Logiciel pour cabinet comptable à construire plutôt qu'à acheter : portail, CRM et site web

Mythex permet à un cabinet comptable de construire ce que son logiciel de comptabilité ne couvre pas : un portail qui montre à chaque client ce qui reste à fournir, un CRM trié par clôture d'exercice, la prise de rendez-vous pour les appels de découverte et un site qui présente correctement vos tarifs. Vous décrivez le fonctionnement de votre cabinet, vous le vérifiez dans un aperçu en direct et vous le publiez avec une vraie base de données.

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Où un cabinet comptable perd du temps

Le logiciel de comptabilité et de télédéclaration fonctionne en général très bien. Le problème se situe autour : les demandes de documents envoyées par e-mail chaque janvier, les lettres de mission suivies de mémoire, un tableur des clôtures que seul un responsable tient à jour, et l'agenda d'un associé découpé en appels de vingt minutes avec des prospects qui s'avèrent peu adaptés. Les échéances sont fixes, et le goulot d'étranglement est presque toujours le papier du client. Un logiciel mérite sa place quand il transforme les relances en une liste que tout le monde peut voir : ce qui manque, de quel client, pour quelle entité, pour quelle date.

Une liste par client des justificatifs manquants pour la clôture en cours
Clôture d'exercice, numéro d'entreprise et dates de dépôt enregistrés pour chaque entité
Statut de la lettre de mission avant le début du travail
Personnes reliées à chaque société et chaque patrimoine locatif qu'elles détiennent
Honoraires mensuels récurrents présentés à côté des factures ponctuelles de fin d'exercice
Une vue des travaux en cours par étape, et non par heures

Un portail client construit autour de la liste de pièces

Les clients se connectent et voient trois éléments en attente : le relevé bancaire de décembre, le carnet de kilométrage, les avis de dividendes. Ils téléversent un document pour chaque élément, regroupés par exercice fiscal, et l'élément se coche. Les comptes provisoires sont publiés pour relecture, avec un espace pour enregistrer l'approbation avant dépôt. Les dirigeants de plusieurs sociétés disposent d'une seule connexion qui permet de passer d'une entité à l'autre.

Créez un portail client pour mon cabinet comptable. Chaque client voit une liste des justificatifs encore manquants pour sa clôture en cours, téléverse des fichiers pour chaque élément regroupés par exercice fiscal, et approuve les comptes provisoires avant nos dépôts. Une même personne peut être reliée à plusieurs sociétés. Le personnel voit chaque client et ce qui manque.

Un CRM trié par clôture d'exercice, et non par ordre alphabétique

Enregistrez le numéro d'entreprise, la clôture d'exercice, l'échéance de dépôt et le statut de la lettre de mission pour chaque entité, et reliez les personnes qui les dirigent. Une vue « échéance dans les 60 prochains jours » devient votre prévision de charge de travail, et un pipeline de prospects va de la demande au devis, à la lettre signée et aux contrôles d'entrée en relation.

Créez un CRM pour un cabinet comptable. Enregistrez pour chaque entité le nom du client, le numéro d'entreprise, la prestation, la clôture d'exercice et l'échéance de dépôt, reliez les dirigeants à toutes leurs sociétés, suivez le statut de la lettre de mission et affichez une vue des comptes à déposer dans les 60 prochains jours. Ajoutez un pipeline de prospects allant de la demande au client intégré.

Un site de cabinet qui attire les bons clients

Répartissez vos prestations par type de client : entrepreneurs individuels, sociétés, bailleurs, artisans, et indiquez les secteurs et les tailles d'entreprises que vous acceptez. Publiez des tarifs « à partir de » pour les travaux standard si les associés sont d'accord, et demandez aux personnes qui prennent contact leur forme juridique, leur tranche de chiffre d'affaires et leur clôture, afin que la première réponse puisse inclure un honoraire.

Créez un site pour mon cabinet comptable avec des pages de prestations pour les entrepreneurs individuels, les sociétés et les bailleurs, des tarifs de départ pour les comptes annuels et les déclarations fiscales, une page calendrier des échéances, et un formulaire de nouveau client demandant la forme juridique, la tranche de chiffre d'affaires et la clôture d'exercice.

Des appels de découverte sur deux créneaux fixes par semaine

Les appels de découverte gratuits et les séances de conseil payantes sont des types distincts, de durées différentes. Les appels pour les nouveaux clients ne sont confiés qu'aux associés ou aux responsables qui peuvent établir un devis, la prise de rendez-vous se ferme dans la quinzaine précédant votre échéance la plus chargée, et deux courtes questions avant l'appel permettent de le démarrer informé.

