カンファレンス運営者向けソフト：アジェンダ、チケット、スポンサー、登壇者を1つのアプリで

Mythexは説明文からカンファレンス運営ソフトを作成します。リアルタイムで更新されるアジェンダと登壇者ページのあるイベントサイト、団体購入に対応したチケット種別、登壇者がスライドや顔写真をアップロードできるポータル、納品物と分割請求のあるスポンサー管理、当日のQRチェックインなどです。すべて1つのデータベースを共有するため、参加者、スポンサー、セッションが3つの別々のツールに分かれることはありません。

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カンファレンス運営にソフトウェアが求められること

カンファレンスには、準備の長い期間と、本番直前の慌ただしい期間があります。会場は1年前に押さえ、登壇者の募集はプログラムができる前に始まり、スポンサーは契約と支払いを段階的に行います。早期割引チケットの入金は、参加者の登録よりずっと前に会場の手付金に充てられます。その後の6週間は、会場の変更、顔写真の不足、団体購入者による名前の追加、名札の印刷、そして当日届いた時点で古くなっている紙のプログラムに追われます。当日は、受付の行列やセッションの定員オーバーが問題になります。ソフトウェアは、これらすべてを1か所で管理し、公開しているアジェンダを壊すことなく直前の変更にも対応できる必要があります。

日、トラック、会場ごとのアジェンダ。当日の朝まで変更できる
チケット種別、追加オプション、後から名前を入力できる団体購入
招待から確定までの登壇者管理。期限付きの資料提出
納品物、リスト、段階的な支払いを含むスポンサーパッケージ
事前のセッション登録で会場の規模を決める
入口と各セッションでのQRチェックイン

当日でも変更できるアジェンダを備えたカンファレンスサイト

アジェンダはページではなくデータとして管理されるため、講演を大きな会場へ移すと、すべての登壇者ページとスケジュールが同時に更新されます。登壇者ごとに経歴、写真、セッションを掲載するページを作成します。スポンサーのロゴは協賛プランごとに配置されます。セッションが「未定」の状態でも早めに公開し、新しい登壇者が決まるたびにメールの配信リストへ案内を送れます。

2日間のカンファレンスのウェブサイトを作成してください。管理ページから編集できる、日・トラック・会場ごとのアジェンダ、経歴・写真・セッションを載せた登壇者ごとのページ、ゴールド・シルバー・ブロンズ別のスポンサーロゴ、会場・交通・宿泊の情報を含めてください。

早期割引の期限と団体購入に対応したチケット販売

早期割引、通常、学生、団体のチケットを販売し、ワークショップ、ディナー、録画などのオプションを追加できます。団体購入者は先に支払いを済ませ、参加者の名前は後から入力できます。企業はこのような形で購入することが多いためです。早期割引の価格は期限が来ると終了し、その後も終了したままになります。

カンファレンスのチケットストアを作成してください。早期割引（3月31日まで）、通常、学生、5名様団体のチケットを用意し、ワークショップとカンファレンスディナーのオプションを追加してください。団体購入者は今すぐ支払い、後からリンクで参加者の名前を入力できるようにしてください。

登壇者の確認作業を代行するポータル

登壇者はログインして、チェックリストを確認します。顔写真、経歴、セッションの概要、スライド、AVの要件を、それぞれ期限付きで提出できます。未提出の項目はすぐに分かり、主催者は未提出の登壇者の一覧を確認できます。スポンサーは、納品物、ブースの詳細、獲得したリードを自分専用の画面で確認できます。

カンファレンス向けの登壇者ポータルを作成してください。各登壇者は、顔写真、経歴、概要、スライド、AV要件のチェックリストを見られ、各項目に期限を設定してファイルをアップロードできるようにしてください。未提出の項目がある登壇者の一覧を管理者向けに表示してください。

スポンサーと登壇者のパイプライン

スポンサーを見込み、契約、入金の段階で管理し、パッケージ、納品物、担当者を記録します。登壇者は招待、確定、資料提出済み、登壇済みの順に進みます。過去の参加者は年ごとにタグ付けされ、来年の募集に活用できます。スポンサーの成果の数字が新しいうちに、イベント後の週から契約更新の案内を始められます。

カンファレンス向けのCRMを作成してください。スポンサー（段階、パッケージ、金額、納品物、支払い状況）、登壇者（招待、確定、資料受領、登壇済み）、年ごとにタグ付けした過去の参加者を管理できるようにしてください。イベント後に契約更新の連絡が必要なスポンサーを表示してください。

