrocinadores.

Importar participantes e oradores a partir de CSV
Agenda, páginas de oradores e logótipos de patrocinadores lidos dos mesmos dados
Contagens de check-in que alimentam o relatório para os patrocinadores

Dados dos participantes e networking

As listas de participantes e a recolha de contactos por patrocinadores envolvem dados pessoais. Torne os perfis de networking opcionais por adesão, e não por exclusão, avise os participantes quando a leitura de um patrocinador partilhar os seus dados, e mantenha as notas sobre dietas e acessibilidade visíveis apenas para a equipa que precisa delas. Verifique as regras de proteção de dados dos países de onde vêm os seus participantes.

Um prompt para começar

Crie uma aplicação para a nossa conferência anual. Preciso de um website público com uma agenda por dia, trilho e sala que possa alterar numa página de administração, páginas de oradores e venda de bilhetes early-bird, normais e de grupo. Acrescente um portal de oradores onde cada um carrega fotografia, biografia e apresentações até uma data limite, e check-in por QR no dia.

Perguntas

Posso vender bilhetes para a conferência online?

Sim. A Mythex pode criar tipos de bilhete, extras e compras de grupo, com pagamento através de uma conta de fornecedor de pagamentos que liga. Cada encomenda fica guardada na base de dados com os dados do participante.

Os participantes podem fazer check-in com um código QR?

Sim. Cada bilhete pode ter um código QR, e a equipa lê-o com o browser de um telemóvel na receção e à porta de cada sala. As contagens são atualizadas à medida que as pessoas chegam.

A agenda pode mudar depois de o site estar publicado?

Sim. A agenda é guardada como dados e editada numa página de administração, por isso mudar uma sessão ou substituir um orador atualiza de imediato o site público.

Pode gerir eventos virtuais ou híbridos?

Pode guardar, para cada sessão, as ligações da sua ferramenta de transmissão e restringi-las por tipo de bilhete, e colocar as gravações numa área de cursos depois do evento. O vídeo em si fica com o seu fornecedor de transmissão.

Preciso de um programador?

Não. Descreve o que precisa em linguagem simples e a Mythex cria-o com uma pré-visualização em direto. As alterações fazem-se no chat, e o editor de código está disponível se a sua equipa o quiser usar.

Quanto custa?

Pode criar e publicar no plano Free sem cartão de crédito. O Pro custa 25 $ por mês e acrescenta domínio próprio, edição de código, exportação e mais créditos.

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