Software para gabinetes de contabilidade: crie em vez de comprar, com portal, CRM e site

O Mythex permite a um gabinete de contabilidade criar as peças que o software de contabilidade deixa de fora: um portal que mostra a cada cliente o que ainda está em falta, um CRM ordenado pelo fecho do exercício, marcação de reuniões de diagnóstico e um site que apresenta orçamentos como deve ser. Descreve como funciona o seu gabinete, verifica-o numa pré-visualização em direto e publica-o com uma base de dados real.

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Onde um gabinete de contabilidade perde tempo

O software de contabilidade e de entregas costuma funcionar bem. O problema está à volta dele: pedidos de documentos enviados por email todos os anos em janeiro, cartas de compromisso controladas de cabeça por alguém, uma folha de cálculo com os fechos de exercício que só um gestor atualiza e a agenda de um sócio partida em chamadas de vinte minutos com potenciais clientes que acabam por não encaixar. Os prazos são fixos e o estrangulamento é quase sempre a papelada do cliente. O software compensa quando transforma a perseguição de documentos numa lista que toda a gente vê: o que está em falta, de que cliente, para que entidade e até quando.

Uma lista por cliente com os registos em falta para o fecho do exercício atual
Fecho do exercício, número de empresa e datas de entrega guardados em cada entidade
Estado da carta de compromisso antes de o trabalho começar
Pessoas associadas a cada empresa e a cada carteira de arrendamentos de que são titulares
Honorários mensais recorrentes junto com faturas avulsas de fecho de exercício
Uma vista de trabalho em curso por fase, não por horas

Um portal de cliente construído em torno da lista de verificação

Os clientes iniciam sessão e veem três itens em falta: o extrato bancário de dezembro, o registo de quilometragem e os comprovativos de dividendos. Carregam um ficheiro para cada um, agrupados por ano fiscal, e o item fica marcado. As contas provisórias são publicadas para revisão, com um espaço para registar a aprovação antes da entrega. Os gerentes com várias empresas têm um único início de sessão que alterna entre entidades.

Crie um portal de cliente para o meu gabinete de contabilidade. Cada cliente vê uma lista de verificação dos registos ainda em falta para o seu fecho de exercício atual, carrega ficheiros para cada item agrupados por ano fiscal e aprova as contas provisórias antes de entregarmos. Uma pessoa pode estar associada a várias empresas. A equipa vê todos os clientes e o que falta a cada um.

Um CRM ordenado pelo fecho do exercício, e não pelo alfabeto

Guarde o número de empresa, o fecho do exercício, o prazo de entrega e o estado da carta de compromisso de cada entidade, e associe as pessoas por trás delas. Uma vista de «a vencer nos próximos 60 dias» transforma-se na sua previsão de carga de trabalho, e um funil de potenciais clientes vai desde o pedido de informação até ao orçamento, à carta assinada e às verificações de integração.

Crie um CRM para um gabinete de contabilidade. Guarde o nome do cliente, o número de empresa, o serviço, o fecho do exercício e o prazo de entrega por entidade, associe os gerentes a todas as suas empresas, controle o estado das cartas de compromisso e mostre uma vista das contas a vencer nos próximos 60 dias. Acrescente um funil de potenciais clientes desde o pedido de informação até à integração.

Um site do gabinete que atrai os clientes certos

Separe os serviços por tipo de cliente, empresários em nome individual, sociedades, senhorios e empreiteiros, e diga que setores e dimensões aceita. Publique preços «a partir de» para trabalhos padrão, se os sócios concordarem, e peça a quem pede informações o tipo de entidade, a faixa de volume de negócios e o fecho do exercício, para que a primeira resposta já inclua um valor de honorários.

Crie um site para o meu gabinete de contabilidade com páginas de serviços para empresários em nome individual, sociedades e senhorios, preços iniciais para contas anuais e declarações fiscais, uma página de calendário de prazos e um formulário de novo cliente que pergunte o tipo de entidade, a faixa de volume de negócios e o fecho do exercício.

Chamadas de diagnóstico em duas janelas fixas por semana

As chamadas de diagnóstico gratuitas e as sessões de aconselhamento pagas são tipos separados, com durações diferentes. As chamadas para novos clientes são atribuídas apenas a sócios ou gestores que possam fazer orçamentos, as marcações fecham nas duas semanas antes do seu prazo mais movimentado e duas perguntas curtas antes da chamada garantem que esta começa informada.