段階的に請求するスポンサー請求書

スポンサー契約は、締結時や開催の8週間前といったマイルストーンに沿って分割払いにできます。会場の手付金の支払期日より前に入金を確保できます。振込で団体チケットを支払う企業には、税務情報と発注番号を記載した正式な請求書を発行します。

カンファレンス向けの請求アプリを作成してください。スポンサー契約を分割（締結時に50%、開催8週間前に50%）できるようにし、振込払いの団体チケット注文には発注番号とVAT番号を記載した請求書を作成してください。期限切れの請求を一覧表示してください。

セッションの定員、キャンセル待ち、QRチェックイン

参加者は事前にセッションを選べるため、人気の講演を当日までにメインホールへ移すことができます。ワークショップには定員とキャンセル待ちを設けられます。当日はスタッフが入口と各会場の扉でQRコードを読み取り、チェックインの人数はスポンサー向けレポートに反映されます。

カンファレンスのイベント管理を作成してください。参加者は事前にセッションを選べ、各セッションに定員とキャンセル待ちを設け、名札にはQRコードを付けてください。スタッフは受付と会場の扉でスキャンでき、セッションごとのチェックイン人数をリアルタイムで表示してください。

3つのツールから1つのデータベースへ

多くの主催者は、チケットは1つのプラットフォームで、登壇者とスポンサーはスプレッドシートで、アジェンダは文書で管理しています。問題は、それらが食い違ったときに起こります。辞退した登壇者が印刷されたプログラムに残ったり、支払い済みのスポンサーがウェブサイトに載っていなかったりします。参加者、セッション、登壇者、スポンサーを1つのMythexプロジェクトにまとめると、すべてのページが同じデータを参照します。まずアジェンダと登壇者から始め、次にチケット販売、最後にスポンサー管理を追加してください。

CSVから参加者と登壇者を取り込む
アジェンダ、登壇者ページ、スポンサーのロゴは同じデータを参照する
チェックインの人数はスポンサー向けレポートに反映される

参加者データとネットワーキング

参加者ディレクトリやスポンサーによるリードスキャンには個人データが含まれます。ネットワーキング用のプロフィールは、非公開を選ばない限り公開される方式ではなく、本人が公開を選んだ場合のみ公開される方式（オプトイン）にしてください。スポンサーがスキャンして情報を共有する際は、参加者に知らせてください。食事制限やアクセシビリティに関する情報は、必要なスタッフだけが見られるようにしてください。参加者の居住国のデータ保護ルールも確認してください。

ここから始められるプロンプト

年次カンファレンス向けのアプリを作成してください。日、トラック、会場ごとのアジェンダを管理画面から変更できる公開ウェブサイト、登壇者ページ、早期割引・通常・団体チケットの販売が必要です。登壇者が期限までに顔写真、経歴、スライドをアップロードできるポータルと、当日のQRチェックインも追加してください。

よくある質問

カンファレンスのチケットをオンラインで販売できますか？

はい。チケット種別、オプション、団体購入を作成でき、決済はお客様が接続した決済サービスのアカウントで行えます。各注文は参加者の情報とともにデータベースに保存されます。

参加者はQRコードでチェックインできますか？

はい。各チケットにQRコードを付けられ、スタッフは受付と各セッションの入口で携帯ブラウザからスキャンできます。到着するたびに人数が更新されます。

サイト公開後にアジェンダを変更できますか？

はい。アジェンダはデータとして保存され、管理ページから編集します。セッションを移動したり登壇者を交代させたりすると、公開サイトにすぐ反映されます。

オンラインやハイブリッドのイベントにも対応できますか？

各セッションに配信ツールのリンクを設定し、チケット種別ごとにアクセスを制限できます。イベント後の録画はコース領域に掲載できます。動画そのものは配信サービスに保存されたままになります。

開発者は必要ですか？

いいえ。必要な内容を普段の言葉で説明すると、Mythexがプレビュー付きで作成します。変更もチャットで依頼できます。チームがコードを確認したい場合は、コードエディターも利用できます。

料金はいくらですか？

無料プランならクレジットカード不要で、公開まで行えます。Proは月額$25で、独自ドメイン、コードの編集、エクスポート、追加のクレジットが利用できます。

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