Créer avec l'IA / Application de planning pour salariés et bénévoles d'associations

Application de planning pour salariés et bénévoles d'associations

Le planning d'une association réunit salariés, employés à temps partiel et bénévoles sur les mêmes séances, et certains postes exigent une formation ou un contrôle d'honorabilité avant toute affectation. Décrivez vos programmes à Mythex, et il construit une application de planning avec une vue par séance, l'inscription libre des bénévoles, la vérification des postes, des rappels et les heures totalisées pour la paie et les rapports aux financeurs.

Commencer gratuitement

À qui ça s'adresse

Associations, organisations communautaires et petites structures dont le planning vit dans un tableur, un groupe de discussion et la mémoire du coordinateur, et qui doivent compter à la main les heures bénévoles lorsqu'un rapport de subvention arrive à échéance.

Ce que vous pouvez créer

Une vue par séance avec salariés et bénévoles de chaque programme
Créneaux bénévoles ouverts que les personnes s'inscrivent elles-mêmes
Postes verrouillés tant que la formation ou les contrôles ne sont pas enregistrés
Rappels de créneau la veille pour limiter les absences
Demandes de congé et échanges de créneaux validés par le coordinateur
Heures par personne et par programme, exportées pour la paie et les subventions

Salariés et bénévoles sur un même planning

Une séance de banque alimentaire peut nécessiter un coordinateur salarié, un chauffeur et six bénévoles. Placez-les dans la même vue de séance, pour que le coordinateur voie d'un coup d'œil que le créneau du chauffeur est vide. Les créneaux des salariés sont attribués par le responsable ; ceux des bénévoles sont ouverts à l'inscription. Les deux comptent pour la couverture minimale de la séance, et une séance en dessous du minimum est signalée en rouge.

Couverture minimale par séance
Salariés attribués et bénévoles qui s'inscrivent
Trous signalés avant le jour J

Des postes qui exigent des contrôles préalables

Travailler avec des enfants, des personnes vulnérables ou des véhicules exige souvent une formation, un contrôle d'honorabilité ou un permis. Enregistrez les formations et contrôles terminés de chaque personne avec leurs dates, indiquez quel poste exige quoi, et ne montrez ces créneaux qu'aux personnes qualifiées. Le coordinateur ne dépend plus de sa mémoire, et vous disposez d'un registre si quelqu'un pose la question. Vérifiez les règles de protection des personnes applicables là où vous intervenez.

Les heures que demandent les financeurs

Chaque créneau effectué devient des heures rattachées à une personne et à un programme. En fin de trimestre, vous pouvez montrer en quelques minutes les heures bénévoles par programme, les heures salariées pour la paie et la contribution totale à un financeur. Relevez les présences à la fin de chaque séance, car les personnes inscrites et les personnes venues ne sont pas les mêmes chiffres.

Présence relevée pour chaque créneau
Heures par programme et par trimestre
Export CSV pour la paie

Erreurs à éviter

Ne bâtissez pas l'outil autour d'un seul identifiant de coordinateur ; donnez les droits de responsable à deux personnes pour qu'il survive aux vacances. Ne laissez pas les bénévoles voir les numéros de téléphone des autres sans leur accord. Et préparez tôt les plannings des périodes de vacances, car les disponibilités des bénévoles baissent précisément quand la demande augmente souvent.

Comment ça marche

Décrivez ce que vous voulez en langage courant, ou partez d'un modèle ci-dessous.
Regardez Mythex le créer dans un aperçu en direct, avec une vraie base de données derrière.
Modifiez tout en discutant : textes, mise en page, champs, fonctionnalités.
Publiez à une URL publique en un clic, et connectez votre propre domaine avec Pro.

Un prompt pour démarrer

Créez une application de planning pour notre association. Chaque programme a des séances avec un nombre minimum de salariés et de bénévoles. Les responsables attribuent les créneaux des salariés ; les bénévoles se connectent et s'inscrivent aux créneaux ouverts, mais les postes marqués comme exigeant une formation ne sont ouverts qu'aux personnes ayant cette formation enregistrée. Envoyez des rappels la veille, relevez les présences et totalisez les heures par personne et par programme, avec un export CSV.

Questions

Les bénévoles peuvent-ils choisir eux-mêmes leurs créneaux ?

Oui. Ils se connectent, voient les créneaux ouverts auxquels ils sont qualifiés et s'y inscrivent. Les coordinateurs peuvent toujours affecter directement des personnes.

Les salariés et les bénévoles peuvent-ils utiliser l'outil sur leur téléphone ?

Oui. L'application publiée fonctionne dans n'importe quel navigateur mobile, et vous pouvez demander une mise en page pensée d'abord pour le téléphone. Avec Pro, Mythex peut aussi en faire des applications Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée.

Peut-on totaliser les heures pour la paie et les rapports de subvention ?

Oui. Les heures sont comptées à partir des créneaux effectués, par personne et par programme, avec un export CSV.

Les personnes recevront-elles des rappels ?

Oui, par e-mail via un service que vous connectez, ou par SMS via un service de messages sur votre propre compte.

C'est gratuit, et faut-il coder ?

Vous pouvez créer et publier avec le forfait Gratuit, sans carte, et aucun code n'est nécessaire. Pro coûte 25 $ par mois pour un domaine personnalisé, davantage de crédits, la modification du code et l'export.

Autres façons de créer avec l'IA

Mythex · Pricing · Créez tout avec l'IA · Modèles de sites et d'applications · Mythex comparé · Glossaire de la création d'applications avec l'IA · Outils gratuits pour créer des applications avec l'IA · English