Software für PR-Agenturen: Medien-Datenbank, Kundenfreigaben und Reichweitenbericht

Mythex baut Medien-Datenbank, Kundenportal, Reichweitenübersicht und Abrechnung einer PR-Agentur aus einer Beschreibung, wie Ihre Kundenteams arbeiten. Die Medienliste hört auf, in der Tabelle einer einzelnen Person zu leben, jeder Pitch wird dem Journalisten zugeordnet, und Kunden geben Pressemitteilungen in einem Portal frei, das festhält, wer wann zugestimmt hat.

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Beziehungen und Ergebnisse, die schwer zu zeigen sind

Kundenteams pitchen Journalisten, entwerfen Pressemitteilungen, bereiten Sprecher vor und jagen Berichterstattung, meist auf monatlichen Retainern mit Projekthonoraren für Launches, Veranstaltungen und Krisen. Die Arbeit ballt sich um Produktlaunches, Messen und schlechte Nachrichten. Die Medienliste liegt in der Tabelle einer Kundenbetreuerin, zwei Leute pitchen am selben Morgen denselben Redakteur an, Berichterstattung wird in Präsentationsfolien geklebt, und Freigaben laufen über E-Mail-Ketten mit vierzig Nachrichten. Geht ein Zitat falsch raus, kann niemand sagen, wer es freigegeben hat. Eine PR-Agentur braucht eine gemeinsame Journalisten-Datenbank mit Pitch-Historie, Berichterstattung, die mit dem Pitch verknüpft ist, der sie hervorgebracht hat, und einen Freigabeverlauf pro Kunde.

Journalisten mit Medium, Ressort und letztem Kontakt
Jeder Pitch erfasst, auch die unbeantworteten
Freigaben von Mitteilungen und Statements mit Zeitstempel
Berichterstattung mit Medienrang und Link erfasst
Retainer-Stunden gegen das Budget erfasst
Jeder Kunde sieht nur seine eigene Arbeit

Eine Medien-Datenbank, die die ganze Agentur teilt

Journalisten haben Medium, Ressort, bevorzugtes Pitch-Format und letzten Kontakt. Jeder Pitch wird erfasst, damit zwei Kundenbetreuer nicht am selben Tag denselben Redakteur zweimal anschreiben, und Berichterstattung verweist auf Journalist und Pitch zurück. Kunden und Interessenten stehen auf einer eigenen Liste.

Baue ein Medien-CRM für meine PR-Agentur mit Journalisten (Name, Medium, Ressort, Region, bevorzugtes Pitch-Format, zuletzt kontaktiert), einem Pitch-Protokoll pro Journalist mit Kunde, Aufhänger, Datum und Ergebnis, und Berichterstattung, die mit dem Pitch verknüpft ist, der sie hervorgebracht hat. Warne, wenn ein Journalist in den letzten 48 Stunden von irgendjemandem angepitcht wurde.

Kundenfreigaben mit Zeitstempel

Kunden prüfen Entwürfe von Mitteilungen und Statements, kommentieren und geben frei, und das Portal hält fest, wer wann freigegeben hat. Eine Live-Übersicht der Berichterstattung und anstehende Interviews mit Vorbereitungsnotizen stehen daneben. Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Kampagnen.

Erstelle ein Kundenportal für meine PR-Agentur, in dem jeder Kunde seine eigenen Entwürfe von Mitteilungen und Statements sieht, die er freigeben oder kommentieren kann (mit Name des Freigebenden und Zeitpunkt), eine Berichterstattungsübersicht mit Medium, Link, Datum und Rang sowie anstehende Interviews mit Journalist und Vorbereitungsnotizen.

Retainer, Projekte und durchgereichte Kosten

Monatliche Retainer-Rechnungen neben Projekthonoraren, durchgereichte Kosten wie Verteildienste oder Medienbeobachtung mit oder ohne Aufschlag, und Stunden, die pro Retainer erfasst werden, damit zu viel Betreuung sichtbar wird.

Richte die Abrechnung für meine PR-Agentur ein mit monatlichen Retainern, einmaligen Projekthonoraren, durchgereichten Kosten mit optionalem Aufschlag und Stunden pro Kunde gegen das monatliche Stundenbudget des Retainers. Gruppiere Rechnungen nach Kundengesellschaft, wenn ein Unternehmen mehrere Marken hat.

