Logiciel pour organisateurs de conférences : programme, billets, sponsors et intervenants dans une seule application

Mythex crée un logiciel de conférence à partir d'une description : un site événementiel avec programme en direct et pages des intervenants, des types de billets avec achats groupés, un espace où les intervenants envoient leurs supports et leurs photos, un pipeline sponsors avec livrables et factures échelonnées, et un pointage par QR code le jour J. Tout partage une seule base de données, afin que les participants, les sponsors et les sessions cessent d'être répartis entre trois outils distincts.

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Ce qu'une conférence exige d'un logiciel

Une conférence a une longue préparation et une fin très intense. Le lieu est réservé un an à l'avance, l'appel à intervenants s'ouvre des mois avant que le programme n'existe, les sponsors signent et paient par étapes, et les billets à tarif réduit financent des acomptes qui tombent bien avant que la plupart des participants ne s'inscrivent. Puis les six dernières semaines apportent les changements de salle, les photos d'intervenants manquantes, les acheteurs de groupe qui ajoutent des noms, l'impression des badges et un programme papier déjà périmé à l'arrivée. Le jour même, il faut gérer les files d'attente à l'accueil et les sessions qui débordent. Le logiciel doit tout centraliser et permettre des changements de dernière minute sans casser le programme public.

Un programme par jour, par piste et par salle, modifiable jusqu'au matin même
Types de billets, options et achats groupés, avec ajout des noms plus tard
Un pipeline d'intervenants, de l'invitation à la confirmation, avec supports attendus avant une date limite
Offres sponsors avec livrables, listes de contacts et paiements échelonnés
Choix de sessions à l'avance pour dimensionner les salles
Pointage par QR code à l'entrée et par session

Un site de conférence avec un programme modifiable le jour même

Le programme est une donnée, et non une page : déplacer une intervention dans une salle plus grande met à jour en même temps chaque page d'intervenant et le planning. Les intervenants ont chacun une page avec biographie, photo et sessions. Les logos des sponsors sont placés selon le niveau de leur offre. Publiez tôt avec les sessions marquées « à confirmer » ; chaque nouvel intervenant est une bonne raison d'écrire à votre liste.

Créez un site pour notre conférence de deux jours avec un programme par jour, par piste et par salle que je modifie depuis une page d'administration, une page par intervenant avec biographie, photo et sessions, les logos des sponsors regroupés en Or, Argent et Bronze, et les informations sur le lieu, les transports et les hôtels.

Vente de billets avec dates limites à tarif réduit et achats groupés

Vendez des billets à tarif réduit, standard, étudiant et groupe, avec des options pour les ateliers, le dîner ou les enregistrements. Les acheteurs de groupe paient d'abord et ajoutent les noms des participants plus tard, comme le font réellement les entreprises. Le tarif réduit se désactive à sa date limite, et il reste désactivé.

Créez une boutique de billets pour notre conférence avec billet à tarif réduit (jusqu'au 31 mars), billet standard, billet étudiant et billet groupe de 5 personnes, ainsi que des options pour les ateliers et le dîner de conférence. Les acheteurs de groupe peuvent payer maintenant et ajouter les noms des participants plus tard via un lien.

Un espace intervenants qui relance à votre place

Chaque intervenant se connecte à une liste de contrôle : photo, biographie, résumé de la session, supports et besoins techniques, chacun avec une date limite. Il voit ce qui manque, et vous voyez la liste de tous les intervenants qui doivent encore quelque chose. Les sponsors ont leur propre vue de leurs livrables, des détails de leur stand et des contacts qu'ils ont recueillis.

Créez un espace intervenants pour notre conférence. Chaque intervenant voit une liste de contrôle avec photo, biographie, résumé, supports et exigences techniques, avec des dates limites, et peut téléverser des fichiers pour chaque élément. Affichez-moi une liste d'administration des intervenants ayant des éléments manquants.

Un pipeline sponsors et intervenants

Suivez chaque sponsor du prospect au contrat signé puis payé, avec son offre, ses livrables et son interlocuteur. Les intervenants passent d'invité à confirmé puis à intervenu. Les anciens participants sont étiquetés par année pour le lancement de l'année suivante, et vous pouvez lancer les renouvellements la semaine suivant l'événement, pendant que les chiffres du sponsor sont encore frais.

Créez un CRM pour notre conférence avec les sponsors (étape, offre, montant, livrables, statut de paiement), les intervenants (invité, confirmé, supports reçus, intervenu) et les anciens participants étiquetés par année. Affichez les sponsors à contacter pour un renouvellement après l'événement.

