Software para despachos contables que describes en lugar de comprar: portal, CRM y web

Mythex permite a un despacho contable crear las piezas que deja fuera su software de contabilidad: un portal que muestra a cada cliente qué documentos le faltan, un CRM ordenado por cierre de ejercicio, reserva de llamadas de descubrimiento y una web que presenta bien tus servicios. Describes cómo funciona tu despacho, lo revisas en una vista previa en vivo y lo publicas con una base de datos real.

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Dónde pierde tiempo un despacho contable

El software de contabilidad y de presentación de impuestos normalmente funciona. El problema está alrededor: las solicitudes de documentos que se envían por correo cada enero, las cartas de encargo que se siguen de memoria, una hoja de cálculo con los cierres de ejercicio que solo actualiza un gestor, y la agenda de un socio troceada en llamadas de veinte minutos con clientes potenciales que resultan no encajar. Los plazos son fijos y el cuello de botella casi siempre es la documentación del cliente. El software se gana su sitio cuando convierte el seguimiento en una lista que todos ven: qué falta, de qué cliente, de qué sociedad y para cuándo.

Lista por cliente de los registros que faltan para el cierre del ejercicio
Cierre de ejercicio, número de sociedad y fechas de presentación guardados para cada entidad
Estado de la carta de encargo antes de empezar el trabajo
Personas vinculadas a cada sociedad y cartera de alquileres de la que sean titulares
Honorarios mensuales recurrentes junto con las facturas puntuales de cierre
Vista del trabajo en curso por fase, no por horas

Un portal de clientes construido en torno a la lista de documentos

Los clientes inician sesión y ven tres elementos pendientes: el extracto bancario de diciembre, el registro de kilometraje y los justificantes de dividendos. Suben un archivo para cada uno, agrupado por ejercicio fiscal, y el elemento se marca como completado. Las cuentas anuales en borrador se publican para revisión, con un espacio para registrar la aprobación antes de presentarlas. Los administradores con varias sociedades tienen un único acceso que cambia entre entidades.

Crea un portal de clientes para mi despacho contable. Cada cliente ve una lista de los registros pendientes para el cierre de su ejercicio actual, sube archivos para cada elemento agrupados por ejercicio fiscal, y aprueba las cuentas anuales en borrador antes de presentarlas. Una misma persona puede estar vinculada a varias sociedades. El personal ve todos los clientes y lo que falta.

Un CRM ordenado por cierre de ejercicio, no por orden alfabético

Guarda el número de sociedad, el cierre de ejercicio, el plazo de presentación y el estado de la carta de encargo de cada entidad, y vincula a las personas que están detrás. Una vista de 'vence en los próximos 60 días' se convierte en tu previsión de carga de trabajo, y un embudo de clientes potenciales va desde la consulta hasta el presupuesto, la carta firmada y las comprobaciones de alta.

Crea un CRM para un despacho contable. Guarda el nombre del cliente, el número de sociedad, el servicio, el cierre de ejercicio y el plazo de presentación por entidad, vincula a los administradores con todas sus sociedades, controla el estado de la carta de encargo y muestra una vista de las cuentas que vencen en los próximos 60 días. Añade un embudo de clientes potenciales desde la consulta hasta el alta.

Una web de despacho que atrae a los clientes adecuados

Separa los servicios por tipo de cliente: autónomos, sociedades limitadas, propietarios de inmuebles y contratistas, e indica qué sectores y tamaños aceptas. Publica precios 'desde' para trabajos estándar si los socios están de acuerdo, y pide a quien consulta el tipo de entidad, el rango de facturación y el cierre de ejercicio, para que la primera respuesta pueda incluir un honorario.

Crea una web para mi despacho contable con páginas de servicios para autónomos, sociedades limitadas y propietarios de inmuebles, precios de partida para cuentas anuales y declaraciones de impuestos, una página de calendario de plazos y un formulario de nuevo cliente que pida tipo de entidad, rango de facturación y cierre de ejercicio.

Llamadas de descubrimiento en dos franjas fijas a la semana

Las llamadas de descubrimiento gratuitas y las sesiones de asesoramiento de pago son tipos distintos con duraciones diferentes. Las llamadas con nuevos clientes solo van a socios o gestores que puedan presupuestar, la reserva se cierra en las dos semanas anteriores a tu plazo más intenso, y dos preguntas breves antes de la llamada hacen que empiece con información.