Berichterstattung nach den Rängen, die der Kunde zählt

Legen Sie zu Beginn Ränge pro Kunde fest, etwa überregional, Fachmedien und regional, und zeigen Sie dann monatlich die Berichterstattung nach Rang, Pitches gegen erzielte Beiträge pro Kundenteam, die Aufnahme der Kernbotschaften pro Kampagne und die genutzten Retainer-Stunden.

Baue ein Dashboard für meine PR-Agentur mit der Berichterstattung je Kunde nach Rang für den Monat, Pitches gesendet gegen erzielte Berichterstattung pro Kundenteam, Aufnahme der Kernbotschaften pro Kampagne und genutzte Retainer-Stunden gegen Budget.

Fallstudien, die den Aufhänger erklären

Zeigen Sie das Briefing, den Aufhänger, mit dem Sie gepitcht haben, und die erzielte Berichterstattung mit Links zu den Beiträgen. Listen Sie Ihre Branchen, führen Sie einen Newsroom für eigene und Kundenmitteilungen, und geben Sie dringenden Krisenanfragen einen eigenen Kontaktweg.

Baue eine Website für meine PR-Agentur mit Fallstudien (Briefing, Aufhänger, Berichterstattung mit Links), Branchenseiten für Tech, Konsumgüter und B2B, einem Newsroom für Mitteilungen und einer eigenen Krisenkontaktseite mit einer Telefonnummer außerhalb der Geschäftszeiten.

Angebote, die nie Berichterstattung versprechen

Trennen Sie Retainer von Projektarbeit wie Launch oder Medientraining, beschreiben Sie Aktivitäten und Leistungen statt garantierter Platzierungen, listen Sie Fremdkosten separat auf und bewahren Sie Versionen auf, während der Umfang verhandelt wird.

Erstelle ein Angebotstool für meine PR-Agentur mit einem Retainer-Abschnitt und separaten Projektposten, Leistungen als Aktivitäten formuliert (Pitches, Briefings, Mitteilungen), Fremdkosten getrennt von Honoraren und Versionshistorie während der Verhandlung.

Kontakte und personenbezogene Daten

Eine Medien-Datenbank enthält persönliche Angaben zu Journalisten, und Kundenentwürfe können marktsensibel sein. Beschränken Sie die Medienliste auf das Agenturteam, halten Sie Kundenportale auf jeden Kunden begrenzt und prüfen Sie die Datenschutzregeln für Kontaktdatenbanken dort, wo Sie tätig sind. Erfassen Sie Pitches, keine Gerüchte.

Medien-Datenbank nur für Agenturmitarbeiter sichtbar
Kundenportal je Kunde getrennt
Ungeplante Neuigkeiten nur in privaten Entwürfen

Die Tabelle übernehmen

Exportieren Sie die Medienliste jeder Kundenbetreuerin, importieren Sie sie in eine Datenbank und führen Sie Dubletten über die E-Mail-Adresse zusammen. Machen Sie dann das Erfassen eines Pitches zum einzigen Weg, wie das Team einen verschickt, und innerhalb eines Quartals sehen Sie, welche Journalisten tatsächlich auf Ihre Agentur reagieren.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meine PR-Agentur. Führe eine gemeinsame Journalisten-Datenbank mit Medium, Ressort und einem Protokoll jedes Pitches, mit Warnung, wenn jemand in den letzten 48 Stunden angepitcht wurde. Kunden loggen sich ein, um Entwürfe von Mitteilungen freizugeben (mit Angabe, wer wann freigegeben hat), und sehen eine Berichterstattungsübersicht nach Rang. Verfolge Retainer-Stunden pro Kunde gegen das Budget und stelle Retainer, Projekte und durchgereichte Kosten in Rechnung.

Fragen

Können Kunden Pressemitteilungen im Portal freigeben?

Ja. Kunden kommentieren und geben Entwürfe frei, und das Portal hält Namen und Zeitpunkt des Freigebenden fest.

Kann ich unsere bestehenden Medienlisten importieren?

Ja. Exportieren Sie sie als Tabellen und bitten Sie Mythex, sie in eine Datenbank zu importieren und zusammenzuführen.

Kann das Tool Pitches per E-Mail versenden?

Es protokolliert Pitches und kann sie entwerfen. Für den Versand aus der App brauchen Sie ein E-Mail-Konto, das Sie selbst verbinden.

Muss ich programmieren?

Nein. Sie beschreiben, wie Ihre Agentur arbeitet, und ändern die App im Chat.

Ist es kostenlos?

Free hat tägliche Credits und keine Karte. Pro kostet $25/Monat für eine eigene Domain, Code-Bearbeitung und Export.

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