Software para gestorías a medida, no de catálogo: portal, CRM y web

Mythex permite a un despacho contable crear las piezas que deja fuera su software contable: un portal que muestra a cada cliente lo que aún falta, un CRM ordenado por cierre del ejercicio, reserva de llamadas de diagnóstico y una web que presupueste bien. Describes cómo funciona tu despacho, lo revisas en una vista previa en vivo y lo publicas con una base de datos real.

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Dónde pierde tiempo un despacho contable

El software de contabilidad y de presentación de impuestos suele funcionar bien. El problema está alrededor: las peticiones de documentos que se envían por correo cada enero, las cartas de encargo que alguien sigue de memoria, una hoja de cálculo de cierres que solo actualiza un responsable y la agenda de un socio troceada en llamadas de veinte minutos con clientes potenciales que resultan no encajar. Los plazos son fijos y el cuello de botella casi siempre es la papelería del cliente. El software merece la pena cuando convierte el seguimiento en una lista que todos ven: qué falta, de qué cliente, de qué sociedad y para cuándo.

Una lista por cliente de los registros que faltan para el cierre del ejercicio en curso
Cierre del ejercicio, número de sociedad y fechas de presentación guardados en cada entidad
Estado de la carta de encargo antes de empezar el trabajo
Personas vinculadas a cada sociedad y cartera de alquiler que posean
Honorarios mensuales recurrentes junto a las facturas puntuales de cierre
Una vista del trabajo en curso por fase, no por horas

Un portal de clientes organizado en torno a la lista de documentos

Los clientes inician sesión y ven tres elementos pendientes: el extracto bancario de diciembre, el registro de kilometraje y los justificantes de dividendos. Suben un archivo a cada uno, agrupado por ejercicio fiscal, y el elemento se marca como completado. Las cuentas anuales en borrador se publican para su revisión, con un espacio para registrar la aprobación antes de presentarlas. Los administradores con varias sociedades tienen un único acceso que cambia entre entidades.

Crea un portal de clientes para mi gestoría. Cada cliente ve una lista de los registros que aún faltan para el cierre de su ejercicio en curso, sube archivos a cada elemento agrupados por ejercicio fiscal y aprueba las cuentas anuales en borrador antes de presentarlas. Una persona puede estar vinculada a varias sociedades. El personal ve todos los clientes y lo que falta en cada uno.

Un CRM ordenado por cierre del ejercicio, no por orden alfabético

Guarda el número de sociedad, el cierre del ejercicio, el plazo de presentación y el estado de la carta de encargo de cada entidad, y vincula a las personas que están detrás. Una vista de «vence en los próximos 60 días» se convierte en tu previsión de carga de trabajo, y un embudo de clientes potenciales va desde la consulta hasta el presupuesto, la carta firmada y las comprobaciones de alta.

Crea un CRM para un despacho contable. Guarda el nombre del cliente, el número de sociedad, el servicio, el cierre del ejercicio y el plazo de presentación de cada entidad, vincula a los administradores con todas sus sociedades, controla el estado de la carta de encargo y muestra una vista de las cuentas que vencen en los próximos 60 días. Añade un embudo de clientes potenciales desde la consulta hasta el alta.

Una web de despacho que atrae a los clientes adecuados

Separa los servicios por tipo de cliente: autónomos, sociedades limitadas, propietarios de inmuebles en alquiler y contratistas, y di qué sectores y tamaños aceptas. Publica precios «desde» para los trabajos estándar si los socios están de acuerdo, y pide a quien consulta el tipo de entidad, el tramo de facturación y el cierre del ejercicio para que la primera respuesta pueda incluir una estimación de honorarios.

Crea una web para mi gestoría con páginas de servicios para autónomos, sociedades limitadas y propietarios de alquileres, precios de partida para cuentas anuales y declaraciones de la renta, una página con el calendario de plazos y un formulario de nuevo cliente que pida el tipo de entidad, el tramo de facturación y el cierre del ejercicio.

Llamadas de diagnóstico en dos franjas fijas a la semana

Las llamadas de diagnóstico gratuitas y las sesiones de asesoramiento de pago son tipos distintos, con duraciones diferentes. Las llamadas con nuevos clientes solo se asignan a socios o responsables que puedan presupuestar, la reserva se cierra en las dos semanas previas a tu plazo más cargado, y dos preguntas breves antes de la llamada hacen que empiece bien informada.

