Un logiciel pour cabinet comptable que vous décrivez au lieu d'acheter : portail, CRM et site web

Mythex permet à un cabinet comptable de construire ce que son logiciel de comptabilité ne fait pas : un portail qui montre à chaque client ce qui manque encore, un CRM trié par fin d'exercice, la réservation d'appels de découverte et un site web qui présente correctement vos honoraires. Vous décrivez le fonctionnement de votre cabinet, vérifiez-le dans un aperçu en direct et publiez-le avec une vraie base de données.

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Là où un cabinet comptable perd du temps

Le logiciel de comptabilité et de production de déclarations fonctionne généralement bien. Le problème se trouve autour : des demandes de documents envoyées par courriel chaque janvier, des lettres de mission suivies de mémoire, un tableur des fins d'exercice que seul un gestionnaire met à jour, et l'agenda d'un associé découpé en appels de vingt minutes avec des prospects qui ne conviennent pas. Les échéances sont fixes, et le goulot d'étranglement est presque toujours la paperasse du client. Un logiciel vaut son coût quand il transforme la relance en une liste que tout le monde voit : ce qui manque, de quel client, pour quelle entité, pour quelle date.

Une liste par client des relevés manquants pour la fin d'exercice en cours
Fin d'exercice, numéro d'entreprise et dates de production enregistrés pour chaque entité
Statut de la lettre de mission avant le début du travail
Personnes liées à chaque société et à chaque portefeuille locatif qu'elles détiennent
Honoraires mensuels récurrents à côté des factures ponctuelles de fin d'exercice
Une vue du travail en cours par étape, et non par heures

Un portail client construit autour de la liste de contrôle

Les clients se connectent et voient trois éléments en attente : le relevé bancaire de décembre, le journal de kilométrage, les reçus de dividendes. Ils téléversent un fichier pour chaque élément, regroupé par année d'imposition, et l'élément se coche. Les états financiers provisoires sont publiés pour révision, avec un endroit pour enregistrer l'approbation avant la production. Les administrateurs de plusieurs sociétés ont une seule connexion qui permet de passer d'une entité à l'autre.

Construis un portail client pour mon cabinet comptable. Chaque client voit une liste de contrôle des documents encore manquants pour sa fin d'exercice en cours, téléverse des fichiers pour chaque élément regroupés par année d'imposition, et approuve les états financiers provisoires avant le dépôt. Une même personne peut être liée à plusieurs sociétés. Le personnel voit tous les clients et ce qui manque.

Un CRM trié par fin d'exercice, et non par ordre alphabétique

Enregistrez le numéro d'entreprise, la fin d'exercice, l'échéance de production et le statut de la lettre de mission pour chaque entité, et liez les personnes qui les dirigent. Une vue « échéance dans les 60 prochains jours » devient votre prévision de charge de travail, et un pipeline de prospects va de la demande à la soumission, à la lettre signée et aux vérifications d'intégration.

Crée un CRM pour un cabinet comptable. Enregistre le nom du client, le numéro d'entreprise, le service, la fin d'exercice et l'échéance de production pour chaque entité, lie les administrateurs à toutes leurs sociétés, suis le statut des lettres de mission et affiche une vue des comptes à produire dans les 60 prochains jours. Ajoute un pipeline de prospects allant de la demande au client intégré.

Un site de cabinet qui attire les bons clients

Séparez les services par type de client, les travailleurs autonomes, les sociétés par actions, les propriétaires de logements locatifs, les entrepreneurs, et précisez les secteurs et les tailles d'entreprises que vous acceptez. Publiez des tarifs « à partir de » pour les travaux standards si les associés sont d'accord, et demandez aux personnes qui vous écrivent le type d'entité, la tranche de chiffre d'affaires et la fin d'exercice, pour que la première réponse puisse inclure des honoraires.

Crée un site pour mon cabinet comptable avec des pages de services pour les travailleurs autonomes, les sociétés par actions et les propriétaires de logements locatifs, des prix de départ pour les états financiers annuels et les déclarations de revenus, une page calendrier des échéances, et un formulaire de nouveau client qui demande le type d'entité, la tranche de chiffre d'affaires et la fin d'exercice.

Des appels de découverte dans deux créneaux fixes par semaine

Les appels de découverte gratuits et les séances de conseil payantes sont des types distincts, de durées différentes. Les appels pour nouveaux clients ne vont qu'aux associés ou aux gestionnaires qui peuvent établir une soumission, la réservation ferme dans les deux semaines précédant votre échéance la plus chargée, et deux courtes questions avant l'appel font qu'il commence bien informé.

