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कॉन्फ़्रेंस आयोजकों के लिए सॉफ़्टवेयर: एजेंडा, टिकट, स्पॉन्सर और स्पीकर, सब एक ऐप में

Mythex एक विवरण से कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर बनाता है: लाइव एजेंडा और स्पीकर पेज वाली इवेंट वेबसाइट, ग्रुप खरीद वाले टिकट प्रकार, एक पोर्टल जहां स्पीकर स्लाइड और हेडशॉट अपलोड करें, डिलिवरेबल्स और किस्त वाले इनवॉइस के साथ स्पॉन्सर पाइपलाइन, और इवेंट के दिन QR चेक-इन। यह सब एक ही डेटाबेस साझा करता है, इसलिए उपस्थित लोग, स्पॉन्सर और सेशन तीन अलग टूल्स में नहीं रहते।

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कॉन्फ़्रेंस चलाने के लिए सॉफ़्टवेयर से क्या चाहिए

कॉन्फ़्रेंस की तैयारी लंबी चलती है और आखिरी दौर तेज़ होता है। वेन्यू एक साल पहले बुक होता है, स्पीकर के लिए आवेदन प्रोग्राम बनने से महीनों पहले खुलते हैं, स्पॉन्सर चरणों में साइन और पेमेंट करते हैं, और अर्ली-बर्ड टिकटों से मिलने वाली राशि उन डिपॉज़िट के काम आती है जो ज़्यादातर प्रतिभागियों के रजिस्टर करने से बहुत पहले देय हो जाते हैं। फिर आखिरी छह हफ़्तों में कमरे बदलते हैं, हेडशॉट गायब होते हैं, ग्रुप खरीदार नाम जोड़ते हैं, बैज छपते हैं, और छपा हुआ प्रोग्राम पहुंचने पर पुराना निकलता है। इवेंट वाले दिन रजिस्ट्रेशन पर कतारें लगती हैं और सेशन में भीड़ उमड़ती है। सॉफ़्टवेयर को यह सब एक जगह रखना होता है और आखिरी समय में बदलाव करने पर भी सार्वजनिक एजेंडा नहीं टूटना चाहिए।

• दिन, ट्रैक और कमरे के हिसाब से एजेंडा, जो सुबह तक बदला जा सके
• टिकट प्रकार, ऐड-ऑन और ग्रुप खरीद, जिनमें बाद में नाम जोड़े जा सकें
• स्पीकर पाइपलाइन, आमंत्रित से पुष्टि तक, सामग्री की समय-सीमा के साथ
• स्पॉन्सर पैकेज, डिलिवरेबल्स, लीड सूचियां और चरणवार पेमेंट
• कमरों का आकार तय करने के लिए पहले से सेशन चुनाव
• दरवाज़े पर और हर सेशन में QR चेक-इन

कॉन्फ़्रेंस वेबसाइट, जिसका एजेंडा इवेंट वाले दिन भी बदला जा सके

एजेंडा एक पेज नहीं बल्कि डेटा है, इसलिए किसी टॉक को बड़े कमरे में ले जाने पर हर स्पीकर पेज और शेड्यूल एक साथ अपडेट हो जाते हैं। स्पीकर को बायो, फ़ोटो और सेशन के साथ अपने पेज मिलते हैं। स्पॉन्सर के लोगो पैकेज लेवल के हिसाब से लगते हैं। सेशन 'घोषणा बाकी है' के चिह्न के साथ जल्दी प्रकाशित करें; हर नया स्पीकर आपकी लिस्ट को ईमेल करने का एक और कारण होता है।

हमारी दो-दिन की कॉन्फ़्रेंस के लिए एक वेबसाइट बनाओ, जिसमें दिन, ट्रैक और कमरे के हिसाब से एजेंडा हो जिसे मैं एडमिन पेज से बदल सकूं, हर स्पीकर का पेज जिसमें बायो, फ़ोटो और सेशन हों, Gold, Silver और Bronze में समूहित स्पॉन्सर लोगो, और वेन्यू, यात्रा और होटल की जानकारी।

अर्ली-बर्ड समय-सीमा और ग्रुप खरीद के साथ टिकट बिक्री

अर्ली-बर्ड, स्टैंडर्ड, छात्र और ग्रुप टिकट बेचें, और वर्कशॉप, डिनर या रिकॉर्डिंग के लिए ऐड-ऑन रखें। ग्रुप खरीदार पहले पेमेंट करते हैं और नाम बाद में जोड़ते हैं, कंपनियां असल में ऐसे ही खरीदती हैं। अर्ली-बर्ड कीमत अपनी समय-सीमा पर बंद हो जाती है, और आप उसे बंद ही रखते हैं।

