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अकाउंटिंग फ़र्म का सॉफ़्टवेयर खरीदने की जगह बनाएं: पोर्टल, CRM और वेबसाइट

Mythex किसी अकाउंटिंग प्रैक्टिस को वे हिस्से बनाने देता है जो उसके लेजर सॉफ़्टवेयर में नहीं होते: एक पोर्टल जो हर क्लाइंट को दिखाए कि अभी क्या बाकी है, इयर-एंड के हिसाब से छंटा CRM, डिस्कवरी कॉल की बुकिंग, और ऐसी वेबसाइट जो सही फ़ीस बताए। आप अपनी फ़र्म कैसे चलती है यह बताते हैं, लाइव प्रीव्यू में जांचते हैं, और असली डेटाबेस के साथ पब्लिश कर देते हैं।

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अकाउंटिंग प्रैक्टिस का समय कहां जाता है

लेजर और फ़ाइलिंग सॉफ़्टवेयर आम तौर पर ठीक चलता है। दिक्कत उसके आसपास है: हर जनवरी ईमेल से भेजी जाने वाली दस्तावेज़ों की मांग, किसी के दिमाग में रखे इंगेजमेंट लेटर, एक स्प्रेडशीट जिसमें इयर-एंड की तारीखें हैं और सिर्फ़ एक मैनेजर उसे अपडेट करता है, और पार्टनर का कैलेंडर जो नए ग्राहकों से बीस-बीस मिनट की कॉल में बंट जाता है, जिनमें से कई सही ग्राहक नहीं निकलते। डेडलाइन तय होती है, और रुकावट लगभग हमेशा क्लाइंट के कागज़ात होते हैं। सॉफ़्टवेयर तब काम का है जब वह पीछे-पीछे भागने के काम को एक ऐसी लिस्ट में बदल दे जिसे सब देख सकें: क्या बाकी है, किस क्लाइंट का, किस इकाई का, और कब तक।

• हर क्लाइंट के लिए मौजूदा इयर-एंड के लिए गायब रिकॉर्ड की लिस्ट
• हर इकाई के साथ इयर-एंड, कंपनी नंबर और फ़ाइलिंग की तारीखें सेव
• काम शुरू होने से पहले इंगेजमेंट लेटर का स्टेटस
• हर कंपनी और किराये के पोर्टफ़ोलियो से जुड़े लोग
• एक-बार के इयर-एंड इनवॉइस के साथ मासिक रिकरिंग फ़ीस
• काम-जारी (WIP) का व्यू, घंटों से नहीं बल्कि चरणों के हिसाब से

चेकलिस्ट के इर्द-गिर्द बना क्लाइंट पोर्टल

क्लाइंट लॉग इन करके तीन बाकी चीज़ें देखते हैं: दिसंबर का बैंक स्टेटमेंट, माइलेज लॉग और डिविडेंड वाउचर। वे हर आइटम के सामने फ़ाइल अपलोड करते हैं, जो टैक्स वर्ष के हिसाब से समूहित होती है, और आइटम टिक हो जाता है। फ़ाइल करने से पहले ड्राफ़्ट अकाउंट्स समीक्षा के लिए भेजे जाते हैं, जहां मंज़ूरी दर्ज करने की जगह होती है। कई कंपनियों वाले डायरेक्टर को एक ही लॉगिन मिलता है, जिससे वे इकाइयों के बीच स्विच कर सकते हैं।

मेरी अकाउंटिंग फ़र्म के लिए एक क्लाइंट पोर्टल बनाओ। हर क्लाइंट अपने मौजूदा इयर-एंड के लिए बाकी रिकॉर्ड्स की चेकलिस्ट देखे, हर आइटम के सामने फ़ाइलें टैक्स वर्ष के हिसाब से अपलोड करे, और फ़ाइल करने से पहले ड्राफ़्ट अकाउंट्स मंज़ूर करे। एक व्यक्ति कई कंपनियों से जुड़ा हो सकता है। स्टाफ़ को हर क्लाइंट और उसके बाकी कागज़ात दिखें।

वर्णमाला से नहीं, इयर-एंड से छंटा CRM

हर इकाई के लिए कंपनी नंबर, इयर-एंड, फ़ाइलिंग की डेडलाइन और इंगेजमेंट लेटर का स्टेटस सेव करें, और उनके पीछे के लोगों को जोड़ें। "अगले 60 दिनों में देय" वाला व्यू आपके काम के बोझ का अनुमान बन जाता है, और प्रॉस्पेक्ट पाइपलाइन पूछताछ से लेकर कोटेशन, साइन किए गए लेटर और ऑनबोर्डिंग चेक तक चलती है।

