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AIで会計事務所向けのクライアントポータルを作る

会計のクライアントポータルは、4回目の催促メールに返信する代わりに、顧客が必要な書類を一目で確認し、その場でアップロードできる場所です。事務所が書類をどう依頼しているかを説明するだけで、Mythexがログイン、顧客ごとの権限、非公開のファイル保管、スタッフ用の画面を備えたポータルを作ります。

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こんな方におすすめ

毎年1月に、銀行明細、給与の報告書、領収書をいまだにメールで催促している事務所と、どの顧客も1か所にログインすれば、未提出のもの、届いたもの、承認待ちのものが一目でわかるようにしたい事務所の方向けです。

作れるもの

顧客と決算年度ごとの未提出書類のチェックリスト
税務年度と法人ごとに分けたアップロード
承認の記録を残して確認に出す決算書の草案
複数の会社を切り替えて使える1つの役員ログイン
担当の会計士とのメッセージのやり取り
すべての顧客の未提出の項目を見られるスタッフ用の画面

チェックリストを中心にポータルを作る

空のフォルダが開くポータルは無視されます。「未提出3件：12月の銀行明細、走行記録、配当の証憑」と表示されるポータルなら、その日のうちにアップロードが届きます。顧客ごとに依頼項目を作り、それぞれに期限、状態、アップロードのボタンを付けてください。そうすれば、ファイルは依頼された項目に最初から紐付いて届きます。チームは、どの案件が顧客の対応待ちで止まっているかを確認できます。

項目には期限と状態を設定
アップロードは、それに答える項目に紐付ける
スタッフは未提出の項目で顧客を絞り込める

人、会社、権限

1人の役員が3つの会社と賃貸物件の運用を持っていることがあり、その会社の1つで経理を担当する人は、その会社だけを見られるべきです。人と法人を別々に管理し、それぞれのログインに特定の法人へのアクセスを与えてください。すべての検索は、サインインしたユーザーが紐付いた法人に限定するよう、依頼文で明確に伝えてください。そうすれば、リンクを書き換えて他の顧客の記録を開けてしまうことがなくなります。

申告の前に行う承認

決算書や申告書の草案はPDFで掲載し、顧客に承認または確認の依頼ボタンを渡します。ポータルは誰がいつ承認したかを記録するので、申告の前に明確な記録が残ります。確認の依頼は担当の会計士とのスレッドを開くので、やり取りは個人のメールに散らばらず、書類に紐付いたままになります。

セキュリティと確認すべきこと

財務の記録は機微な情報です。非公開のファイル保管、すべてのユーザーのログイン、顧客ごとのアクセス確認を求めてください。Mythexはこれらをアプリに組み込みますが、業務を行う地域で適用されるデータ保護と職業上の規則を守るのはあなたの責任です。実際の顧客ファイルを読み込む前に確認してください。まず1つの顧客グループから始め、親しい数社で試してから展開してください。

使い方

作りたいものを普通の言葉で伝えるか、下のテンプレートから始めます。
実際のデータベースを備えたアプリが、ライブプレビューで作られていく様子を確認できます。
チャットで何でも変更できます。テキスト、レイアウト、項目、機能など。
ワンクリックで公開URLに公開でき、Proでは独自ドメインも接続できます。

ここから始められるプロンプト

事務所の顧客向けのポータルを作ってください。1人の人が複数の会社に紐付けられ、各ログインは自分に紐付く法人だけを見られるようにしてください。法人と決算年度ごとに、期限付きの依頼書類のチェックリストを表示し、顧客はそこにアップロードします。承認または確認を依頼する決算書の草案と、担当の会計士とのメッセージのスレッドも表示してください。スタッフはすべての顧客を見られ、未提出の項目で絞り込めるようにしてください。

よくある質問

顧客の財務書類を扱うのに、ポータルは十分安全ですか？

ログイン、顧客ごとのアクセス確認、非公開の保管を求めてください。Mythexはこれらをアプリに組み込みます。実際のファイルを入れる前に、お使いの地域で適用されるデータ保護の規則を確認してください。

1人の顧客が、ポータルで複数の会社を持てますか？

はい。人と法人を別々の記録として管理し、その人が紐付いた会社の間で切り替えられるログインを求めてください。

顧客はポータルで決算を承認できますか？

はい。草案を掲載し、承認または確認のアクションを追加すると、ポータルは誰がいつ承認したかを記録します。

ポータルに事務所の名前とドメインを使えますか？

はい。チャットで色とロゴを説明してください。portal.yourfirm.comのような独自ドメインを使うには、月額25ドルのProが必要です。

コードを書く必要はありますか？

いいえ。ポータルの内容を説明し、チャットで調整します。コードを確認したり編集したりしたい場合は、Proで編集できます。

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