Buchhaltungskanzlei-Software, die Sie beschreiben statt kaufen: Portal, CRM und Website

Mit Mythex kann eine Steuerkanzlei die Teile bauen, die ihre Buchhaltungssoftware nicht abdeckt: ein Portal, das jedem Mandanten zeigt, was noch offen ist, ein CRM nach Abschlussterminen, Buchung von Erstgesprächen und eine Website, die sauber Angebote nennt. Sie beschreiben, wie Ihre Kanzlei arbeitet, prüfen es in einer Live-Vorschau und veröffentlichen es mit einer echten Datenbank.

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Wo eine Steuerkanzlei Zeit verliert

Die Buchhaltungs- und Meldesoftware funktioniert meist. Das Problem liegt drum herum: Unterlagenanforderungen, die jeden Januar per E-Mail verschickt werden, Auftragsschreiben, die im Kopf einer Person nachgehalten werden, eine Tabelle mit Abschlussterminen, die nur eine Managerin pflegt, und der Kalender eines Partners, der in Zwanzig-Minuten-Gespräche mit Interessenten zerstückelt ist, die sich später als schlechte Passung erweisen. Die Fristen stehen fest, und der Engpass sind fast immer die Unterlagen der Mandanten. Software lohnt sich, wenn sie das Nachfassen in eine Liste verwandelt, die alle sehen können: was offen ist, von welchem Mandanten, für welche Gesellschaft, bis wann.

Eine Liste pro Mandant mit fehlenden Unterlagen für den laufenden Abschluss
Abschlussdatum, Firmennummer und Meldetermine für jede Gesellschaft gespeichert
Status des Auftragsschreibens, bevor die Arbeit beginnt
Personen verknüpft mit jeder Gesellschaft und jedem Mietobjekt, das sie besitzen
Monatliche Festgebühren neben einmaligen Rechnungen zum Abschluss
Ansicht der laufenden Arbeiten nach Phase, nicht nach Stunden

Ein Mandantenportal rund um die Checkliste

Mandanten melden sich an und sehen drei offene Punkte: den Kontoauszug vom Dezember, das Fahrtenbuch, die Dividendenbelege. Zu jedem Punkt laden sie Dateien hoch, nach Steuerjahr gruppiert, und der Punkt wird abgehakt. Entwurfsabschlüsse werden zur Prüfung bereitgestellt, mit einer Stelle zur Dokumentation der Freigabe vor der Einreichung. Geschäftsführer mit mehreren Gesellschaften erhalten einen Login, mit dem sie zwischen den Gesellschaften wechseln.

Baue ein Mandantenportal für meine Steuerkanzlei. Jeder Mandant sieht eine Checkliste der noch offenen Unterlagen für seinen laufenden Abschluss, lädt Dateien zu jedem Punkt hoch, nach Steuerjahr gruppiert, und gibt Entwurfsabschlüsse frei, bevor wir einreichen. Eine Person kann mit mehreren Gesellschaften verknüpft sein. Das Team sieht alle Mandanten und was fehlt.

Ein CRM nach Abschlussterminen statt nach Alphabet

Speichern Sie Firmennummer, Abschlussdatum, Meldefrist und Status des Auftragsschreibens für jede Gesellschaft und verknüpfen Sie die dahinterstehenden Personen. Eine Ansicht „fällig in den nächsten 60 Tagen“ wird zu Ihrer Auslastungsprognose, und eine Interessenten-Pipeline läuft von der Anfrage über das Angebot und das unterschriebene Auftragsschreiben bis zu den Onboarding-Prüfungen.

Erstelle ein CRM für eine Steuerkanzlei. Speichere Mandantenname, Firmennummer, Leistung, Abschlussdatum und Meldefrist je Gesellschaft, verknüpfe Geschäftsführer mit allen ihren Gesellschaften, verfolge den Status des Auftragsschreibens und zeige eine Ansicht der Abschlüsse, die in den nächsten 60 Tagen fällig sind. Füge eine Interessenten-Pipeline von der Anfrage bis zum aufgenommenen Mandanten hinzu.

Eine Kanzlei-Website, die die richtigen Mandanten anspricht

Teilen Sie die Leistungen nach Mandantentyp auf, Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften, Vermieter, Handwerker, und sagen Sie, welche Branchen und Größen Sie betreuen. Veröffentlichen Sie „ab“-Preise für Standardarbeiten, wenn die Partner zustimmen, und fragen Sie Interessenten nach Rechtsform, Umsatzklasse und Abschlussdatum, damit die erste Antwort bereits eine Gebühr enthalten kann.

Baue eine Website für meine Steuerkanzlei mit Leistungsseiten für Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften und Vermieter, Startpreisen für Jahresabschlüsse und Steuererklärungen, einer Seite mit dem Fristenkalender und einem Formular für neue Mandanten, das nach Rechtsform, Umsatzklasse und Abschlussdatum fragt.

Erstgespräche in zwei festen Zeitfenstern pro Woche

Kostenlose Erstgespräche und bezahlte Beratungstermine sind getrennte Arten mit unterschiedlicher Dauer. Gespräche mit neuen Mandanten gehen nur an Partner oder Manager, die ein Angebot abgeben können. Die Buchung schließt in den zwei Wochen vor Ihrer arbeitsreichsten Frist, und zwei kurze Fragen vor dem Gespräch sorgen dafür, dass es informiert beginnt.

