Software para agencias de relaciones públicas: base de medios, aprobaciones de clientes e informes de cobertura

Mythex crea la base de medios, el portal de clientes, el seguimiento de cobertura y la facturación de tu agencia de relaciones públicas a partir de una descripción de cómo trabajan tus equipos de cuentas. La lista de medios deja de vivir en la hoja de cálculo de una sola persona, cada propuesta se registra según el periodista, y los clientes aprueban las notas de prensa en un portal que registra quién dio el visto bueno y cuándo.

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Relaciones y resultados difíciles de mostrar

Los equipos de cuentas proponen temas a periodistas, redactan notas de prensa, preparan portavoces y hacen seguimiento de la cobertura, sobre todo con igualas mensuales y honorarios de proyecto para lanzamientos, eventos y crisis. El trabajo se dispara alrededor de lanzamientos de producto, ferias sectoriales y malas noticias. La lista de medios está en la hoja de cálculo de un responsable de cuentas, dos personas proponen el mismo tema al mismo redactor la misma mañana, la cobertura se recorta en presentaciones de diapositivas, y las aprobaciones pasan por hilos de correo de cuarenta mensajes. Cuando una cita sale mal, nadie puede decir quién la aprobó. Una agencia de PR necesita una base de periodistas compartida con historial de propuestas, cobertura vinculada a la propuesta que la generó y un registro de aprobaciones por cliente.

Periodistas con medio, sección y último contacto
Cada propuesta registrada, incluidas las que no tuvieron respuesta
Aprobaciones de notas de prensa y comunicados con marca de fecha y hora
Cobertura registrada con categoría del medio y enlace
Horas de iguala controladas frente al presupuesto
Cada cliente ve solo su propio trabajo

Una base de medios que toda la agencia comparte

Los periodistas tienen medio, sección, formato de propuesta preferido y último contacto. Cada propuesta queda registrada, así que dos responsables de cuentas no llaman dos veces al mismo redactor en un día, y la cobertura enlaza con el periodista y la propuesta. Los clientes y los prospectos están en una lista aparte.

Crea un CRM de medios para mi agencia de PR con periodistas (nombre, medio, sección, región, formato de propuesta preferido, último contacto), un registro de propuestas por periodista con cliente, enfoque, fecha y resultado, y cobertura vinculada a la propuesta que la generó. Avisa cuando alguien haya propuesto un tema al mismo periodista en las últimas 48 horas.

Aprobaciones de clientes con marca de fecha y hora

Los clientes revisan los borradores de notas de prensa y comunicados, comentan y aprueban, y el portal registra quién dio el visto bueno y cuándo. Junto a ello hay un registro de cobertura en vivo y las entrevistas próximas con notas de preparación. Cada cliente ve solo sus propias campañas.

Crea un portal de clientes para mi agencia de PR donde cada cliente vea sus propios borradores de notas de prensa y comunicados para aprobar o comentar (registrando el nombre y la hora de quien aprueba), un registro de cobertura con medio, enlace, fecha y categoría, y las entrevistas próximas con periodista y notas de preparación.

Igualas, proyectos y gastos repercutidos

Facturas de iguala mensual junto a los honorarios de proyecto, gastos repercutidos como la distribución por agencia o la monitorización, con o sin recargo, y horas registradas por cada iguala para que se vea cuándo se atiende de más.

Crea la facturación para mi agencia de PR con igualas mensuales, honorarios de proyecto puntuales, gastos repercutidos con un recargo opcional, y horas registradas por cliente frente al presupuesto mensual de horas de la iguala. Agrupa las facturas por entidad cliente cuando una empresa tiene varias marcas.

Cobertura según las categorías que le importan al cliente

Acordad al principio las categorías por cliente, por ejemplo nacional, especializada y regional, y muestra cada mes la cobertura por categoría, las propuestas enviadas frente a las piezas conseguidas por equipo, la recogida de mensajes clave por campaña y las horas de iguala usadas.

Crea un panel para mi agencia de PR que muestre la cobertura por cliente y por categoría del mes, las propuestas enviadas frente a la cobertura conseguida por equipo de cuentas, la recogida de mensajes clave por campaña y las horas de iguala usadas frente al presupuesto.

Casos de éxito que explican el enfoque

Muestra el encargo, el enfoque propuesto y la cobertura conseguida, con enlaces a las piezas. Enumera tus sectores, mantén una sala de prensa para tus notas y las de tus clientes, y da a las consultas urgentes de crisis su propia vía de contacto.

Crea una web para mi agencia de PR con casos de éxito (encargo, enfoque, cobertura con enlaces), páginas por sector para tecnología, consumo y B2B, una sala de prensa para las notas, y una página de contacto de crisis aparte con un teléfono fuera de horario.

Propuestas que nunca prometen cobertura

Separa la iguala de los trabajos de proyecto, como un lanzamiento o la formación de portavoces. Describe la actividad y los entregables en lugar de colocaciones garantizadas, enumera aparte los costes de terceros y guarda las versiones a medida que se negocia el alcance.

Crea una herramienta de propuestas para mi agencia de PR con una sección de iguala y partidas de proyecto separadas, entregables escritos como actividades (propuestas, sesiones informativas, notas de prensa), costes de terceros listados aparte de los honorarios, y un historial de versiones mientras el cliente negocia.

Contactos y datos personales

Una base de medios guarda datos personales de periodistas, y los borradores de clientes pueden ser sensibles para el mercado. Limita la lista de medios al equipo de la agencia, mantén los portales de clientes acotados a cada cliente y revisa las normas de protección de datos que se aplican a las bases de contactos donde trabajas. Registra propuestas, no rumores.

Base de medios visible solo para el personal de la agencia
Portal de cliente acotado a cada cliente
Noticias no anunciadas guardadas en borradores privados

Pasar la hoja de cálculo a la app

Exporta la lista de medios de cada responsable de cuentas, importa todas en una sola base y fusiona los duplicados por correo electrónico. Después, haz que registrar una propuesta sea la única forma de enviar una desde el equipo, y en un trimestre verás qué periodistas responden de verdad a tu agencia.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi agencia de PR. Mantén una base compartida de periodistas con medio, sección y un registro de cada propuesta, avisando cuando alguien haya propuesto un tema en las últimas 48 horas. Los clientes inician sesión para aprobar los borradores de notas de prensa (registrando quién aprobó y cuándo) y ven un registro de cobertura por categoría. Controla las horas de iguala por cliente frente al presupuesto y factura las igualas, los proyectos y los gastos repercutidos.

Preguntas

¿Pueden los clientes aprobar notas de prensa en el portal?

Sí. Los clientes comentan y aprueban los borradores, y el portal registra el nombre y la hora de quien aprueba.

¿Puedo importar nuestras listas de medios actuales?

Sí. Expórtalas como hojas de cálculo y pide a Mythex que las importe y las fusione en una sola base.

¿Puede enviar propuestas por correo?

Registra las propuestas y puede redactarlas. Enviar correos desde la app requiere una cuenta de correo que conectas tú mismo.

¿Necesito programar?

No. Describes cómo funciona tu agencia y cambias la app chateando.

¿Es gratis?

Free tiene créditos diarios y no pide tarjeta. Pro cuesta $25/mes e incluye dominio propio, edición de código y exportación.

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