Software para agência de RP: base de jornalistas, aprovações de clientes e relatórios de cobertura

O Mythex cria a base de jornalistas, o portal do cliente, o acompanhamento de coberturas e o faturamento da sua agência de RP a partir de uma descrição de como as equipes de conta trabalham. A lista de imprensa deixa de viver na planilha de uma pessoa, cada pauta é registrada junto ao jornalista, e os clientes aprovam releases em um portal que registra quem aprovou e quando.

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Relacionamentos e resultados difíceis de mostrar

As equipes de conta sugerem pautas a jornalistas, redigem releases, preparam porta-vozes e cobram coberturas, em sua maioria com retainers mensais e honorários de projeto para lançamentos, eventos e crises. O trabalho se concentra em lançamentos de produtos, feiras e notícias ruins. A lista de imprensa fica na planilha de um gerente de conta, duas pessoas oferecem a mesma pauta ao mesmo repórter na mesma manhã, as coberturas são coladas em apresentações de slides e as aprovações acontecem em threads de e-mail com quarenta mensagens. Quando uma citação sai errada, ninguém consegue dizer quem aprovou. Uma agência de RP precisa de uma base de jornalistas compartilhada, com histórico de pautas, coberturas ligadas à pauta que as gerou e uma trilha de aprovação por cliente.

Jornalistas com veículo, editoria e último contato
Cada pauta registrada, inclusive as sem resposta
Aprovações de releases e notas com data e hora
Coberturas registradas com categoria do veículo e link
Horas do retainer controladas contra o orçamento
Cada cliente vendo apenas o próprio trabalho

Uma base de jornalistas que a agência inteira compartilha

Jornalistas têm veículo, editoria, formato de pauta preferido e último contato. Cada pauta é registrada, para que dois gerentes de conta não procurem o mesmo repórter duas vezes no mesmo dia, e as coberturas se ligam ao jornalista e à pauta. Clientes e prospects ficam em uma lista separada.

Crie um CRM de imprensa para a minha agência de RP com jornalistas (nome, veículo, editoria, região, formato de pauta preferido, último contato), um registro de pautas por jornalista com cliente, ângulo, data e resultado, e coberturas ligadas à pauta que as gerou. Avise quando um jornalista tiver recebido uma pauta de qualquer pessoa nas últimas 48 horas.

Aprovações de clientes com data e hora

Os clientes revisam rascunhos de releases e notas, comentam e aprovam, e o portal registra quem deu o aval e quando. Um registro de coberturas ao vivo e as entrevistas previstas, com notas de preparo, ficam ao lado. Cada cliente vê apenas as próprias campanhas.

Crie um portal do cliente para a minha agência de RP em que cada cliente veja os próprios rascunhos de releases e notas para aprovar ou comentar (registrando o nome e a hora de quem aprovou), um registro de coberturas com veículo, link, data e categoria, e as próximas entrevistas com jornalista e notas de preparo.

Retainers, projetos e custos repassados

Faturas de retainer mensal junto com honorários de projeto, custos repassados como distribuição por agência de notícias ou monitoramento, com ou sem markup, e horas registradas em cada retainer para que o excesso de atendimento fique visível.

Crie a faturação da minha agência de RP com retainers mensais, honorários de projeto avulsos, custos repassados com markup opcional e horas registradas por cliente contra o orçamento mensal de horas do retainer. Agrupe as faturas por empresa cliente quando uma mesma empresa tiver várias marcas.

Cobertura pelas categorias que o cliente se importa

Combine no início as categorias de cada cliente, como nacional, especializada e regional, e depois mostre a cobertura por categoria a cada mês, as pautas enviadas em relação às matérias conquistadas por equipe, a repercussão das mensagens-chave por campanha e as horas de retainer usadas.

Crie um painel para a minha agência de RP mostrando a cobertura de cada cliente por categoria no mês, pautas enviadas em relação à cobertura conquistada por equipe de conta, repercussão das mensagens-chave por campanha e horas de retainer usadas em relação ao orçamento.

Estudos de caso que explicam o ângulo

Mostre o briefing, o ângulo proposto e a cobertura que ele gerou, com links para as matérias. Liste seus setores, mantenha uma sala de imprensa para releases próprios e de clientes, e dê às consultas de crise urgente uma rota de contato própria.

Crie um site para a minha agência de RP com estudos de caso (briefing, ângulo, cobertura com links), páginas de setor para tecnologia, consumo e B2B, uma sala de imprensa para releases e uma página separada de contato para crises com um telefone fora do horário comercial.

Propostas que nunca prometem cobertura

Separe o retainer do trabalho de projeto, como um lançamento ou um treinamento de mídia, descreva atividades e entregáveis em vez de inserções garantidas, liste os custos de terceiros à parte e mantenha versões conforme o escopo é negociado.

Crie uma ferramenta de propostas para a minha agência de RP com uma seção de retainer e itens de projeto separados, entregáveis escritos como atividades (pautas, briefings, releases), custos de terceiros listados separadamente dos honorários, e histórico de versões conforme o cliente negocia.

Contatos e dados pessoais

Uma base de jornalistas guarda dados pessoais de profissionais, e rascunhos de clientes podem ser sensíveis para o mercado. Restrinja a lista de imprensa à equipe da agência, mantenha os portais de clientes restritos a cada cliente e confira as regras de proteção de dados que valem para bases de contatos onde você atua. Registre pautas, não fofocas.

Base de imprensa visível apenas à equipe da agência
Portal do cliente restrito a cada cliente
Notícias não anunciadas guardadas em rascunhos privados

Trazendo a planilha para dentro

Exporte a lista de imprensa de cada gerente de conta, importe tudo em uma única base e junte os duplicados pelo e-mail. Depois, faça do registro de pauta a única forma de a equipe enviar uma. Em um trimestre você verá quais jornalistas de fato respondem à sua agência.

Um prompt para começar

Crie um app para a minha agência de RP. Mantenha uma base de jornalistas compartilhada com veículo, editoria e um registro de cada pauta, com aviso quando alguém tiver recebido uma pauta nas últimas 48 horas. Os clientes entram para aprovar rascunhos de releases (registrando quem aprovou e quando) e veem um registro de coberturas por categoria. Controle as horas do retainer de cada cliente contra o orçamento e fature retainers, projetos e custos repassados.

Perguntas

Os clientes podem aprovar releases no portal?

Sim. Os clientes comentam e aprovam rascunhos, e o portal registra o nome e a hora de quem aprovou.

Posso importar as nossas listas de imprensa atuais?

Sim. Exporte-as como planilhas e peça ao Mythex para importar e unir tudo em uma só base.

Dá para enviar pautas por e-mail?

Ele registra as pautas e pode redigi-las. Enviar e-mails pelo app exige uma conta de e-mail que você conecta por conta própria.

Preciso programar?

Não. Você descreve como a agência funciona e altera o app conversando.

É grátis?

O plano Free não exige cartão e tem créditos diários. O Pro custa $25/mês para domínio próprio, edição de código e exportação.

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