Tilitoimiston ohjelmisto, jonka kuvailet itse: asiakasportaali, CRM ja verkkosivu

Mythex antaa tilitoimiston rakentaa osat, jotka kirjanpito-ohjelma jättää väliin: portaalin, joka näyttää kullekin asiakkaalle, mitä on vielä toimittamatta, CRM:n lajiteltuna tilikauden mukaan, keskustelun varaamisen ja verkkosivun, joka antaa oikean hinta-arvion. Kuvailet, miten toimistosi toimii, tarkistat sen elävässä esikatselussa ja julkaiset sen oikealla tietokannalla.

Aloita rakentaminen ilmaiseksi

Missä tilitoimisto menettää aikaa

Kirjanpito- ja ilmoitusohjelma toimii yleensä hyvin. Ongelmat ovat sen ympärillä: asiakirjapyynnöt lähetetään sähköpostilla joka tammikuu, toimeksiantosopimusten tilaa seurataan jonkun päässä, tilikausien taulukkoa päivittää vain yksi esimies, ja osakkaan kalenteri pilkotaan kahdenkymmenen minuutin puheluihin mahdollisten asiakkaiden kanssa, jotka eivät lopulta sovi. Määräajat ovat kiinteät, ja pullonkaula on lähes aina asiakkaan paperityö. Ohjelmisto kannattaa, kun se muuttaa perässä juoksemisen listaksi, jonka kaikki näkevät: mitä on vielä kesken, keneltä asiakkaalta, mihin yhtiöön ja mihin mennessä.

Asiakaskohtainen lista puuttuvista tiedoista tilikaudelle
Tilikausi, yritystunnus ja ilmoituspäivät tallennettuina jokaiselle yhtiölle
Toimeksiantosopimuksen tila ennen työn aloittamista
Henkilöt linkitettyinä kaikkiin yhtiöihin ja vuokrasalkkuihin, joita he omistavat
Kuukausittaiset kiinteät palkkiot ja kertaluonteiset tilikauslaskut rinnakkain
Käynnissä olevan työn näkymä vaiheittain, ei tuntien mukaan

Asiakasportaali, joka pohjautuu tarkistuslistaan

Asiakas kirjautuu sisään ja näkee kolme avointa kohtaa: joulukuun pankkitiliote, kilometrikirjanpidon ja osinkotositteet. Hän lataa tiedoston jokaiselle kohdalle, ryhmiteltynä verovuoden mukaan, ja kohta rastitetaan. Tilinpäätösluonnokset lähetetään tarkistettaviksi, ja siinä on paikka kirjata hyväksyntä ennen ilmoittamista. Useita yhtiöitä omistavilla johtajilla on yksi kirjautuminen, jolla vaihtaa yhtiöiden välillä.

Rakenna asiakasportaali tilitoimistolleni. Jokainen asiakas näkee tarkistuslistan nykyisen tilikautensa puuttuvista tiedoista, lataa tiedostoja jokaiseen kohtaan verovuoden mukaan ryhmiteltynä ja hyväksyy tilinpäätösluonnokset ennen ilmoittamista. Yksi henkilö voi olla linkitetty useampaan yhtiöön. Henkilökunta näkee kaikki asiakkaat ja puuttuvat tiedot.

CRM, joka lajittelee tilikauden mukaan, ei aakkosissa

Tallenna jokaiselle yhtiölle yritystunnus, tilikausi, ilmoitusmääräaika ja toimeksiantosopimuksen tila, ja linkitä niiden takana olevat henkilöt. Näkymä ”erääntyy seuraavien 60 päivän aikana” toimii työkuormasi ennusteena, ja mahdollisten asiakkaiden putki kulkee tiedustelusta tarjoukseen, allekirjoitettuun sopimukseen ja asiakkaaksi ottamisen tarkistuksiin.