Crie uma página de marcações para o meu gabinete de contabilidade com uma chamada de diagnóstico gratuita de 20 minutos disponível apenas às terças e quintas à tarde, sessões de aconselhamento pagas de uma hora e clientes existentes a marcar revisões com o seu próprio contabilista. Bloqueie as marcações nas duas semanas antes de 31 de janeiro.

Honorários mensais que suavizam o ano

Distribua um honorário anual por faturas mensais, fature cada entidade em separado com um extrato combinado para o proprietário, emita uma fatura de conclusão quando as contas forem entregues e repercuta as taxas de entrega da empresa ao custo, numa linha própria.

Crie a faturação para um gabinete de contabilidade: honorários mensais recorrentes por entidade a partir de um honorário anual, faturas avulsas emitidas quando um trabalho é marcado como entregue, despesas repercutidas ao custo numa linha separada e um extrato combinado para os proprietários com várias empresas.

Um número para perseguir todas as segundas-feiras

Mostre o trabalho em curso por fase: a aguardar registos, em preparação, em revisão, com o cliente, entregue. A contagem parada em «a aguardar registos» indica onde será o próximo aperto. Acrescente os prazos por mês, a recuperabilidade face aos honorários fixos e a dívida de honorários por sócio, importada a partir da exportação CSV do seu software de gabinete.

Crie um painel para o meu gabinete de contabilidade que mostre os trabalhos por fase, quantos aguardam registos dos clientes, os prazos por mês para os próximos seis meses e os honorários por cobrar por sócio. Vou importar os dados de clientes e trabalhos a partir de uma exportação CSV.

Registos financeiros de clientes: o que pedir

Extratos bancários, relatórios de remuneração e declarações fiscais são dados pessoais e empresariais sensíveis. Ao pedir, peça início de sessão, verificações de acesso por cliente para que um cliente nunca consiga abrir os ficheiros de outro e armazenamento privado de ficheiros em vez de ligações públicas. O Mythex cria a app; continua a ser responsável por cumprir as regras de proteção de dados e as regras profissionais do sítio onde exerce, por isso verifique-as antes de colocar ficheiros reais de clientes na app.

Peça acesso por utilizador em cada consulta
Mantenha os uploads em armazenamento privado
Limite as funções da equipa aos clientes que tratam

Do pedido de janeiro por email a um portal

Comece com um grupo de clientes, por exemplo sociedades com fecho em março. Carregue os seus itens em falta no portal e envie o início de sessão em vez do habitual email de pedido. Quando os uploads chegarem associados a itens identificados, alargue-o aos clientes de IRS antes do outono e lance cedo a página de declarações fiscais, com uma data-limite firme para novos clientes.

Um prompt para começar

Crie uma app para o meu gabinete de contabilidade. Guarde o nome do cliente, o número de empresa, o serviço e o fecho do exercício de cada entidade, mostre uma lista das contas a vencer nos próximos 60 dias e dê a cada cliente um início de sessão no portal com uma lista de verificação dos documentos em falta que ele carrega. Acrescente uma vista para a equipa de todos os trabalhos por fase, desde aguardar registos até entregue.

Perguntas

Consigo criar um portal de cliente para o meu gabinete de contabilidade sem programar?

Sim. Descreve o portal no chat, por exemplo listas de verificação de documentos, uploads por ano fiscal e aprovação de provisórias, e o Mythex cria-o com inícios de sessão e uma base de dados. Altera-o pedindo.

Vai substituir o meu software de contabilidade ou de impostos?

Não, nem deve tentar. Use-o para o que fica à volta da contabilidade: pedidos de documentos, registos de clientes, marcações, um site e painéis. Os dados do seu software de gabinete podem entrar através de uma exportação CSV.

O CRM consegue avisar-me quando as contas estão a vencer?

Sim. Guarde cada fecho de exercício e período de entrega e peça uma vista de «a vencer em breve». Os lembretes por email precisam de um serviço de email ligado à sua própria conta.

Os clientes podem pagar os honorários online?

Sim, através de um fornecedor de pagamentos que liga à conta do seu gabinete. As faturas podem ter uma ligação de pagamento, e os honorários mensais recorrentes podem ser configurados da mesma forma.

Quanto custa?

O plano Free não exige cartão e tem créditos diários para criar e publicar. O Pro custa 25 USD/mês e acrescenta edição de código, exportação, GitHub e um domínio personalizado, que a maioria dos gabinetes quer para um portal de clientes.

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