हमारी कॉन्फ़्रेंस के लिए एक टिकट स्टोर बनाओ, जिसमें अर्ली-बर्ड (31 मार्च तक), स्टैंडर्ड, छात्र और 5 लोगों के ग्रुप टिकट हों, साथ में वर्कशॉप और कॉन्फ़्रेंस डिनर के ऐड-ऑन। ग्रुप खरीदार अभी पेमेंट कर सकें और लिंक से बाद में प्रतिभागियों के नाम जोड़ सकें।

स्पीकर पोर्टल, जो पीछे-पीछे याद दिलाने का काम खुद करे

हर स्पीकर एक चेकलिस्ट में लॉगिन करता है: हेडशॉट, बायो, सेशन का सार, स्लाइड और AV ज़रूरतें, हर एक की समय-सीमा के साथ। उन्हें दिखता है कि क्या बाकी है, और आपको उन सभी स्पीकर की सूची दिखती है जिनका कुछ देना बाकी है। स्पॉन्सर अपनी डिलिवरेबल्स, बूथ की जानकारी और इकट्ठा किए गए लीड का अलग व्यू देखते हैं।

हमारी कॉन्फ़्रेंस के लिए एक स्पीकर पोर्टल बनाओ। हर स्पीकर को हेडशॉट, बायो, सार, स्लाइड और AV आवश्यकताओं की चेकलिस्ट दिखे, हर आइटम की समय-सीमा के साथ, और हर आइटम के लिए फ़ाइल अपलोड हो। मुझे एडमिन के लिए उन स्पीकर की सूची दो जिनके आइटम बाकी हैं।

स्पॉन्सर और स्पीकर पाइपलाइन

हर स्पॉन्सर को संभावित से साइन और फिर पेड तक ट्रैक करें, उनके पैकेज, डिलिवरेबल्स और संपर्क व्यक्ति के साथ। स्पीकर आमंत्रित से पुष्टि और फिर दिए गए सेशन तक जाते हैं। पिछले प्रतिभागियों को साल के हिसाब से टैग किया जाता है, अगले साल के लॉन्च के लिए, और इवेंट के बाद के हफ़्ते में आप स्पॉन्सर के आंकड़े ताज़ा रहते हुए नवीनीकरण शुरू कर सकते हैं।

हमारी कॉन्फ़्रेंस के लिए एक CRM बनाओ, जिसमें स्पॉन्सर (चरण, पैकेज, राशि, डिलिवरेबल्स, पेमेंट स्थिति), स्पीकर (आमंत्रित, पुष्टि, सामग्री प्राप्त, दिए गए) और पिछले प्रतिभागी साल के टैग के साथ हों। इवेंट के बाद नवीनीकरण के लिए संपर्क करने वाले स्पॉन्सर दिखाओ।

स्पॉन्सर के इनवॉइस चरणों में

हर स्पॉन्सरशिप को माइलस्टोन से जुड़ी किस्तों में बांटें, जैसे साइन करने पर और इवेंट से आठ हफ़्ते पहले, ताकि वेन्यू के डिपॉज़िट देय होने से पहले पैसा आ जाए। जो कंपनियां ट्रांसफ़र से ग्रुप टिकट का पेमेंट करती हैं, उन्हें उनकी टैक्स जानकारी और पर्चेज़ ऑर्डर नंबर के साथ सही इनवॉइस मिलता है।

हमारी कॉन्फ़्रेंस के लिए एक इनवॉइसिंग ऐप बनाओ, जो स्पॉन्सरशिप को किस्तों में बांटे (साइन पर 50%, इवेंट से आठ हफ़्ते पहले 50%), ट्रांसफ़र से पेमेंट होने वाले ग्रुप टिकट ऑर्डर के लिए PO नंबर और VAT ID के साथ इनवॉइस बनाए, और दिखाए कि क्या बकाया है।