Tee CRM tilitoimistolle. Tallenna asiakkaan nimi, yritystunnus, palvelu, tilikausi ja ilmoitusmääräaika jokaiselle yhtiölle, linkitä johtajat kaikkiin yhtiöihinsä, seuraa toimeksiantosopimusten tilaa ja näytä näkymä tileistä, jotka erääntyvät seuraavien 60 päivän aikana. Lisää mahdollisten asiakkaiden putki tiedustelusta asiakkaaksi hyväksymiseen.

Toimiston verkkosivu, joka tarjoaa oikeille asiakkaille

Jaa palvelut asiakastyypin mukaan: yksinyrittäjät, osakeyhtiöt, vuokranantajat, urakoitsijat, ja kerro, mille aloille ja kokoisille yrityksille otat työtä. Julkaise tavallisen työn ”alkaen”-hinnat, jos osakkaat ovat samaa mieltä, ja kysy tiedustelijoilta yhtiömuoto, liikevaihtoluokka ja tilikausi, jotta ensimmäinen vastaus voi sisältää palkkion.

Rakenna verkkosivu tilitoimistolleni palvelusivuilla yksinyrittäjille, osakeyhtiöille ja vuokranantajille, tavanomaisten vuositilinpäätösten ja veroilmoitusten aloitushintoineen, määräaikakalenterisivulla sekä uuden asiakkaan lomakkeella, joka kysyy yhtiömuotoa, liikevaihtoluokkaa ja tilikautta.

Tutustumispuhelut kahdessa kiinteässä ikkunassa viikossa

Maksuton tutustumispuhelu ja maksullinen neuvontatapaaminen ovat eri tyyppejä, joilla on eri kesto. Uusien asiakkaiden puhelut ohjataan vain osakkaille tai esimiehille, jotka voivat tehdä tarjouksen, varaaminen sulkeutuu kahden viikon ajaksi ennen kiireisintä määräaikaa, ja kaksi lyhyttä kysymystä ennen puhelua varmistaa, että se alkaa perillä olevana.

Tee varaussivu tilitoimistolleni: maksuton 20 minuutin tutustumispuhelu saatavilla vain tiistaisin ja torstaisin iltapäivisin, maksulliset tunnin neuvontatapaamiset ja nykyisten asiakkaiden mahdollisuus varata katselmus omalle tilintarkastajalleen. Estä varaukset kahdeksi viikoksi ennen 31. tammikuuta.

Kuukausimaksut, jotka tasaavat vuoden

Jaa vuosimaksu kuukausittaisiin laskuihin, laskuta jokainen yhtiö erikseen omistajalle yhdistetyn tiliotteen kanssa, nosta päättävä lasku, kun tilinpäätös on ilmoitettu, ja välitä yhtiöiden ilmoitusmaksut sellaisenaan omalla rivillään.

Rakenna laskutus tilitoimistolle: vuosimaksusta johdetut kuukausittaiset toistuvat maksut yhtiöittäin, kertalaskut, jotka luodaan kun työ merkitään ilmoitetuksi, kulut omalla rivillään kustannuksella sekä yhdistetty tiliote omistajille, joilla on useita yhtiöitä.

Yksi luku, jota seurata joka maanantai

Näytä työn tila vaiheittain: odottaa tietoja, valmistelussa, tarkastuksessa, asiakkaalla, ilmoitettu. Luku, joka jää kohtaan ”odottaa tietoja”, kertoo, missä seuraava ruuhka on. Lisää määräajat kuukausittain, laskutettavuus kiinteitä palkkioita vastaan sekä palkkiosaatavat osakkaittain, tuotuna käytännön ohjelmiston CSV-viennistä.

Tee kojelauta tilitoimistolleni, joka näyttää työt vaiheittain, kuinka monta odottaa asiakkaan tietoja, määräajat kuukausittain seuraavan kuuden kuukauden ajalta ja maksamattomat palkkiot osakkaittain. Tuon asiakas- ja työtiedot CSV-viennistä.

