買うのではなく説明して作る会計事務所向けソフト：ポータル、CRM、ウェブサイト

Mythexを使えば、会計事務所は会計ソフトが対応しきれない部分を自分で作れます。顧客ごとに未提出の書類を示すポータル、決算期で並べ替えたCRM、初回相談の予約、正しく見積を出せるウェブサイトです。事務所の仕事の進め方を説明し、ライブプレビューで確認して、実際のデータベースとともに公開します。

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会計事務所で時間が失われる場所

帳簿や申告のソフトは、通常きちんと動いています。問題はその周辺にあります。毎年1月にメールで送る書類の依頼、誰かの頭の中だけで管理されている契約書、一人のマネージャーしか更新しない決算期の表、そしてパートナーの予定が、見込み客との20分の電話で細切れになり、そのうち相性の合わない相手だったということもあります。締切は動かせず、ボトルネックはほぼ常に顧客側の書類です。ソフトが役立つのは、催促を、誰でも見られる一覧に変えたときです。何が未提出か、どの顧客の、どの法人の、いつまでの書類かが分かるようにするのです。

当年度の決算に必要な未提出書類を、顧客ごとに一覧表示
すべての法人について、決算期、法人番号、申告期限を保存
業務を始める前の業務委嘱状の状況
取締役が所有する複数の会社や賃貸物件と、そこに紐付く人物
毎月の定額料金と、決算時の単発の請求書をあわせて管理
時間ではなく、段階別に見る作業進捗の表示

チェックリストを中心に作る顧客ポータル

顧客はログインすると、未提出の3項目、つまり12月分の銀行明細、走行記録、配当の証憑が表示されます。各項目にファイルをアップロードでき、税務年度ごとにまとめられ、提出されると項目にチェックが付きます。決算書の草案は承認用に掲載され、申告の前に承認を記録する場所があります。複数の会社を持つ取締役は、一つのログインで会社を切り替えられます。

会計事務所用のクライアントポータルを作ってください。各顧客は、当年度の決算に必要な未提出書類のチェックリストを確認でき、各項目にファイルを税務年度ごとにまとめてアップロードでき、申告の前に決算書の草案を承認できるようにしてください。1人の担当者を複数の会社に紐付けられるようにしてください。スタッフはすべての顧客と未提出の書類を確認できるようにしてください。

アルファベット順ではなく、決算期順に並ぶCRM

各法人について、法人番号、決算期、申告期限、業務委嘱状の状況を保存し、その背後にいる人物も紐付けます。「今後60日以内に期限」の表示が、そのまま業務量の見通しになります。見込み客のパイプラインは、問い合わせから見積、署名された委嘱状、受入れ時の確認までを流れとして管理します。

会計事務所用のCRMを作ってください。法人ごとに顧客名、法人番号、サービス内容、決算期、申告期限を保存し、取締役をすべての所有会社に紐付けてください。業務委嘱状の状況を追跡し、今後60日以内に締切を迎える決算の一覧を表示してください。問い合わせから受入れまでの見込み客パイプラインも加えてください。

適切な顧客から相談が来る事務所のウェブサイト

個人事業主、法人、大家、個人請負など顧客のタイプごとにサービスを分け、どの業種や規模の顧客を扱うかを明記します。パートナーが同意すれば、定型業務の「○○円から」という料金を掲載できます。問い合わせの際には、法人形態、売上規模、決算期を尋ねておくと、最初の返信に料金の目安を含められます。

会計事務所のウェブサイトを作ってください。個人事業主、法人、大家向けのサービスページ、年次決算と確定申告の開始料金、申告期限のカレンダーページ、法人形態、売上規模、決算期を尋ねる新規顧客フォームを含めてください。

週2回の固定枠で行う初回相談

無料の初回相談と有料のアドバイザリーセッションは、時間の長さが異なる別のメニューにします。新規顧客の相談は、見積を出せるパートナーかマネージャーだけが担当します。最も忙しい締切の2週間前は予約を締め切り、相談の前に短い質問を2つ入れておけば、相談は事前の情報を踏まえて始まります。

会計事務所の予約ページを作ってください。火曜と木曜の午後だけ受け付ける無料の20分初回相談、有料の1時間アドバイザリーセッション、既存顧客が自分の担当会計士と行うレビューの予約を用意してください。1月31日の前の2週間は予約を止めてください。