Crea una página de reservas para mi despacho contable con una llamada de descubrimiento gratuita de 20 minutos disponible solo los martes y jueves por la tarde, sesiones de asesoramiento de pago de una hora, y clientes existentes que reservan revisiones con su propio contable. Bloquea las reservas en las dos semanas anteriores al 31 de enero.

Honorarios mensuales que reparten el año

Reparte un honorario anual en facturas mensuales, factura cada entidad por separado con un extracto conjunto para el propietario, emite una factura de finalización cuando se presentan las cuentas, y repercute las tasas de presentación de la sociedad al coste en su propia línea.

Crea facturación para un despacho contable: honorarios mensuales recurrentes por entidad a partir de un honorario anual, facturas puntuales que se emiten cuando un trabajo se marca como presentado, suplidos al coste en una línea aparte, y un extracto conjunto para propietarios con varias sociedades.

Un número que perseguir cada lunes

Muestra el trabajo en curso por fase: pendiente de documentos, en preparación, en revisión, con el cliente, presentado. El número atascado en 'pendiente de documentos' te indica dónde estará el próximo pico de trabajo. Añade los plazos por mes, la recuperabilidad frente a los honorarios fijos y la deuda de honorarios por socio, importados desde la exportación CSV de tu software del despacho.

Crea un panel para mi despacho contable que muestre los trabajos por fase, cuántos están pendientes de los documentos del cliente, los plazos por mes para los próximos seis meses y los honorarios impagados por socio. Importaré los datos de clientes y trabajos desde una exportación CSV.

Registros financieros de clientes: qué pedir

Los extractos bancarios, los informes de nóminas y las declaraciones de impuestos son datos personales y empresariales sensibles. Al escribir el prompt, pide inicio de sesión, comprobaciones de acceso por cliente para que un cliente nunca pueda abrir los archivos de otro, y almacenamiento privado de archivos en lugar de enlaces públicos. Mythex crea la app; tú sigues siendo responsable de cumplir las normas de protección de datos y las normas profesionales de tu ámbito, así que revísalas antes de cargar archivos reales de clientes.

Pide acceso por usuario en cada consulta
Guarda las subidas en almacenamiento privado
Limita los roles del personal a los clientes que gestiona

De la reclamación de enero por correo a un portal

Empieza con un grupo de clientes, por ejemplo sociedades limitadas con cierre en marzo. Carga sus elementos pendientes en el portal y envíales el acceso en lugar de la habitual solicitud por correo. Cuando lleguen sus archivos asociados a elementos concretos, amplía el portal a los clientes de la declaración de la renta antes del otoño, y lanza pronto la página de declaraciones de impuestos con una fecha límite clara para nuevos clientes.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi despacho contable. Guarda el nombre del cliente, el número de sociedad, el servicio y el cierre de ejercicio de cada entidad, muestra una lista de cuentas que vencen en los próximos 60 días y da a cada cliente un acceso al portal con una lista de documentos pendientes que sube. Añade una vista para el personal de todos los trabajos por fase, desde pendiente de documentos hasta presentado.

Preguntas

¿Puedo crear un portal de clientes para mi despacho contable sin programar?

Sí. Describes el portal en el chat, por ejemplo listas de documentos, subidas por ejercicio fiscal y aprobación de borradores, y Mythex lo crea con inicios de sesión y una base de datos. Lo cambias pidiéndolo.

¿Sustituirá a mi software de contabilidad o de impuestos?

No, y no debería intentarlo. Úsalo para lo que queda alrededor de la contabilidad: solicitudes de documentos, registros de clientes, reservas, una web y paneles. Los datos de tu software de despacho pueden entrar mediante una exportación CSV.

¿Puede el CRM avisarme cuando vencen las cuentas?

Sí. Guarda cada cierre de ejercicio y período de presentación y pide una vista de próximos vencimientos. Los recordatorios por correo necesitan un servicio de correo conectado con tu propia cuenta.

¿Pueden los clientes pagar los honorarios en línea?

Sí, a través de un proveedor de pagos que conectas bajo la cuenta propia de tu despacho. Las facturas pueden incluir un enlace de pago, y los honorarios mensuales recurrentes se pueden configurar de la misma manera.

¿Cuánto cuesta?

El plan Free no requiere tarjeta y ofrece créditos diarios para crear y publicar. Pro cuesta $25/mes y añade edición de código, exportación, GitHub y dominio propio, algo que la mayoría de los despachos quiere para un portal orientado al cliente.

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