Logiciel pour agence de RP : base de données média, validations clients et bilan des retombées

Mythex crée la base de données médias, le portail client, le suivi des retombées et la facturation d'une agence de RP à partir d'une description de la façon dont vos équipes de comptes travaillent. La liste de médias ne vit plus dans le tableur d'une seule personne, chaque pitch est enregistré auprès du journaliste, et les clients valident les communiqués dans un portail qui enregistre qui a approuvé et quand.

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Des relations et des résultats difficiles à montrer

Les équipes de comptes démarchent les journalistes, rédigent les communiqués, préparent les porte-parole et relancent les retombées, surtout sur des forfaits mensuels complétés par des honoraires de projet pour les lancements, les événements et les crises. L'activité monte autour des lancements de produits, des salons professionnels et des mauvaises nouvelles. La liste de médias se trouve dans le tableur d'un chargé de compte, deux personnes démarchent la même journaliste le même matin, les retombées sont présentées dans des diaporamas, et les validations se font dans des fils de courriels de quarante messages. Quand une citation sort mal, personne ne sait qui l'a approuvée. Une agence de RP a besoin d'une base de données journalistes partagée avec l'historique des pitchs, des retombées reliées au pitch qui les a produites, et une trace de validation par client.

Journalistes avec média, rubrique et dernier contact
Chaque pitch enregistré, y compris ceux restés sans réponse
Validations des communiqués et déclarations avec horodatage
Retombées enregistrées avec le niveau du média et le lien
Heures de forfait suivies par rapport au budget
Chaque client ne voit que son propre travail

Une base de données médias partagée par toute l'agence

Les journalistes ont leur média, leur rubrique, le format de pitch préféré et le dernier contact. Chaque pitch est enregistré, pour que deux chargés de compte ne rappellent pas la même journaliste dans la même journée, et les retombées renvoient au journaliste et au pitch. Les clients et les prospects figurent dans une liste séparée.

Créez un CRM médias pour mon agence de RP avec les journalistes (nom, média, rubrique, région, format de pitch préféré, dernier contact), un journal des pitchs par journaliste avec le client, l'angle, la date et le résultat, et des retombées reliées au pitch qui les a produites. Alertez quand un journaliste a été démarché par quelqu'un de l'agence dans les 48 dernières heures.

Validations clients avec horodatage

Les clients relisent les brouillons de communiqués et de déclarations, commentent et valident, et le portail enregistre qui a donné son accord et quand. Un journal des retombées en direct et les entretiens à venir avec les notes de préparation figurent à côté. Chaque client ne voit que ses propres campagnes.

Créez un portail client pour mon agence de RP où chaque client voit ses propres brouillons de communiqués et de déclarations à valider ou commenter (en enregistrant le nom et l'heure de l'approbateur), un journal des retombées avec média, lien, date et niveau, et les entretiens à venir avec le journaliste et les notes de préparation.

Forfaits, projets et frais refacturés

Factures de forfait mensuel à côté des honoraires de projet, frais refacturés comme la diffusion par fil ou la veille avec ou sans marge, et heures saisies sur chaque forfait pour que la sur-prestation soit visible.

Créez la facturation pour mon agence de RP avec des forfaits mensuels, des honoraires de projet ponctuels, des frais refacturés avec une marge optionnelle, et des heures saisies par client par rapport au budget mensuel d'heures du forfait. Regroupez les factures par entité cliente quand une entreprise a plusieurs marques.

Retombées selon les niveaux qui comptent pour le client

Convenez dès le départ des niveaux par client, par exemple national, presse professionnelle et régional, puis affichez chaque mois les retombées par niveau, les pitchs envoyés par rapport aux retombées obtenues par équipe, la reprise des messages clés par campagne et les heures de forfait utilisées.

Créez un tableau de bord pour mon agence de RP affichant les retombées par client et par niveau pour le mois, les pitchs envoyés par rapport aux retombées obtenues par équipe de comptes, la reprise des messages clés par campagne et les heures de forfait utilisées par rapport au budget.

Des études de cas qui expliquent l'angle

Présentez le brief, l'angle proposé et les retombées obtenues, avec des liens vers les articles. Listez vos secteurs, tenez une salle de presse pour vos communiqués et ceux de vos clients, et prévoyez un contact distinct pour les demandes urgentes de gestion de crise.

Créez un site web pour mon agence de RP avec des études de cas (brief, angle, retombées avec liens), des pages par secteur pour la tech, la grande consommation et le B2B, une salle de presse pour les communiqués, et une page de contact de crise séparée avec un numéro de téléphone hors heures.

Des propositions qui ne promettent jamais de retombées

Distinguez le forfait du travail de projet comme un lancement ou une formation média, décrivez les activités et les livrables plutôt que des parutions garanties, listez séparément les coûts de prestataires tiers et conservez les versions au fil de la négociation du périmètre.

Créez un outil de proposition pour mon agence de RP avec une section forfait et des postes de projet distincts, des livrables décrits comme des activités (pitchs, briefings, communiqués), les coûts de prestataires tiers séparés des honoraires, et un historique des versions pendant la négociation avec le client.

Contacts et données personnelles

Une base de données médias contient des informations personnelles sur des journalistes, et les brouillons clients peuvent être sensibles pour le marché. Limitez la liste de médias à l'équipe de l'agence, gardez les portails clients cloisonnés par client, et vérifiez les règles de protection des données qui s'appliquent aux bases de contacts là où vous opérez. Consignez les pitchs, pas les rumeurs.

Base de médias visible par le personnel de l'agence uniquement
Portail client cloisonné par client
Informations non annoncées gardées dans des brouillons privés

Transférer le tableur

Exportez la liste de médias de chaque chargé de compte, importez-les dans une seule base et fusionnez les doublons par courriel. Faites ensuite de l'enregistrement d'un pitch le seul moyen d'en envoyer un dans l'équipe, et d'ici un trimestre vous verrez quels journalistes répondent réellement à votre agence.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon agence de RP. Tenez une base de données journalistes partagée avec média, rubrique et un journal de chaque pitch, avec une alerte quand quelqu'un a démarché une journaliste dans les 48 dernières heures. Les clients se connectent pour valider les brouillons de communiqués (en enregistrant qui a approuvé et quand) et voient un journal des retombées par niveau. Suivez les heures de forfait par client par rapport au budget, et facturez les forfaits, les projets et les frais refacturés.

Questions

Les clients peuvent-ils valider les communiqués dans le portail ?

Oui. Les clients commentent et valident les brouillons, et le portail enregistre le nom de l'approbateur et l'heure.

Puis-je importer nos listes de médias existantes ?

Oui. Exportez-les en tableurs et demandez à Mythex de les importer et de les fusionner dans une seule base.

Peut-il envoyer les pitchs par courriel ?

Il enregistre les pitchs et peut en rédiger. L'envoi de courriels depuis l'application nécessite un compte de messagerie que vous connectez vous-même.

Dois-je savoir coder ?

Non. Vous décrivez le fonctionnement de votre agence et modifiez l'application en discutant avec elle.

Est-ce gratuit ?

La version gratuite inclut des crédits quotidiens et ne demande pas de carte. Pro coûte 25 $/mois pour un domaine personnalisé, la modification du code et l'export.

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