एक अकाउंटिंग प्रैक्टिस के लिए CRM बनाओ। क्लाइंट का नाम, कंपनी नंबर, सेवा, इयर-एंड और फ़ाइलिंग डेडलाइन हर इकाई के लिए सेव करो, डायरेक्टरों को उनकी सभी कंपनियों से जोड़ो, इंगेजमेंट लेटर का स्टेटस ट्रैक करो, और अगले 60 दिनों में देय खातों का व्यू दिखाओ। पूछताछ से ऑनबोर्ड होने तक की प्रॉस्पेक्ट पाइपलाइन भी जोड़ो।

फ़र्म की वेबसाइट जो सही क्लाइंट को आकर्षित करे

सेवाओं को क्लाइंट के प्रकार के हिसाब से बांटें: सोल ट्रेडर, लिमिटेड कंपनियां, मकान मालिक, ठेकेदार, और बताएं कि आप किस सेक्टर और आकार के काम लेते हैं। अगर पार्टनर सहमत हों तो मानक काम के लिए "से" कीमतें दिखाएं, और पूछताछ करने वालों से इकाई का प्रकार, टर्नओवर का दायरा और इयर-एंड पूछें, ताकि पहले जवाब में ही फ़ीस का अंदाज़ा हो।

मेरी अकाउंटिंग फ़र्म के लिए एक वेबसाइट बनाओ जिसमें सोल ट्रेडर, लिमिटेड कंपनियों और मकान मालिकों के लिए सेवा पेज हों, सालाना अकाउंट्स और टैक्स रिटर्न की शुरुआती कीमतें हों, डेडलाइन कैलेंडर पेज हो, और नए क्लाइंट का फ़ॉर्म इकाई का प्रकार, टर्नओवर का दायरा और इयर-एंड पूछे।

डिस्कवरी कॉल सप्ताह में दो तय समय-खिड़कियों में

मुफ़्त डिस्कवरी कॉल और पेड एडवाइज़री सेशन अलग प्रकार हैं, जिनकी अवधि अलग है। नए क्लाइंट की कॉल सिर्फ़ उन पार्टनर या मैनेजर के पास जाती हैं जो कोटेशन दे सकते हैं, सबसे व्यस्त डेडलाइन से पहले के दो हफ़्तों में बुकिंग बंद हो जाती है, और कॉल से पहले दो छोटे सवाल पूछे जाते हैं ताकि कॉल जानकारी के साथ शुरू हो।

मेरी अकाउंटिंग फ़र्म के लिए एक बुकिंग पेज बनाओ जिसमें केवल मंगलवार और गुरुवार दोपहर को उपलब्ध 20 मिनट की मुफ़्त डिस्कवरी कॉल हो, एक घंटे के पेड एडवाइज़री सेशन हों, और मौजूदा क्लाइंट अपने ही अकाउंटेंट के साथ रिव्यू बुक कर सकें। 31 जनवरी से पहले के दो हफ़्तों में बुकिंग बंद रखो।

मासिक फ़ीस जो साल को बराबर कर दे

सालाना फ़ीस को मासिक इनवॉइस में बांटें, हर इकाई का अलग बिल बनाएं और मालिक के लिए एक संयुक्त स्टेटमेंट दें, अकाउंट्स फ़ाइल होने पर पूर्णता का इनवॉइस भेजें, और कंपनी फ़ाइलिंग शुल्क को अपनी अलग लाइन में बिना मार्कअप के आगे बढ़ाएं।

एक अकाउंटिंग फ़र्म के लिए इनवॉइसिंग बनाओ: सालाना फ़ीस से हर इकाई की मासिक रिकरिंग फ़ीस, जब कोई काम फ़ाइल हुआ चिह्नित हो तो एक-बार के इनवॉइस, अलग लाइन पर लागत पर दिए गए खर्च, और कई कंपनियों वाले मालिकों के लिए संयुक्त स्टेटमेंट।