Factures sponsors échelonnées

Divisez chaque partenariat en échéances liées à des étapes, par exemple à la signature et huit semaines avant l'événement, afin que la trésorerie arrive avant que les acomptes du lieu ne soient exigibles. Les entreprises qui paient les billets de groupe par virement reçoivent une vraie facture avec leurs informations fiscales et leur numéro de bon de commande.

Créez une application de facturation pour notre conférence qui découpe les partenariats en échéances (50 % à la signature, 50 % huit semaines avant l'événement), crée des factures pour les commandes de billets de groupe payées par virement avec numéro de bon de commande et numéro de TVA, et affiche ce qui est en retard.

Capacité des sessions, listes d'attente et pointage par QR code

Les participants choisissent leurs sessions à l'avance, ce qui vous permet de déplacer la conférence la plus populaire dans la grande salle avant le jour J. Les ateliers ont des places limitées et des listes d'attente. Le jour même, le personnel scanne les QR codes à l'entrée et à la porte de chaque salle, et les chiffres de pointage alimentent votre rapport pour les sponsors.

Créez une gestion d'événement pour notre conférence : les participants choisissent leurs sessions à l'avance, chaque session a une capacité et une liste d'attente, les badges ont un QR code, et le personnel scanne à l'inscription et aux portes des salles. Affichez les compteurs de pointage en direct par session.

De trois outils à une seule base de données

La plupart des organisateurs gèrent les billets sur une plateforme, les intervenants et les sponsors dans des tableurs, et le programme dans un document. Les problèmes commencent quand ces sources ne concordent pas : l'intervenant qui s'est désisté figure encore sur le programme imprimé, ou le sponsor qui a payé n'apparaît pas sur le site. Réunissez participants, sessions, intervenants et sponsors dans un seul projet Mythex, et chaque page lira les mêmes données. Commencez par le programme et les intervenants, ajoutez la billetterie, puis le pipeline sponsors.

Importez les participants et les intervenants depuis un fichier CSV
Le programme, les pages des intervenants et les logos des sponsors lisent les mêmes données
Les chiffres de pointage alimentent le rapport pour les sponsors

Données des participants et réseautage

Les annuaires de participants et le scan des contacts par les sponsors impliquent des données personnelles. Rendez les profils de réseautage facultatifs (accord explicite requis), informez les participants lorsqu'un scan par un sponsor partage leurs coordonnées, et ne rendez visibles les notes sur les régimes alimentaires et l'accessibilité qu'aux membres de l'équipe qui en ont besoin. Vérifiez les règles de protection des données dans les pays d'où viennent vos participants.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour notre conférence annuelle. J'ai besoin d'un site public avec un programme par jour, par piste et par salle que je peux modifier depuis une page d'administration, des pages d'intervenants, et la vente de billets à tarif réduit, standard et groupe. Ajoutez un espace intervenants où chacun téléverse sa photo, sa biographie et ses supports avant une date limite, ainsi que le pointage par QR code le jour même.

Questions

Puis-je vendre des billets de conférence en ligne ?

Oui. Mythex peut créer des types de billets, des options et des achats groupés, avec un paiement via un compte chez un prestataire de paiement que vous connectez. Chaque commande est enregistrée dans votre base avec les coordonnées du participant.

Les participants peuvent-ils pointer avec un QR code ?

Oui. Chaque billet peut porter un QR code, et le personnel le scanne depuis le navigateur d'un téléphone à l'accueil et aux portes des sessions. Les compteurs se mettent à jour à mesure que les gens arrivent.

Le programme peut-il changer après la mise en ligne du site ?

Oui. Le programme est stocké comme une donnée et modifié depuis une page d'administration : déplacer une session ou remplacer un intervenant met à jour le site public immédiatement.

Peut-on organiser des événements virtuels ou hybrides ?

Vous pouvez enregistrer les liens de votre outil de diffusion pour chaque session et les réserver à certains types de billets, puis placer les enregistrements dans un espace de formation après l'événement. La vidéo elle-même reste chez votre prestataire de diffusion.

Ai-je besoin d'un développeur ?

Non. Vous décrivez vos besoins en langage courant et Mythex les crée avec un aperçu en direct. Les modifications se font dans le chat ; l'éditeur de code est disponible si votre équipe le souhaite.

Combien cela coûte-t-il ?

Vous pouvez créer et publier sur le forfait Gratuit sans carte bancaire. Pro coûte 25 $ par mois et ajoute un domaine personnalisé, l'édition du code, l'export et davantage de crédits.

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