Software per agenzie PR: database dei media, approvazioni dei clienti e report sulle uscite

Mythex crea per l'agenzia PR il database dei media, il portale clienti, il monitoraggio delle uscite e la fatturazione a partire da una descrizione di come lavorano i team account. La lista dei media smette di vivere nel foglio di calcolo di una sola persona, ogni proposta viene registrata sul giornalista, e i clienti approvano i comunicati in un portale che registra chi ha dato l'ok e quando.

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Relazioni e risultati difficili da mostrare

I team account propongono storie ai giornalisti, redigono comunicati, preparano i portavoce e inseguono le uscite, per lo più con retainer mensili e compensi a progetto per lanci, eventi e crisi. Il lavoro si concentra intorno ai lanci di prodotto, alle fiere e alle brutte notizie. La lista dei media sta nel foglio di uno dei responsabili, due persone propongono la stessa storia alla stessa giornalista la stessa mattina, la rassegna stampa viene incollata nelle presentazioni, e le approvazioni avvengono in thread di quaranta messaggi. Quando un virgolettato esce sbagliato, nessuno sa dire chi l'ha approvato. Un'agenzia PR ha bisogno di un database condiviso dei giornalisti con lo storico delle proposte, delle uscite collegate alla proposta che le ha prodotte e di una traccia delle approvazioni per ogni cliente.

Giornalisti con testata, settore e ultimo contatto
Ogni proposta registrata, comprese quelle senza risposta
Approvazioni di comunicati e dichiarazioni con data e ora
Uscite registrate con livello della testata e link
Ore del retainer confrontate con il budget
Ogni cliente vede solo il proprio lavoro

Un database dei media condiviso da tutta l'agenzia

I giornalisti hanno testata, settore, formato di proposta preferito e ultimo contatto. Ogni proposta viene registrata, così due responsabili non contattano la stessa giornalista due volte nella stessa giornata, e le uscite rimandano al giornalista e alla proposta. Clienti e prospect stanno in una lista separata.

Crea un CRM media per la mia agenzia PR con giornalisti (nome, testata, settore, area, formato di proposta preferito, ultimo contatto), un registro delle proposte per giornalista con cliente, angolo, data ed esito, e le uscite collegate alla proposta che le ha prodotte. Avvisami quando un giornalista è stato contattato da qualcuno negli ultimi 48 ore.

Approvazioni dei clienti con data e ora

I clienti esaminano le bozze dei comunicati e delle dichiarazioni, commentano e approvano, e il portale registra chi ha dato l'ok e quando. Accanto ci sono il registro delle uscite in tempo reale e le interviste in programma con le note di preparazione. Ogni cliente vede solo le proprie campagne.

Crea un portale clienti per la mia agenzia PR in cui ogni cliente vede le proprie bozze di comunicati e dichiarazioni da approvare o commentare (registrando nome dell'approvatore e ora), un registro delle uscite con testata, link, data e livello, e le interviste in programma con giornalista e note di preparazione.

Retainer, progetti e costi da riaddebitare

Fatture mensili per i retainer insieme ai compensi di progetto, costi riaddebitati come la distribuzione di comunicati o il monitoraggio, con o senza ricarico, e ore registrate per ogni retainer così che si veda quando si lavora oltre il previsto.

Crea la fatturazione per la mia agenzia PR con retainer mensili, compensi di progetto una tantum, costi riaddebitati con un ricarico facoltativo, e ore registrate per cliente rispetto al budget mensile di ore del retainer. Raggruppa le fatture per entità cliente quando un'azienda ha più marchi.

Uscite per i livelli che interessano al cliente

All'inizio concordate i livelli per cliente, per esempio nazionale, di settore e locale, poi mostrate ogni mese le uscite per livello, le proposte inviate rispetto alle uscite ottenute per team, la ripresa dei messaggi chiave per campagna e le ore del retainer usate.

Crea una dashboard per la mia agenzia PR che mostri per cliente le uscite del mese per livello, le proposte inviate rispetto alle uscite ottenute per team account, la ripresa dei messaggi chiave per campagna e le ore del retainer usate rispetto al budget.

Casi studio che spiegano l'angolo

Mostra il brief, l'angolo proposto e l'uscita ottenuta, con i link agli articoli. Elenca i tuoi settori, tieni una sala stampa per i comunicati tuoi e dei clienti, e dai alle richieste urgenti di gestione di crisi un contatto dedicato.

Crea un sito web per la mia agenzia PR con casi studio (brief, angolo, uscite con link), pagine per settore per tech, consumo e B2B, una sala stampa per i comunicati e una pagina separata per le crisi con un numero di telefono fuori orario.

Proposte che non promettono mai uscite

Separa il retainer dal lavoro a progetto come un lancio o la formazione dei portavoce, descrivi le attività come attività (proposte, briefing, comunicati) anziché come risultati garantiti, elenca a parte i costi di terze parti e conserva le versioni man mano che lo scope viene negoziato.

Crea uno strumento per le proposte della mia agenzia PR con una sezione retainer e voci di progetto separate, risultati scritti come attività (proposte, briefing, comunicati), costi di terze parti separati dai compensi e cronologia delle versioni durante la trattativa col cliente.

Contatti e dati personali

Un database dei media contiene dati personali sui giornalisti, e le bozze dei clienti possono essere sensibili per il mercato. Limita la lista dei media al team dell'agenzia, mantieni i portali clienti separati per ciascun cliente e verifica le regole sulla protezione dei dati che valgono per i database di contatti dove operi. Registra le proposte, non i pettegolezzi.

Database dei media visibile solo al personale dell'agenzia
Portale cliente separato per ogni cliente
Notizie non ancora annunciate tenute in bozze private

Portare dentro il foglio di calcolo

Esporta la lista dei media di ogni responsabile, importale in un unico database e unisci i duplicati tramite email. Poi fai in modo che registrare una proposta sia l'unico modo per inviarne una dal team, e in un trimestre vedrai quali giornalisti rispondono davvero alla tua agenzia.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la mia agenzia PR. Tieni un database condiviso dei giornalisti con testata, settore e un registro di ogni proposta, con un avviso quando qualcuno ha proposto a una giornalista negli ultimi 48 ore. I clienti accedono per approvare le bozze dei comunicati (registrando chi ha approvato e quando) e vedono un registro delle uscite per livello. Monitora le ore del retainer per cliente rispetto al budget e fattura retainer, progetti e costi riaddebitati.

Domande

I clienti possono approvare i comunicati nel portale?

Sì. I clienti commentano e approvano le bozze, e il portale registra nome e ora di chi approva.

Posso importare le nostre liste di media esistenti?

Sì. Esportale come fogli di calcolo e chiedi a Mythex di importarle e unirle in un unico database.

Può inviare le proposte via email?

Può registrare le proposte e prepararne le bozze. Inviare email dall'app richiede un account email che colleghi tu stesso.

Devo saper programmare?

No. Descrivi come lavora la tua agenzia e cambi l'app chattando.

È gratis?

Il piano Free include crediti giornalieri e non richiede carta. Pro costa 25 $/mese con dominio personalizzato, modifica del codice ed esportazione.

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