Software para escritório de contabilidade que você descreve em vez de comprar: portal, CRM e site

O Mythex permite que um escritório de contabilidade crie as peças que o software de escrituração deixa de fora: um portal que mostra a cada cliente o que ainda está pendente, um CRM ordenado pelo fechamento do exercício, agendamento de reuniões iniciais e um site que apresenta orçamentos de forma adequada. Você descreve como o escritório funciona, confere na prévia ao vivo e publica com um banco de dados real.

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Onde um escritório de contabilidade perde tempo

O software de escrituração e de obrigações fiscais normalmente funciona. O problema está em volta dele: pedidos de documentos enviados por e-mail todo início de ano, cartas de contratação acompanhadas de cabeça por alguém, uma planilha de fechamentos que só um gerente atualiza, e a agenda de um sócio picada em reuniões de vinte minutos com prospects que acabam não sendo bons clientes. Os prazos são fixos, e o gargalo quase sempre é a papelada do cliente. O software compensa quando transforma a cobrança numa lista que todos enxergam: o que está pendente, de qual cliente, de qual empresa, até quando.

Uma lista por cliente com os registros que faltam para o fechamento do exercício atual
Fechamento do exercício, número de inscrição e datas de entrega guardados para cada empresa
Situação da carta de contratação antes de o trabalho começar
Pessoas vinculadas a todas as empresas e carteiras de aluguel que possuem
Honorários mensais recorrentes junto com as faturas pontuais de fechamento
Uma visão do trabalho em andamento por etapa, e não por horas

Um portal do cliente construído em torno do checklist

Os clientes entram e veem três itens pendentes: o extrato bancário de dezembro, o controle de quilometragem e os comprovantes de dividendos. Eles enviam arquivos para cada item, agrupados por ano-calendário, e o item é marcado como concluído. Os balanços provisórios são publicados para revisão, com um espaço para registrar a aprovação antes de você transmitir. Diretores com várias empresas têm um único login que alterna entre elas.

Crie um portal do cliente para o meu escritório de contabilidade. Cada cliente vê um checklist dos registros ainda pendentes para o fechamento do exercício atual, envia arquivos para cada item agrupados por ano-calendário e aprova os balanços provisórios antes de transmitirmos. Uma mesma pessoa pode estar vinculada a várias empresas. A equipe vê todos os clientes e o que está faltando.

Um CRM ordenado pelo fechamento, e não pelo alfabeto

Guarde o número de inscrição, o fechamento do exercício, o prazo de entrega e a situação da carta de contratação de cada empresa, e vincule as pessoas por trás delas. Uma visão de "vence nos próximos 60 dias" vira a sua previsão de carga de trabalho, e um funil de prospects vai de contato inicial a orçamento, carta assinada e checagens de onboarding.

Crie um CRM para um escritório de contabilidade. Guarde nome do cliente, número de inscrição, serviço, fechamento do exercício e prazo de entrega por empresa, vincule os diretores a todas as suas empresas, acompanhe a situação da carta de contratação e mostre uma visão das contas que vencem nos próximos 60 dias. Adicione um funil de prospects, de contato inicial a cliente integrado.

Um site do escritório que atrai os clientes certos

Separe os serviços por tipo de cliente, autônomos, empresas, proprietários de imóveis para aluguel, prestadores de serviço, e diga quais setores e portes você atende. Publique valores "a partir de" para trabalhos padronizados, se os sócios concordarem, e peça a quem entra em contato o tipo de empresa, a faixa de faturamento e o fechamento do exercício, para que a primeira resposta já inclua um valor de honorários.

Crie um site para o meu escritório de contabilidade com páginas de serviços para autônomos, empresas e proprietários de imóveis para aluguel, valores iniciais para balanço anual e declarações de imposto de renda, uma página com calendário de prazos e um formulário de novo cliente que pergunta o tipo de empresa, a faixa de faturamento e o fechamento do exercício.

Reuniões de diagnóstico em duas janelas fixas por semana

Reuniões de diagnóstico gratuitas e sessões de consultoria pagas são tipos separados, com durações diferentes. As reuniões com novos clientes ficam só com sócios ou gerentes que podem orçar, o agendamento fecha nas duas semanas antes do seu prazo mais movimentado, e duas perguntas curtas antes da reunião fazem com que ela comece bem informada.

