Software para agencias de relaciones públicas: base de datos de medios, aprobaciones de clientes e informes de impacto

Mythex crea la base de datos de medios, el portal de clientes, el seguimiento de impactos y la facturación de tu agencia de PR a partir de una descripción de cómo trabajan tus equipos de cuentas. La lista de medios deja de vivir en la hoja de cálculo de una sola persona, cada propuesta queda registrada frente al periodista y los clientes aprueban las notas de prensa en un portal que registra quién las aprobó y cuándo.

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Relaciones y resultados difíciles de demostrar

Los equipos de cuentas proponen temas a periodistas, redactan notas de prensa, preparan a los portavoces y reclaman la cobertura, sobre todo con igualas mensuales y honorarios por proyecto para lanzamientos, eventos y crisis. El trabajo se dispara alrededor de lanzamientos de producto, ferias comerciales y malas noticias. La lista de medios está en la hoja de cálculo de un responsable de cuentas, dos personas proponen el mismo tema al mismo redactor la misma mañana, la cobertura se recopila en diapositivas y las aprobaciones se hacen en hilos de correo de cuarenta mensajes. Cuando una cita sale mal, nadie puede decir quién la aprobó. Una agencia de PR necesita una base de datos compartida de periodistas con historial de propuestas, cobertura vinculada a la propuesta que la produjo y un registro de aprobaciones por cliente.

Periodistas con medio, sección y último contacto
Cada propuesta registrada, incluidas las que no obtuvieron respuesta
Aprobaciones de notas de prensa y comunicados con fecha y hora
Cobertura registrada con categoría del medio y enlace
Horas de iguala controladas frente al presupuesto
Cada cliente ve solo su propio trabajo

Una base de datos de medios que comparte toda la agencia

Los periodistas tienen su medio, su sección, el formato de propuesta preferido y el último contacto. Cada propuesta queda registrada, así dos responsables de cuentas no llaman dos veces al mismo redactor en un día, y la cobertura enlaza con el periodista y la propuesta. Los clientes y los prospectos están en una lista aparte.

Crea un CRM de medios para mi agencia de PR con periodistas (nombre, medio, sección, región, formato de propuesta preferido, último contacto), un registro de propuestas por periodista con cliente, enfoque, fecha y resultado, y la cobertura vinculada a la propuesta que la produjo. Avisa cuando alguien haya enviado una propuesta a un periodista en las últimas 48 horas.

Aprobaciones de clientes con fecha y hora

Los clientes revisan los borradores de notas de prensa y comunicados, comentan y aprueban, y el portal registra quién dio el visto bueno y cuándo. Junto a ello hay un registro de cobertura en tiempo real y las próximas entrevistas con notas de preparación. Cada cliente solo ve sus propias campañas.

Crea un portal de clientes para mi agencia de PR en el que cada cliente vea sus propios borradores de notas de prensa y comunicados para aprobar o comentar (registrando el nombre de quien aprueba y la hora), un registro de cobertura con medio, enlace, fecha y categoría, y las próximas entrevistas con el periodista y las notas de preparación.

Igualas, proyectos y gastos repercutidos

Facturas de igualas mensuales junto a los honorarios de proyecto, gastos repercutidos como la distribución por cable o la monitorización, con o sin margen, y horas registradas en cada iguala para que se vea cuándo se está dando más servicio del pactado.

Crea la facturación de mi agencia de PR con igualas mensuales, honorarios de proyectos puntuales, gastos repercutidos con un margen opcional y horas registradas por cliente frente al presupuesto mensual de horas de la iguala. Agrupa las facturas por entidad de cliente cuando una empresa tenga varias marcas.

Cobertura según las categorías que le importan al cliente

Acuerda las categorías por cliente al empezar, por ejemplo nacional, especializada y regional, y muestra cada mes la cobertura por categoría, las propuestas enviadas frente a las publicaciones conseguidas por equipo, el impacto de los mensajes clave por campaña y las horas de iguala consumidas.

Crea un panel para mi agencia de PR que muestre la cobertura de cada cliente por categoría en el mes, las propuestas enviadas frente a la cobertura conseguida por equipo de cuentas, el impacto de los mensajes clave por campaña y las horas de iguala consumidas frente al presupuesto.

Casos de éxito que explican el enfoque

Muestra el encargo, el enfoque propuesto y la cobertura conseguida, con enlaces a las piezas. Enumera tus sectores, mantén una sala de prensa para tus notas y las de tus clientes, y da a las consultas urgentes de crisis una vía de contacto propia.

Crea una web para mi agencia de PR con casos de éxito (encargo, enfoque, cobertura con enlaces), páginas por sector para tecnología, consumo y B2B, una sala de prensa para comunicados, y una página de contacto aparte para crisis con un teléfono fuera de horario.

Propuestas que nunca prometen cobertura

Separa la iguala del trabajo de proyecto, como un lanzamiento o la formación de portavoces; describe la actividad y los entregables en lugar de colocaciones garantizadas; enumera aparte los costes de terceros y guarda las versiones a medida que se negocia el alcance.

Crea una herramienta de propuestas para mi agencia de PR con una sección de iguala y partidas de proyecto separadas, entregables descritos como actividades (propuestas, briefings, notas de prensa), costes de terceros aparte de los honorarios, y un historial de versiones mientras el cliente negocia.

Contactos y datos personales

Una base de datos de medios contiene datos personales de periodistas, y los borradores de los clientes pueden ser sensibles para el mercado. Limita la lista de medios al equipo de la agencia, mantén los portales de clientes separados por cliente y revisa las normas de protección de datos que se apliquen a las bases de datos de contactos en el lugar donde operas. Registra las propuestas, no los rumores.

Base de datos de medios visible solo para el personal de la agencia
Portal de cliente separado para cada cliente
Noticias no anunciadas guardadas en borradores privados

Pasar la hoja de cálculo a la nueva base de datos

Exporta la lista de medios de cada responsable de cuentas, impórtalas en una sola base de datos y fusiona los duplicados por correo electrónico. Después, haz que registrar una propuesta sea la única forma de enviarla desde el equipo, y en un trimestre verás qué periodistas responden de verdad a tu agencia.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi agencia de PR. Mantén una base de datos compartida de periodistas con medio, sección y un registro de cada propuesta, con un aviso cuando alguien haya propuesto un tema a un periodista en las últimas 48 horas. Los clientes inician sesión para aprobar los borradores de notas de prensa (registrando quién aprobó y cuándo) y ven un registro de cobertura por categoría. Controla las horas de iguala de cada cliente frente al presupuesto y factura igualas, proyectos y gastos repercutidos.

Preguntas

¿Pueden los clientes aprobar notas de prensa en el portal?

Sí. Los clientes comentan y aprueban los borradores, y el portal registra el nombre de quien aprueba y la hora.

¿Puedo importar nuestras listas de medios actuales?

Sí. Expórtalas como hojas de cálculo y pide a Mythex que las importe y las fusione en una sola base de datos.

¿Puede enviar propuestas por correo?

Registra las propuestas y puede redactarlas. Para enviar correos desde la app necesitas una cuenta de correo que conectes tú mismo.

¿Necesito saber programar?

No. Describes cómo funciona tu agencia y cambias la app chateando.

¿Es gratis?

El plan Free no pide tarjeta y ofrece créditos diarios. Pro cuesta 25 $ al mes e incluye dominio propio, edición de código y exportación.

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