年間の負担を平準化する毎月の料金

年間料金を毎月の請求に分割し、法人ごとに個別に請求します。オーナー向けには、複数の法人をまとめた明細を用意します。決算書の提出時には完了の請求書を発行し、法人の登記費用などの実費は、独立した行に実額で転嫁します。

会計事務所の請求機能を作ってください。年間料金から法人ごとの毎月の定額料金を作成し、ジョブを提出済みにしたときに単発の請求書を発行し、実費は別の行に実額で記載し、複数の会社を持つオーナー向けにまとめた明細を作れるようにしてください。

毎週月曜に追う一つの数字

作業中の案件を段階ごとに表示します。書類待ち、作成中、レビュー中、顧客対応中、提出済みです。「書類待ち」で止まっている件数が、次の繁忙期がどこから来るかを示します。月ごとの締切、固定料金に対する回収状況、パートナーごとの未収料金も、事務所のソフトからエクスポートしたCSVで取り込めます。

会計事務所用のダッシュボードを作ってください。案件を段階別に表示し、顧客の書類を待っている件数、今後6か月の月別締切、パートナーごとの未払い料金を示してください。顧客と案件のデータはCSVエクスポートから取り込みます。

顧客の財務書類：依頼すべき内容

銀行明細、給与の報告書、申告書は、個人情報と事業情報の中でも特に機微なデータです。依頼する際は、ログイン機能、顧客ごとのアクセス確認（一人の顧客が別の顧客のファイルを開けないように）、公開リンクではなく非公開のファイル保管を求めてください。Mythexはアプリを作るだけです。事務所が業務を行う地域のデータ保護や職業上の規則を守る責任は、引き続きあなたにあります。実際の顧客ファイルを入れる前に、それらの規則を確認してください。

すべての検索で、利用者ごとのアクセス制限を求める
アップロードは非公開のストレージに保存する
スタッフの権限は、担当する顧客に限定する

1月の催促メールからポータルへ

まず一つの顧客グループから始めましょう。例えば決算期が3月の法人です。その顧客の未提出項目をポータルに読み込み、いつもの依頼メールの代わりにログイン情報を送ります。書類が項目名つきで届くようになったら、秋までに個人の確定申告の顧客へ広げ、新規顧客の受付締切日を明記したうえで、確定申告のランディングページを早めに公開しましょう。

ここから始められるプロンプト

会計事務所用のアプリを作ってください。各法人の顧客名、法人番号、サービス内容、決算期を保存し、今後60日以内に締切を迎える決算の一覧を表示してください。各顧客にはポータルのログインを与え、未提出の書類をチェックリストで表示して、顧客がそこにアップロードできるようにしてください。スタッフ向けには、書類待ちから提出済みまでの段階別に、すべての案件を表示するビューも加えてください。

よくある質問

コーディングなしで、会計事務所向けのクライアントポータルを作れますか？

はい。書類チェックリスト、税務年度ごとのアップロード、草案の承認などをチャットで説明すると、Mythexがログインとデータベース付きで作成します。変更したい場合も依頼するだけです。

会計ソフトや申告ソフトの代わりになりますか？

いいえ、代わりにはなりませんし、なるべきでもありません。帳簿の周辺にある、書類の依頼、顧客記録、予約、ウェブサイト、ダッシュボードに使ってください。事務所のソフトのデータはCSVエクスポートで取り込めます。

決算期が近づくと、CRMが知らせてくれますか？

はい。各決算期と申告期間を保存し、締切が近い案件の一覧を表示できます。メールでのリマインダーには、ご自身のアカウントで接続したメールサービスが必要です。

顧客はオンラインで報酬を支払えますか？

はい。事務所自身のアカウントで接続した決済サービスを通じて支払えます。請求書には支払いリンクを付けられ、毎月の定額料金も同じ方法で設定できます。

料金はいくらですか？

Freeプランはクレジットカード不要で、作成と公開に使える毎日のクレジットがあります。Proは月額$25で、コードの編集、エクスポート、GitHub連携、独自ドメインが使えます。顧客向けのポータルには、独自ドメインを希望する事務所が多いでしょう。

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