Crie uma página de agendamento para o meu escritório de contabilidade com uma reunião de diagnóstico gratuita de 20 minutos disponível apenas às terças e quintas à tarde, sessões de consultoria pagas de uma hora e clientes existentes agendando revisões com o próprio contador. Bloqueie agendamentos nas duas semanas antes de 31 de janeiro.

Honorários mensais que distribuem o ano

Divida um honorário anual em faturas mensais, cobre cada empresa separadamente com um extrato consolidado para o proprietário, emita uma fatura de conclusão quando o balanço for transmitido e repasse as taxas de registro da empresa pelo custo, em linha própria.

Crie um sistema de faturamento para um escritório de contabilidade: honorários mensais recorrentes por empresa a partir de um honorário anual, faturas pontuais emitidas quando um trabalho é marcado como transmitido, despesas repassadas pelo custo em linha separada e um extrato consolidado para proprietários com várias empresas.

Um número para cobrar toda segunda-feira

Mostre o trabalho em andamento por etapa: aguardando registros, em preparação, em revisão, com o cliente, transmitido. A quantidade parada em "aguardando registros" indica onde será o próximo aperto. Acrescente prazos por mês, o recebível em relação aos honorários fixos e a inadimplência de honorários por sócio, importados da exportação em CSV do seu software de escritório.

Crie um painel para o meu escritório de contabilidade mostrando os trabalhos por etapa, quantos estão aguardando registros do cliente, prazos por mês para os próximos seis meses e honorários em aberto por sócio. Vou importar os dados de clientes e trabalhos de uma exportação em CSV.

Registros financeiros de clientes: o que pedir

Extratos bancários, relatórios de folha de pagamento e declarações de imposto são dados pessoais e empresariais sensíveis. Ao montar o pedido, peça login, verificação de acesso por cliente para que um cliente nunca consiga abrir os arquivos de outro, e armazenamento privado de arquivos, em vez de links públicos. O Mythex cria o app; você continua responsável por cumprir as regras de proteção de dados e as normas profissionais da sua região, então confira essas regras antes de colocar arquivos reais de clientes no sistema.

Peça acesso por usuário em cada consulta
Mantenha os uploads em armazenamento privado
Limite os perfis da equipe aos clientes que cada um atende

Do e-mail de cobrança de janeiro ao portal

Comece com um grupo de clientes, por exemplo empresas com fechamento em março. Carregue os itens pendentes deles no portal e envie o login em vez do e-mail de pedido de costume. Quando os envios chegarem vinculados a itens nomeados, estenda o portal aos clientes de declaração de pessoa física antes do outono, e publique cedo a página de declaração de imposto de renda com uma data-limite clara para novos clientes.

Um prompt para começar

Crie um app para o meu escritório de contabilidade. Guarde nome do cliente, número de inscrição, serviço e fechamento do exercício de cada empresa, mostre uma lista das contas que vencem nos próximos 60 dias e dê a cada cliente um login de portal com um checklist de documentos pendentes que ele envia. Acrescente uma visão para a equipe com todos os trabalhos por etapa, de aguardando registros a transmitido.

Perguntas

Posso criar um portal do cliente para o meu escritório de contabilidade sem programar?

Sim. Você descreve o portal no chat, com checklists de documentos, envios por ano-calendário e aprovação de balanços, e o Mythex cria tudo com logins e banco de dados. Você altera pedindo.

Isso substitui meu software de contabilidade ou de imposto de renda?

Não, e ele não deve tentar. Use para o que fica em volta da escrituração: pedidos de documentos, registros de clientes, agendamentos, site e painéis. Dados do seu software podem entrar por meio de uma exportação em CSV.

O CRM pode me avisar quando as contas vencerem?

Sim. Guarde cada fechamento e cada período de entrega e peça uma visão de "vencendo em breve". Lembretes por e-mail precisam de um serviço de e-mail conectado à sua própria conta.

Os clientes podem pagar os honorários online?

Sim, por meio de um provedor de pagamentos que você conecta à conta do seu escritório. As faturas podem trazer um link de pagamento, e os honorários mensais recorrentes podem ser configurados da mesma forma.

Quanto custa?

O plano Free não exige cartão e dá créditos diários para criar e publicar. O Pro custa $25/mês e adiciona edição de código, exportação, GitHub e domínio próprio, que a maioria dos escritórios quer para um portal voltado ao cliente.

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