सेशन की क्षमता, वेटलिस्ट और QR चेक-इन

प्रतिभागी पहले से सेशन चुनते हैं, इसलिए आप दिन से पहले लोकप्रिय टॉक को मुख्य हॉल में ले जा सकते हैं। वर्कशॉप में सीटों की सीमा और वेटलिस्ट होती है। इवेंट के दिन स्टाफ़ दरवाज़े पर और हर कमरे में QR कोड स्कैन करता है, और चेक-इन की गिनती आपकी स्पॉन्सर रिपोर्ट में जाती है।

हमारी कॉन्फ़्रेंस के लिए इवेंट मैनेजमेंट बनाओ: प्रतिभागी पहले से सेशन चुनें, हर सेशन की क्षमता और वेटलिस्ट हो, बैज पर QR कोड हो, और स्टाफ़ रजिस्ट्रेशन पर और कमरों के दरवाज़ों पर स्कैन करे। हर सेशन के लिए लाइव चेक-इन गिनती दिखाओ।

तीन टूल्स से एक डेटाबेस तक

ज़्यादातर आयोजक टिकट एक प्लेटफ़ॉर्म पर चलाते हैं, स्पीकर और स्पॉन्सर स्प्रेडशीट में रखते हैं, और एजेंडा एक डॉक्युमेंट में। दिक्कत तब शुरू होती है जब ये आपस में मेल नहीं खाते: जो स्पीकर हट गया वह अब भी छपे प्रोग्राम में है, या जिस स्पॉन्सर ने पैसे दिए वह वेबसाइट पर नहीं है। प्रतिभागी, सेशन, स्पीकर और स्पॉन्सर को एक Mythex प्रोजेक्ट में रखें, तो हर पेज एक ही रिकॉर्ड से पढ़ता है। एजेंडा और स्पीकर से शुरू करें, फिर टिकटिंग जोड़ें, फिर स्पॉन्सर पाइपलाइन।

• CSV से प्रतिभागी और स्पीकर इम्पोर्ट करें
• एजेंडा, स्पीकर पेज और स्पॉन्सर लोगो एक ही डेटा से पढ़ते हैं
• चेक-इन की गिनती स्पॉन्सर रिपोर्ट में जाती है

प्रतिभागी डेटा और नेटवर्किंग

प्रतिभागी डायरेक्टरी और स्पॉन्सर लीड स्कैनिंग में निजी डेटा शामिल होता है। नेटवर्किंग प्रोफ़ाइल को ऑप्ट-आउट की जगह ऑप्ट-इन रखें, प्रतिभागियों को बताएं कि स्पॉन्सर स्कैन पर उनकी जानकारी साझा होती है, और खान-पान और सुलभता से जुड़े नोट्स सिर्फ़ उन स्टाफ़ को दिखाएं जिन्हें उनकी ज़रूरत है। जिन देशों से आपके प्रतिभागी आते हैं, वहां के डेटा सुरक्षा नियम देखें।

शुरुआत के लिए एक प्रॉम्प्ट

हमारी सालाना कॉन्फ़्रेंस के लिए एक ऐप बनाओ। मुझे एक सार्वजनिक वेबसाइट चाहिए जिसमें दिन, ट्रैक और कमरे के हिसाब से एजेंडा हो जिसे मैं एडमिन पेज से बदल सकूं, स्पीकर पेज हों, और अर्ली-बर्ड, स्टैंडर्ड व ग्रुप टिकटों की बिक्री हो। एक स्पीकर पोर्टल जोड़ो जहां हर स्पीकर समय-सीमा तक हेडशॉट, बायो और स्लाइड अपलोड करे, और इवेंट के दिन के लिए QR चेक-इन।

सवाल

AI से बनाने के और तरीके

• विफल रीपब्लिश कभी चालू बैकएंड को नहीं मिटाता
• हर तरह के कारोबार के लिए एक लैंडिंग पेज
• हर प्रोजेक्ट के लिए एक निजी वर्कस्पेस और लाइव प्रिव्यू
• अलर्ट एक बार चलें, हर सर्वर पर एक बार नहीं
• ऑटो-रीलोड: क्रेडिट कम होने पर भी आपका पब्लिश ऐप चालू रहे
• किसी को इंतज़ार कराए बिना बड़े वर्कस्पेस पर जाना
• डेटाबेस की बिलिंग उनके असली इस्तेमाल के हिसाब से
• Claude, Cursor या Codex से Mythex ऐप्स बनाएँ
• पब्लिश के ठीक बाद क्रैश होने वाले ऐप्स को पकड़ना
• चेकपॉइंट: एजेंट के किसी भी बदलाव को पलटें

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