Créez une page de réservation pour mon cabinet comptable avec un appel de découverte gratuit de 20 minutes disponible uniquement les mardis et jeudis après-midi, des séances de conseil payantes d'une heure, et des clients existants qui réservent un bilan avec leur propre comptable. Bloquez les réservations dans les deux semaines précédant le 31 janvier.

Des honoraires mensuels qui lissent l'année

Répartissez un honoraire annuel en factures mensuelles, facturez chaque entité séparément avec un relevé récapitulatif pour le dirigeant, émettez une facture de fin de mission lorsque les comptes sont déposés, et faites figurer les frais de dépôt de la société au prix coûtant sur une ligne distincte.

Créez la facturation pour un cabinet comptable : honoraires mensuels récurrents par entité à partir d'un honoraire annuel, factures ponctuelles émises lorsqu'une mission est marquée comme déposée, débours au prix coûtant sur une ligne séparée, et relevé récapitulatif pour les dirigeants de plusieurs sociétés.

Un seul chiffre à relancer chaque lundi

Affichez le travail en cours par étape : en attente de justificatifs, en préparation, en revue, chez le client, déposé. Le nombre bloqué à « en attente de justificatifs » indique où se situera le prochain pic de charge. Ajoutez les échéances par mois, le taux de recouvrement par rapport aux honoraires forfaitaires et les honoraires impayés par associé, importés depuis l'export CSV de votre logiciel de cabinet.

Créez un tableau de bord pour mon cabinet comptable affichant les missions par étape, le nombre en attente de justificatifs clients, les échéances par mois pour les six prochains mois, et les honoraires impayés par associé. J'importerai les données clients et missions depuis un export CSV.

Justificatifs financiers des clients : ce qu'il faut demander

Les relevés bancaires, les états de paie et les déclarations fiscales sont des données personnelles et professionnelles sensibles. Lorsque vous rédigez votre demande, exigez une connexion, des contrôles d'accès par client pour qu'un client ne puisse jamais ouvrir les fichiers d'un autre, et un stockage privé des fichiers plutôt que des liens publics. Mythex construit l'application ; vous restez responsable du respect des règles de protection des données et de la déontologie professionnelle là où vous exercez, vérifiez-les donc avant de transférer de vrais fichiers clients.

Exigez un accès par utilisateur sur chaque requête
Conservez les fichiers téléversés dans un stockage privé
Limitez les rôles du personnel aux clients qu'il traite

De la relance par e-mail de janvier à un portail

Commencez par un groupe de clients, par exemple les sociétés dont la clôture est en mars. Chargez leurs éléments en attente dans le portail et envoyez la connexion à la place de la demande habituelle par e-mail. Lorsque leurs fichiers arrivent rattachés aux éléments nommés, étendez-le aux clients à la déclaration d'impôt sur le revenu avant l'automne, et lancez tôt la page de déclaration fiscale avec une date limite claire pour les nouveaux clients.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon cabinet comptable. Enregistrez le nom du client, le numéro d'entreprise, la prestation et la clôture d'exercice pour chaque entité, affichez la liste des comptes à déposer dans les 60 prochains jours, et donnez à chaque client une connexion au portail avec une liste des documents encore manquants qu'il téléverse. Ajoutez une vue du personnel de chaque mission par étape, de l'attente de justificatifs jusqu'au dépôt.

Questions

Puis-je créer un portail client pour mon cabinet comptable sans coder ?

Oui. Vous décrivez le portail dans le chat, par exemple les listes de documents, les téléversements par exercice fiscal et l'approbation des projets de comptes, et Mythex le construit avec des connexions et une base de données. Vous le modifiez en le demandant.

Remplacera-t-il mon logiciel de comptabilité ou de télédéclaration ?

Non, et il ne doit pas essayer. Utilisez-le pour ce qui entoure la comptabilité : demandes de documents, dossiers clients, réservations, site web et tableaux de bord. Les données de votre logiciel de cabinet peuvent arriver par export CSV.

Le CRM peut-il m'alerter quand des comptes arrivent à échéance ?

Oui. Enregistrez chaque clôture et chaque période de dépôt, et demandez une vue des échéances proches. Les rappels par e-mail nécessitent un service d'e-mail connecté avec votre propre compte.

Les clients peuvent-ils payer leurs honoraires en ligne ?

Oui, via un prestataire de paiement que vous connectez sous le compte de votre cabinet. Les factures peuvent contenir un lien de paiement, et les honoraires mensuels récurrents se configurent de la même manière.

Combien cela coûte-t-il ?

Le plan Gratuit ne demande pas de carte bancaire et donne des crédits quotidiens pour créer et publier. Pro coûte $25/month et ajoute l'édition du code, l'export, GitHub et un domaine personnalisé, ce dont la plupart des cabinets ont besoin pour un portail destiné aux clients.

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