Asiakkaiden taloustiedot: mitä pyytää

Pankkitiliotteet, palkkaraportit ja veroilmoitukset ovat arkaluonteisia henkilö- ja yritystietoja. Kun kirjoitat kehotteen, pyydä kirjautuminen, asiakaskohtainen käyttöoikeustarkistus, jotta yksi asiakas ei koskaan näe toisen tiedostoja, ja yksityinen tiedostovarasto julkisten linkkien sijaan. Mythex rakentaa sovelluksen, mutta vastaat itse tietosuojan ja ammatillisten sääntöjen noudattamisesta siellä, missä toimit, joten tarkista ne ennen kuin siirrät asiakkaiden oikeita tiedostoja sovellukseen.

Pyydä käyttäjäkohtainen käyttöoikeus jokaiseen kyselyyn
Pidä lataukset yksityisessä tallennustilassa
Rajaa henkilökunnan roolit asiakkaisiin, joita he hoitavat

Tammikuun sähköpostikierteestä portaaliin

Aloita yhdestä asiakasryhmästä, esimerkiksi osakeyhtiöistä, joiden tilikausi päättyy maaliskuussa. Lataa heidän avoimet kohtansa portaaliin ja lähetä kirjautuminen tavanomaisen pyyntöviestin sijaan. Kun heidän tiedostonsa saapuvat nimettyihin kohtiin, laajenna se yksityishenkilöiden veroilmoitusasiakkaisiin ennen syksyä, ja julkaise veroilmoituksen laskeutumissivu ajoissa uusille asiakkaille asetetulla viimeisellä päivämäärällä.

Lähtökohtana oleva kehote

Rakenna sovellus tilitoimistolleni. Tallenna jokaisen yhtiön asiakkaan nimi, yritystunnus, palvelu ja tilikausi, näytä lista tileistä, jotka erääntyvät seuraavien 60 päivän aikana, ja anna jokaiselle asiakkaalle portaalikirjautuminen tarkistuslistalla puuttuvista asiakirjoista, jotka hän lataa. Lisää henkilökunnalle näkymä kaikista töistä vaiheittain odottamisesta ilmoitettuun.

Kysymykset

Voinko rakentaa asiakasportaalin tilitoimistolleni ilman koodaamista?

Kyllä. Kuvailet portaalin chatissa, esimerkiksi asiakirjojen tarkistuslistat, lataukset verovuoden mukaan ja luonnosten hyväksynnän, ja Mythex rakentaa sen kirjautumisilla ja tietokannalla. Muutat sitä pyytämällä.

Korvaako se kirjanpito- tai veroohjelmistoni?

Ei, eikä sen pidäkään yrittää. Käytä sitä siihen, mikä jää kirjanpidon ympärille: asiakirjapyynnöt, asiakastiedot, varaukset, verkkosivu ja kojelaudat. Käytännön ohjelmiston tiedot voidaan tuoda CSV-viennillä.

Voiko CRM muistuttaa, kun tilit erääntyvät?

Kyllä. Tallenna jokainen tilikausi ja ilmoitusjakso ja pyydä näkymä pian erääntyvistä. Sähköpostimuistutukset vaativat oman sähköpostipalvelun kytkemisen omalla tililläsi.

Voivatko asiakkaat maksaa palkkioita verkossa?

Kyllä, maksupalveluntarjoajan kautta, jonka kytket toimiston omalle tilille. Laskuihin voi lisätä maksulinkin, ja kuukausittaiset toistuvat palkkiot voi määrittää samalla tavalla.

Mitä se maksaa?

Free-paketissa ei vaadita korttia, ja siinä on päivittäisiä krediittejä rakentamiseen ja julkaisuun. Pro maksaa $25/month ja lisää koodieditoinnin, viennin, GitHubin ja oman verkkotunnuksen, jota useimmat toimistot tarvitsevat asiakkaille suunnattuun portaaliin.

Lisää tapoja rakentaa tekoälyllä

Mythex · Pricing · Rakenna mitä tahansa tekoälyllä · Verkkosivu- ja sovellusmallipohjat · Mythex vertailussa · Tekoälysovellusten rakentamisen sanasto · Ilmaiset työkalut tekoälysovellusten rakentamiseen · English