हर सोमवार पीछा करने के लिए एक संख्या

काम को चरण के हिसाब से दिखाएं: रिकॉर्ड का इंतज़ार, तैयारी में, समीक्षा में, क्लाइंट के पास, फ़ाइल हो गया। "रिकॉर्ड का इंतज़ार" पर अटकी गिनती बताती है कि अगला दबाव कहां बनेगा। साथ में महीने के हिसाब से डेडलाइन, फ़िक्स्ड फ़ीस के मुकाबले वसूली, और पार्टनर के हिसाब से बकाया फ़ीस दिखाएं, जो आपके प्रैक्टिस सॉफ़्टवेयर के CSV एक्सपोर्ट से आए।

मेरी अकाउंटिंग प्रैक्टिस के लिए एक डैशबोर्ड बनाओ जो चरण के हिसाब से काम दिखाए, कितने काम क्लाइंट रिकॉर्ड का इंतज़ार कर रहे हैं, अगले छह महीनों की महीने-वार डेडलाइन, और पार्टनर के हिसाब से बकाया फ़ीस। क्लाइंट और काम का डेटा मैं CSV एक्सपोर्ट से इंपोर्ट करूंगा।

क्लाइंट के वित्तीय रिकॉर्ड: क्या मांगें

बैंक स्टेटमेंट, पेरोल रिपोर्ट और टैक्स रिटर्न संवेदनशील निजी और व्यावसायिक डेटा हैं। प्रॉम्प्ट लिखते समय लॉगिन, हर क्वेरी पर प्रति-यूज़र एक्सेस जांच, ताकि कोई एक क्लाइंट दूसरे की फ़ाइलें न खोल सके, और सार्वजनिक लिंक की जगह निजी फ़ाइल स्टोरेज मांगें। Mythex ऐप बनाता है, लेकिन जिस जगह आप काम करते हैं वहां के डेटा संरक्षण और पेशेवर नियमों का पालन करने की ज़िम्मेदारी आपकी है, इसलिए असली क्लाइंट फ़ाइलें डालने से पहले उन्हें जांच लें।

• हर क्वेरी पर प्रति-यूज़र एक्सेस मांगें
• अपलोड निजी स्टोरेज में रखें
• स्टाफ़ की भूमिकाएं उन्हीं क्लाइंट तक सीमित रखें जिन्हें वे संभालते हैं

जनवरी की ईमेल चेज़ से पोर्टल तक

एक क्लाइंट समूह से शुरू करें, मान लीजिए मार्च इयर-एंड वाली लिमिटेड कंपनियां। उनके बाकी आइटम पोर्टल में डालें और रोज़ की अनुरोध ईमेल की जगह लॉगिन भेजें। जब उनकी फ़ाइलें नामित आइटमों के सामने आने लगें, तो पतझड़ से पहले सेल्फ़-असेसमेंट वाले क्लाइंट तक इसे बढ़ाएं, और नए क्लाइंट के लिए एक पक्की अंतिम तारीख के साथ टैक्स रिटर्न का लैंडिंग पेज जल्दी लॉन्च करें।

शुरुआत के लिए एक प्रॉम्प्ट

मेरी अकाउंटिंग फ़र्म के लिए एक ऐप बनाओ। हर इकाई का क्लाइंट नाम, कंपनी नंबर, सेवा और इयर-एंड सेव करो, अगले 60 दिनों में देय खातों की लिस्ट दिखाओ, और हर क्लाइंट को पोर्टल लॉगिन दो जिसमें बाकी दस्तावेज़ों की चेकलिस्ट हो जिसे वे अपलोड करें। साथ में एक स्टाफ़ व्यू जोड़ो जिसमें रिकॉर्ड का इंतज़ार से लेकर फ़ाइल होने तक हर काम उसके चरण के हिसाब से दिखे।

सवाल

AI से बनाने के और तरीके

• विफल रीपब्लिश कभी चालू बैकएंड को नहीं मिटाता
• हर तरह के कारोबार के लिए एक लैंडिंग पेज
• हर प्रोजेक्ट के लिए एक निजी वर्कस्पेस और लाइव प्रिव्यू
• अलर्ट एक बार चलें, हर सर्वर पर एक बार नहीं
• ऑटो-रीलोड: क्रेडिट कम होने पर भी आपका पब्लिश ऐप चालू रहे
• किसी को इंतज़ार कराए बिना बड़े वर्कस्पेस पर जाना
• डेटाबेस की बिलिंग उनके असली इस्तेमाल के हिसाब से
• Claude, Cursor या Codex से Mythex ऐप्स बनाएँ
• पब्लिश के ठीक बाद क्रैश होने वाले ऐप्स को पकड़ना
• चेकपॉइंट: एजेंट के किसी भी बदलाव को पलटें

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