Crée une page de réservation pour mon cabinet comptable avec un appel de découverte gratuit de 20 minutes disponible seulement les mardis et jeudis après-midi, des séances de conseil payantes d'une heure, et des clients existants qui réservent des révisions avec leur propre comptable. Bloque les réservations dans les deux semaines avant le 31 janvier.

Des honoraires mensuels qui lissent l'année

Répartissez les honoraires annuels en factures mensuelles, facturez chaque entité séparément avec un relevé combiné pour le propriétaire, émettez une facture de fin de mandat quand les états financiers sont déposés, et refacturez les frais de dépôt des sociétés au coût, sur leur propre ligne.

Construis la facturation pour un cabinet comptable : honoraires mensuels récurrents par entité à partir d'honoraires annuels, factures ponctuelles émises quand un travail est marqué comme déposé, débours au coût sur une ligne séparée, et un relevé combiné pour les propriétaires de plusieurs sociétés.

Un seul chiffre à relancer chaque lundi

Affichez le travail en cours par étape : en attente de documents, en préparation, en révision, chez le client, déposé. Le nombre bloqué à « en attente de documents » vous indique où sera le prochain rush. Ajoutez les échéances par mois, la recouvrabilité par rapport aux honoraires fixes et les honoraires impayés par associé, importés à partir de l'exportation CSV de votre logiciel de cabinet.

Crée un tableau de bord pour mon cabinet comptable qui montre les travaux par étape, combien attendent des documents du client, les échéances par mois pour les six prochains mois, et les honoraires impayés par associé. Je vais importer les données clients et les travaux à partir d'une exportation CSV.

Dossiers financiers des clients : que demander

Les relevés bancaires, les rapports de paie et les déclarations de revenus sont des données personnelles et d'affaires sensibles. Quand vous rédigez votre demande, précisez la connexion, des vérifications d'accès par client pour qu'un client ne puisse jamais ouvrir les fichiers d'un autre, et un stockage de fichiers privé plutôt que des liens publics. Mythex construit l'app; vous restez responsable de respecter les règles de protection des données et de déontologie professionnelle là où vous exercez, alors vérifiez-les avant de téléverser de vrais dossiers clients.

Demandez un accès par utilisateur pour chaque requête
Gardez les téléversements dans un stockage privé
Limitez les rôles du personnel aux clients dont il s'occupe

De la relance de courriels de janvier à un portail

Commencez avec un seul groupe de clients, par exemple les sociétés par actions avec une fin d'exercice en mars. Chargez leurs éléments en attente dans le portail et envoyez la connexion au lieu de la demande habituelle par courriel. Quand leurs téléversements arrivent en regard d'éléments nommés, étendez-le aux clients de l'autodéclaration avant l'automne, et lancez tôt la page de déclaration de revenus avec une date limite claire pour les nouveaux clients.

Une consigne pour commencer

Construis une app pour mon cabinet comptable. Enregistre le nom du client, le numéro d'entreprise, le service et la fin d'exercice pour chaque entité, affiche une liste des comptes à produire dans les 60 prochains jours, et donne à chaque client une connexion au portail avec une liste de contrôle des documents encore manquants qu'il téléverse. Ajoute une vue du personnel de chaque travail par étape, de documents en attente jusqu'au dépôt.

Questions

Puis-je construire un portail client pour mon cabinet comptable sans coder?

Oui. Vous décrivez le portail dans le clavardage, par exemple les listes de documents, les téléversements par année d'imposition et l'approbation des projets d'états financiers, et Mythex le construit avec des connexions et une base de données. Vous le modifiez en le demandant.

Est-ce que cela remplacera mon logiciel de comptabilité ou de fiscalité?

Non, et il ne doit pas essayer. Utilisez-le pour ce qui entoure la comptabilité : demandes de documents, dossiers clients, réservations, site web et tableaux de bord. Les données de votre logiciel de cabinet peuvent arriver par une exportation CSV.

Le CRM peut-il m'avertir quand des comptes sont à produire?

Oui. Enregistrez chaque fin d'exercice et chaque période de production, et demandez une vue des échéances imminentes. Les rappels par courriel nécessitent un service de courriel connecté avec votre propre compte.

Les clients peuvent-ils payer leurs honoraires en ligne?

Oui, par un fournisseur de paiement que vous connectez sous le compte de votre cabinet. Les factures peuvent contenir un lien de paiement, et les honoraires mensuels récurrents peuvent être configurés de la même façon.

Combien cela coûte-t-il?

Le plan Gratuit ne demande pas de carte de crédit et donne des crédits quotidiens pour construire et publier. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute l'édition de code, l'exportation, GitHub et un domaine personnalisé, ce que la plupart des cabinets veulent pour un portail destiné aux clients.

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