Crea una página de reservas para mi gestoría con una llamada de diagnóstico gratuita de 20 minutos disponible solo los martes y jueves por la tarde, sesiones de asesoramiento de pago de una hora y clientes existentes que reservan revisiones con su propio contable. Bloquea las reservas en las dos semanas anteriores al 31 de enero.

Honorarios mensuales que reparten el coste a lo largo del año

Reparte un honorario anual en facturas mensuales, factura cada entidad por separado con un extracto conjunto para el propietario, emite una factura de cierre cuando se presenten las cuentas, y repercute los gastos de registro de la sociedad al coste en su propia línea.

Crea la facturación para una gestoría: honorarios mensuales recurrentes por entidad a partir de un honorario anual, facturas puntuales que se emiten al marcar un trabajo como presentado, suplidos al coste en una línea separada y un extracto conjunto para los propietarios con varias sociedades.

Una cifra que revisar cada lunes

Muestra el trabajo en curso por fase: pendiente de documentos, en preparación, en revisión, con el cliente, presentado. El número atascado en «pendiente de documentos» te indica dónde estará el próximo pico de trabajo. Añade los plazos por mes, la recuperabilidad frente a los honorarios fijos y la deuda de honorarios por socio, importados desde la exportación CSV de tu software de despacho.

Crea un panel para mi despacho contable que muestre los trabajos por fase, cuántos están pendientes de documentos del cliente, los plazos por mes durante los próximos seis meses y los honorarios impagados por socio. Importaré los datos de clientes y trabajos desde una exportación CSV.

Registros financieros de clientes: qué pedir

Los extractos bancarios, los informes de nóminas y las declaraciones de la renta son datos personales y empresariales sensibles. Al redactar tus instrucciones, pide inicio de sesión, comprobaciones de acceso por cliente para que un cliente nunca pueda abrir los archivos de otro, y almacenamiento privado de archivos en lugar de enlaces públicos. Mythex crea la app; tú sigues siendo responsable de cumplir las normas de protección de datos y las deontológicas de tu profesión, así que revísalas antes de subir archivos reales de clientes.

Pide acceso por usuario en cada consulta
Guarda las subidas en almacenamiento privado
Limita los perfiles del personal a los clientes que gestionan

Del correo de enero al portal

Empieza con un grupo de clientes, por ejemplo sociedades limitadas con cierre en marzo. Carga sus elementos pendientes en el portal y envíales el acceso en lugar de la habitual solicitud por correo. Cuando sus archivos lleguen asociados a elementos concretos, amplía el portal a los clientes de la declaración de la renta antes del otoño, y lanza pronto la página de declaración de la renta con una fecha límite clara para los nuevos clientes.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi gestoría. Guarda el nombre del cliente, el número de sociedad, el servicio y el cierre del ejercicio de cada entidad, muestra una lista de las cuentas que vencen en los próximos 60 días y da a cada cliente un acceso al portal con una lista de los documentos pendientes que sube. Añade una vista para el personal de todos los trabajos por fase, desde pendiente de documentos hasta presentado.

Preguntas

¿Puedo crear un portal de clientes para mi gestoría sin programar?

Sí. Describes el portal en el chat, con listas de documentos, subidas por ejercicio fiscal y aprobación de borradores, y Mythex lo crea con accesos y una base de datos. Lo cambias pidiéndolo.

¿Sustituirá mi software de contabilidad o de impuestos?

No, y no debería intentarlo. Úsalo para lo que queda alrededor de la contabilidad: peticiones de documentos, fichas de clientes, reservas, una web y paneles. Los datos de tu software pueden entrar mediante una exportación CSV.

¿Puede el CRM avisarme cuando vencen las cuentas?

Sí. Guarda cada cierre y cada periodo de presentación y pide una vista de «vencimientos próximos». Los recordatorios por correo necesitan un servicio de correo conectado con tu propia cuenta.

¿Pueden los clientes pagar los honorarios en línea?

Sí, a través de un proveedor de pagos que conectes con la cuenta de tu despacho. Las facturas pueden incluir un enlace de pago, y los honorarios mensuales recurrentes se pueden configurar de la misma forma.

¿Cuánto cuesta?

El plan Free no exige tarjeta y tiene créditos diarios para crear y publicar. Pro cuesta $25/mes y añade edición de código, exportación, GitHub y un dominio propio, que a la mayoría de despachos les interesa para un portal de cara al cliente.

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