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Application de planification du personnel et des bénévoles pour organismes à but non lucratif

Le tableau de service d'un OBNL réunit des employés rémunérés, des employés à temps partiel et des bénévoles sur les mêmes séances, et certains postes exigent une formation ou une vérification d'antécédents avant que quiconque puisse les occuper. Décrivez vos programmes à Mythex, et il construit une application de planification avec une vue par séance, l'inscription autonome des bénévoles, la vérification des rôles, des rappels et des heures totalisées pour la paie et les rapports aux bailleurs de fonds.

Commencer à créer gratuitement

Pour qui c'est

Les organismes de bienfaisance, les organisations communautaires et les petits OBNL dont le tableau de service vit dans un tableur, un groupe de clavardage et la mémoire de la coordonnatrice, et qui doivent compter les heures des bénévoles à la main quand un rapport de subvention arrive à échéance.

Ce que vous pouvez construire

Une vue de séance montrant le personnel et les bénévoles de chaque programme
Quarts de bénévoles ouverts que les gens s'inscrivent eux-mêmes
Postes verrouillés jusqu'à ce que la formation ou les vérifications soient consignées
Rappels de quart la veille pour réduire les absences
Demandes de congé et échanges avec approbation de la coordonnatrice
Heures par personne et par programme, exportées pour la paie et les subventions

Personnel et bénévoles sur un même horaire

Une séance de banque alimentaire peut exiger une coordonnatrice rémunérée, un chauffeur et six bénévoles. Placez-les dans la même vue de séance, pour que la coordonnatrice voie d'un coup d'œil que le poste de chauffeur est vide. Les quarts du personnel sont attribués par la gestionnaire; les quarts des bénévoles sont ouverts à l'inscription. Les deux comptent dans la couverture minimale de la séance, et une séance en dessous de ce minimum est signalée en rouge.

Couverture minimale par séance
Personnel attribué et bénévoles qui choisissent
Lacunes signalées avant la journée

Des postes qui exigent des vérifications d'abord

Travailler avec des enfants, des adultes vulnérables ou des véhicules exige souvent une formation, une vérification d'antécédents ou un permis. Consignez la formation et les vérifications complétées de chaque personne avec les dates, indiquez quels postes exigent quoi, et ne montrez ces quarts qu'aux personnes qualifiées. La coordonnatrice cesse de se fier à sa mémoire, et vous avez une trace si quelqu'un la demande. Vérifiez les règles de protection applicables là où vous exercez.

Les heures que les bailleurs de fonds demandent

Chaque quart effectué devient des heures rattachées à une personne et à un programme. À la fin d'un trimestre, vous pouvez montrer les heures de bénévolat par programme, les heures du personnel pour la paie et la contribution totale à un bailleur de fonds en minutes. Marquez la présence à la fin de chaque séance, car inscrit et présent sont deux chiffres différents.

Présence marquée par quart
Heures par programme et par trimestre
Exportation CSV pour la paie

Erreurs à éviter

Ne construisez pas l'application autour de la connexion d'une seule coordonnatrice; donnez les droits de gestion à deux personnes pour qu'elle survive aux vacances. Ne laissez pas les bénévoles voir les numéros de téléphone des autres sans leur accord. Et planifiez tôt les horaires de la période des fêtes, car la disponibilité des bénévoles baisse exactement quand la demande augmente souvent.

Comment ça fonctionne

Décrivez ce que vous voulez en langage courant, ou partez d'un modèle ci-dessous.
Regardez Mythex le construire dans un aperçu en direct, avec une vraie base de données derrière.
Modifiez tout en clavardant : texte, mise en page, champs, fonctionnalités.
Publiez à une adresse web publique en un clic, et connectez votre propre domaine avec le forfait Pro.

Une consigne pour commencer

Crée une application de planification pour notre OBNL. Chaque programme a des séances avec un nombre minimal de membres du personnel et de bénévoles. Les gestionnaires attribuent les quarts du personnel; les bénévoles se connectent et s'inscrivent aux quarts ouverts, mais les postes marqués comme exigeant une formation ne sont ouverts qu'aux personnes dont la formation est consignée. Envoie des rappels la veille, marque la présence et totalise les heures par personne et par programme avec une exportation CSV.

Questions

Les bénévoles peuvent-ils choisir leurs propres quarts?

Oui. Ils se connectent, voient les quarts ouverts auxquels ils sont admissibles et s'inscrivent. Les coordonnatrices peuvent toujours attribuer des personnes directement.

Le personnel et les bénévoles peuvent-ils l'utiliser sur leur téléphone?

Oui. L'application publiée fonctionne dans n'importe quel navigateur mobile, et vous pouvez demander une mise en page pensée d'abord pour le téléphone. Avec Pro, Mythex peut aussi en faire des applications Android et iPhone qui ouvrent votre application publiée.

Peut-elle totaliser les heures pour la paie et les rapports de subvention?

Oui. Les heures sont comptées à partir des quarts effectués, par personne et par programme, avec une exportation CSV.

Les gens recevront-ils des rappels?

Oui, par courriel par un service que vous connectez, ou par texto par un service SMS sur votre propre compte.

Est-ce gratuit, et faut-il coder?

Vous pouvez créer et publier sur le forfait Free sans carte, et aucun codage n'est nécessaire. Le forfait Pro à 25 $ US par mois ajoute un domaine personnalisé, des crédits supplémentaires, la modification du code et l'exportation.

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