Erstelle eine Buchungsseite für meine Steuerkanzlei mit einem kostenlosen 20-minütigen Erstgespräch, das nur dienstags und donnerstags nachmittags verfügbar ist, bezahlten einstündigen Beratungsterminen und bestehenden Mandanten, die eine Besprechung mit ihrem eigenen Steuerberater buchen. Sperre Buchungen in den zwei Wochen vor dem 31. Januar.

Monatliche Gebühren, die das Jahr glätten

Verteilen Sie eine Jahresgebühr auf monatliche Rechnungen, stellen Sie jede Gesellschaft separat in Rechnung mit einer Sammelaufstellung für den Inhaber, erstellen Sie eine Schlussrechnung, wenn der Abschluss eingereicht ist, und geben Sie Gebühren für die Firmenmeldung zum Selbstkostenpreis auf einer eigenen Zeile weiter.

Baue die Rechnungsstellung für eine Steuerkanzlei: wiederkehrende monatliche Gebühren je Gesellschaft aus einer Jahresgebühr, einmalige Rechnungen, wenn ein Auftrag als eingereicht markiert wird, Auslagen zum Selbstkostenpreis auf einer eigenen Zeile und eine Sammelaufstellung für Inhaber mit mehreren Gesellschaften.

Eine Zahl, die Sie jeden Montag nachverfolgen

Zeigen Sie die laufenden Arbeiten nach Phase: wartet auf Unterlagen, in Vorbereitung, in Prüfung, beim Mandanten, eingereicht. Die Anzahl, die bei „wartet auf Unterlagen“ hängen bleibt, zeigt, wo der nächste Engpass liegt. Ergänzen Sie Fristen nach Monat, die Abrechenbarkeit gegenüber Festgebühren und die offenen Gebühren je Partner, importiert aus dem CSV-Export Ihrer Kanzleisoftware.

Erstelle ein Dashboard für meine Steuerkanzlei mit Aufträgen nach Phase, der Anzahl, die auf Mandantenunterlagen wartet, Fristen je Monat für die nächsten sechs Monate und offenen Gebühren je Partner. Ich importiere Mandanten- und Auftragsdaten aus einem CSV-Export.

Mandantenunterlagen: was Sie anfordern sollten

Kontoauszüge, Lohnberichte und Steuererklärungen sind sensible persönliche und geschäftliche Daten. Verlangen Sie beim Prompt Anmeldung, Zugriffsprüfungen pro Mandant, damit ein Mandant nie die Dateien eines anderen öffnen kann, und private Dateispeicherung statt öffentlicher Links. Mythex baut die App; die Einhaltung der Datenschutz- und Berufsregeln, die für Ihre Praxis gelten, bleibt Ihre Verantwortung. Prüfen Sie diese, bevor Sie echte Mandantenakten einpflegen.

Zugriff pro Benutzer bei jeder Abfrage verlangen
Uploads in privatem Speicher halten
Mitarbeiterrollen auf die Mandanten beschränken, die sie betreuen

Vom Januar-Nachfassen per E-Mail zum Portal

Beginnen Sie mit einer Mandantengruppe, etwa Kapitalgesellschaften mit Abschluss im März. Laden Sie deren offene Punkte ins Portal und schicken Sie den Login statt der üblichen Anforderungs-E-Mail. Sobald deren Uploads zu benannten Punkten eintreffen, erweitern Sie es vor dem Herbst auf die Mandanten mit Einkommensteuererklärung und veröffentlichen die Landingpage für Steuererklärungen früh, mit einem festen Stichtag für neue Mandanten.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meine Steuerkanzlei. Speichere Mandantenname, Firmennummer, Leistung und Abschlussdatum für jede Gesellschaft, zeige eine Liste der Abschlüsse, die in den nächsten 60 Tagen fällig sind, und gib jedem Mandanten einen Portal-Login mit einer Checkliste der noch offenen Unterlagen, die er hochlädt. Füge eine Team-Ansicht aller Aufträge nach Phase hinzu, von „wartet auf Unterlagen“ bis „eingereicht“.

Fragen

Kann ich ein Mandantenportal für meine Steuerkanzlei ohne Programmierung bauen?

Ja. Sie beschreiben das Portal im Chat, etwa Unterlagen-Checklisten, Uploads nach Steuerjahr und Freigabe von Entwürfen, und Mythex baut es mit Logins und einer Datenbank. Sie ändern es, indem Sie danach fragen.

Ersetzt es meine Buchhaltungs- oder Steuersoftware?

Nein, und es sollte das auch nicht versuchen. Nutzen Sie es für alles rund um die Buchhaltung: Unterlagenanforderungen, Mandantenakten, Buchungen, eine Website und Dashboards. Daten aus Ihrer Kanzleisoftware können über einen CSV-Export hineinkommen.

Kann das CRM mich warnen, wenn Abschlüsse fällig sind?

Ja. Speichern Sie jedes Abschlussdatum und jeden Meldezeitraum und fordern Sie eine Ansicht für bald fällige Fristen an. Erinnerungs-E-Mails brauchen einen E-Mail-Dienst, der mit Ihrem eigenen Konto verbunden ist.

Können Mandanten Gebühren online zahlen?

Ja, über einen Zahlungsdienstleister, den Sie unter dem eigenen Konto Ihrer Kanzlei verbinden. Rechnungen können einen Zahlungslink enthalten, und wiederkehrende monatliche Gebühren lassen sich auf die gleiche Weise einrichten.

Was kostet es?

Der Free-Tarif braucht keine Kreditkarte und bietet tägliche Credits zum Bauen und Veröffentlichen. Pro kostet $25/Monat und ergänzt Code-Bearbeitung, Export, GitHub und eine eigene Domain, was die meisten Kanzleien für ein mandantenseitiges Portal wollen.

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