PR会社のソフトウェア：メディアデータベース、クライアント承認、掲載の報告

Mythexは、担当チームの仕事の進め方を説明するだけで、PR会社のメディアデータベース、クライアントポータル、掲載の追跡、請求を作ります。メディアリストは一人の担当者の表計算ソフトから離れ、すべてのピッチが記者ごとに記録されます。クライアントは、誰がいつ承認したかが記録されるポータルで、リリースを承認します。

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関係と成果は、見せにくい

担当チームは、記者にピッチをし、リリースの草稿を書き、スポークスパーソンを準備し、掲載を追います。仕事の多くは月額の顧問契約ですが、製品発表、展示会、悪い報道への対応といった案件では、別途の料金が発生します。仕事は製品発表、展示会、そして悪い知らせのときに集中します。メディアリストは一人の担当者の表計算ソフトにあり、二人の担当者が同じ朝に同じ記者へピッチすることもあります。掲載はスライドにまとめられ、承認は四十通のメールのやり取りで行われます。リリースの内容を間違えたとき、誰が承認したのかを誰も説明できません。PR会社に必要なのは、ピッチの履歴を含む共有の記者データベース、ピッチと掲載を結び付けた記録、そしてクライアントごとの承認の履歴です。

媒体、担当分野、最後の連絡日を持つ記者
返信がなかったものも含め、すべてのピッチを記録
承認の日時を記録したリリースと声明の承認
媒体の格と掲載URLを含めた掲載の記録
顧問契約の時間を予算に対して管理
各クライアントは自分の案件だけを見られる

チーム全員で共有するメディアデータベース

記者ごとに、媒体、担当分野、好むピッチの形式、最後の連絡日を登録します。すべてのピッチを記録するので、二人の担当者が同じ日に同じ記者へ二度ピッチすることがありません。掲載は、それを生んだ記者とピッチに結び付けます。クライアントと見込み客は別のリストで管理します。

私のPR会社用のメディアCRMを作ってください。記者には、氏名、媒体、担当分野、地域、好むピッチの形式、最後に連絡した日を登録します。記者ごとのピッチ履歴には、クライアント、切り口、日付、結果を記録してください。掲載は、それを生んだピッチに結び付けてください。48時間以内に誰かがその記者へピッチしていた場合は、警告を表示してください。

日時の記録つきのクライアント承認

クライアントは、リリースと声明の草稿を確認し、コメントして承認します。ポータルは、誰がいつ承認したかを記録します。掲載の一覧と、準備メモ付きの今後のインタビューも並べて表示します。各クライアントは、自分の案件だけを見られます。

私のPR会社用のクライアントポータルを作ってください。各クライアントは、自分のリリースと声明の草稿を見て、承認またはコメントできます。承認者の名前と時刻を記録してください。また、媒体、リンク、日付、格を含む掲載の一覧と、記者名と準備メモ付きの今後のインタビューも表示してください。

顧問料、案件料、実費

毎月の顧問料の請求書と、単発の案件料を分けて作ります。配信サービスやモニタリングなどの実費は、利益を上乗せするか、そのまま請求するかを選べます。顧問契約ごとに時間を記録するので、作業量が多すぎる場合にも見えるようになります。

私のPR会社の請求を作ってください。毎月の顧問料、単発の案件料、実費（任意で利益の上乗せ）を含めてください。クライアントごとに時間を記録し、顧問契約の月間の時間予算と照らせるようにしてください。一社が複数のブランドを持つ場合は、クライアントの法人ごとに請求書をまとめてください。

クライアントが重視する格ごとの掲載

最初に、クライアントごとに、全国紙、業界紙、地域紙といった格を決めます。毎月、格ごとの掲載数を表示し、担当チームごとに送ったピッチと掲載になった件数を比べ、キャンペーンごとの主要なメッセージの取り上げ状況と、顧問契約の時間の使用量を見られるようにします。

私のPR会社用のダッシュボードを作ってください。月ごとに、クライアントごと、格ごとの掲載数を表示してください。担当チームごとの、送ったピッチと掲載になった件数を比べてください。キャンペーンごとの主要なメッセージの取り上げ状況と、顧問契約の時間の予算に対する使用量も表示してください。

切り口がわかる事例紹介

依頼内容、提案した切り口、獲得した掲載を、掲載記事へのリンクとともに見せます。担当分野を一覧にし、自社とクライアントのリリースを載せるニュースルームを用意します。緊急の危機対応の問い合わせには、専用の連絡先を設けます。

私のPR会社用のウェブサイトを作ってください。事例紹介には、依頼内容、提案した切り口、掲載記事へのリンク付きの掲載を載せてください。テクノロジー、消費者向け、B2Bの分野ごとのページと、リリースを載せるニュースルームを作ってください。時間外の電話番号を載せた、危機対応の専用連絡ページも作ってください。

掲載を約束しない提案書

製品の発表やメディアトレーニングなどの案件は、顧問契約とは分けて提案します。保証された掲載ではなく、活動と成果物（ピッチ、ブリーフィング、リリース）で書きます。外部の費用は、料金とは別に記載し、条件を交渉する間の版はすべて残します。

私のPR会社用の提案書ツールを作ってください。顧問契約の欄と、案件の項目を分けてください。成果物は、ピッチ、ブリーフィング、リリースといった活動として書いてください。外部の費用は料金と分けて示し、クライアントと条件を交渉する間の版の履歴を残してください。

連絡先と個人情報

メディアデータベースには、記者の個人情報が含まれています。また、クライアントの草稿は市場にとって機微な情報であることもあります。メディアリストは、社内の担当者だけに限定し、クライアントのポータルは各クライアントごとに分けてください。連絡先データベースに適用される個人情報保護の規則も、事業を行う地域で確認してください。記録するのはピッチであり、噂話ではありません。

メディアデータベースは社内の担当者のみ閲覧可能
クライアントポータルは各クライアントごとに分離
未発表のニュースは非公開の草稿に保存

スプレッドシートを移す

担当者ごとのメディアリストを書き出し、一つのデータベースに取り込み、メールアドレスで重複を統合します。その後、チームがピッチを送る方法を、ピッチの記録だけに限ります。四半期もすれば、どの記者が自社の担当者に実際に返信するのかが分かるようになります。

ここから始められるプロンプト

PR会社のアプリを作ってください。媒体、担当分野、すべてのピッチの記録を含む、共有の記者データベースを管理してください。48時間以内にピッチされた記者には警告を出します。クライアントはログインして、リリースの草稿を承認します（誰がいつ承認したかを記録）。格ごとの掲載の一覧も見られるようにしてください。顧問契約ごとの時間を予算に対して管理し、顧問料、案件料、実費を請求してください。

よくある質問

クライアントはポータルでプレスリリースを承認できますか？

はい。クライアントは草稿にコメントして承認でき、ポータルは承認者の名前と時刻を記録します。

既存のメディアリストを取り込めますか？

はい。スプレッドシートとして書き出し、Mythexに頼んで一つのデータベースに取り込み、統合してもらえます。

ピッチをメールで送れますか？

アプリはピッチを記録し、下書きを作れます。アプリからメールを送るには、ご自身で接続するメールアカウントが必要です。

コードを書く必要はありますか？

いいえ。事務所の仕事の進め方を説明し、チャットでアプリを変更できます。

無料で使えますか？

Freeはクレジットカード不要で、毎日のクレジットがあります。Proは月額$25で、独自ドメイン、コードの編集、エクスポートが使えます。

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