Software para agências de relações públicas: base de dados de media, aprovações de clientes e relatórios de cobertura

O Mythex cria a base de dados de media, o portal de clientes, o seguimento da cobertura e a faturação da sua agência de relações públicas a partir de uma descrição de como trabalham as suas equipas de contas. A lista de media deixa de viver na folha de cálculo de uma pessoa, cada proposta fica registada junto do jornalista, e os clientes aprovam os comunicados num portal que regista quem aprovou e quando.

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Relações e resultados difíceis de mostrar

As equipas de contas propõem histórias a jornalistas, redigem comunicados, preparam porta-vozes e perseguem a cobertura, sobretudo com avenças mensais e taxas de projeto para lançamentos, eventos e crises. O trabalho dispara em torno de lançamentos de produtos, feiras e más notícias. A lista de media está na folha de cálculo de um gestor de contas, duas pessoas propõem a mesma história ao mesmo jornalista na mesma manhã, a cobertura é recortada para apresentações, e as aprovações acontecem em cadeias de emails com quarenta mensagens. Quando uma citação sai mal, ninguém consegue dizer quem a aprovou. Uma agência de RP precisa de uma base de dados partilhada de jornalistas com histórico de propostas, cobertura ligada à proposta que a gerou e um registo de aprovações por cliente.

Jornalistas com órgão de comunicação, área e último contacto
Cada proposta registada, incluindo as que ficaram sem resposta
Aprovações de comunicados e declarações com data e hora
Cobertura registada com a categoria do órgão e a ligação
Horas de avença controladas face ao orçamento
Cada cliente vê apenas o seu próprio trabalho

Uma base de dados de media que toda a agência partilha

Os jornalistas têm órgão de comunicação, área, formato de proposta preferido e último contacto. Cada proposta fica registada, para que dois gestores de contas não cheguem ao mesmo jornalista duas vezes no mesmo dia, e a cobertura fica ligada ao jornalista e à proposta. Os clientes e os potenciais clientes ficam numa lista separada.

Crie um CRM de media para a minha agência de RP com jornalistas (nome, órgão, área, região, formato de proposta preferido, último contacto), um registo de propostas por jornalista com cliente, ângulo, data e resultado, e a cobertura ligada à proposta que a gerou. Avise quando um jornalista foi contactado por alguém nas últimas 48 horas.

Aprovações de clientes com data e hora

Os clientes revêem os rascunhos de comunicados e declarações, comentam e aprovam, e o portal regista quem aprovou e quando. Ao lado ficam um registo de cobertura em direto e as entrevistas marcadas com notas de preparação. Cada cliente vê apenas as suas próprias campanhas.

Crie um portal de clientes para a minha agência de RP em que cada cliente veja os seus próprios rascunhos de comunicados e declarações para aprovar ou comentar (registando o nome e a hora de quem aprovou), um registo de cobertura com órgão, ligação, data e categoria, e as entrevistas marcadas com o jornalista e notas de preparação.

Avenças, projetos e custos repercutidos

Faturas de avença mensal ao lado das taxas de projeto, custos repercutidos como a distribuição de comunicados ou a monitorização com ou sem margem, e horas registadas em cada avença para que o excesso de serviço fique visível.

Crie a faturação para a minha agência de RP com avenças mensais, taxas de projeto avulsas, custos repercutidos com margem opcional, e horas registadas por cliente face ao orçamento mensal de horas da avença. Agrupe as faturas por entidade cliente quando uma empresa tem várias marcas.

Cobertura pelas categorias que o cliente valoriza

Combine as categorias por cliente no início, como nacional, especializada e regional, e depois mostre por mês a cobertura por categoria, as propostas enviadas face à cobertura conseguida por equipa, a adoção das mensagens-chave por campanha e as horas de avença usadas.

Crie um painel para a minha agência de RP que mostre, por mês, a cobertura de cada cliente por categoria, as propostas enviadas face à cobertura conseguida por equipa de contas, a adoção das mensagens-chave por campanha e as horas de avença usadas face ao orçamento.

Casos de estudo que explicam o ângulo

Mostre o briefing, o ângulo proposto e a cobertura que conseguiu, com ligações para as peças. Liste os seus setores, mantenha uma sala de imprensa com comunicados próprios e de clientes, e dê às consultas urgentes de crise um canal de contacto próprio.

Crie um site para a minha agência de RP com casos de estudo (briefing, ângulo, cobertura com ligações), páginas por setor para tecnologia, consumo e B2B, uma sala de imprensa para comunicados, e uma página separada de contacto de crise com um número de telefone fora de horas.

Propostas que nunca prometem cobertura

Separe a avença do trabalho de projeto, como um lançamento ou formação de porta-vozes, descreva a atividade e os entregáveis em vez de colocações garantidas, liste os custos de terceiros à parte e mantenha as versões à medida que o âmbito é negociado.

Crie uma ferramenta de propostas para a minha agência de RP com uma secção de avença e itens de projeto separados, entregáveis descritos como atividades (propostas, briefings, comunicados), custos de terceiros listados à parte das taxas, e histórico de versões enquanto o cliente negoceia.

Contactos e dados pessoais

Uma base de dados de media guarda dados pessoais dos jornalistas, e os rascunhos dos clientes podem ser sensíveis para o mercado. Limite a lista de media à equipa da agência, mantenha os portais de clientes restritos a cada cliente e verifique as regras de proteção de dados que se aplicam às bases de dados de contactos onde opera. Registe propostas, não boatos.

Base de dados de media visível apenas à equipa da agência
Portal de cliente restrito a cada cliente
Notícias não anunciadas guardadas em rascunhos privados

Passar a folha de cálculo para o sistema

Exporte a lista de media de cada gestor de contas, importe-as para uma só base de dados e funda os duplicados pelo email. Depois, faça do registo de uma proposta a única forma de a equipa enviar uma, e dentro de um trimestre verá quais os jornalistas que de facto respondem à sua agência.

Um prompt para começar

Crie uma app para a minha agência de RP. Mantenha uma base de dados partilhada de jornalistas com órgão, área e um registo de cada proposta, avisando quando alguém foi contactado nas últimas 48 horas. Os clientes iniciam sessão para aprovar rascunhos de comunicados (registando quem aprovou e quando) e veem um registo de cobertura por categoria. Controle as horas de avença por cliente face ao orçamento e fature as avenças, os projetos e os custos repercutidos.

Perguntas

Os clientes podem aprovar comunicados de imprensa no portal?

Sim. Os clientes comentam e aprovam rascunhos, e o portal regista o nome e a hora de quem aprovou.

Posso importar as nossas listas de media existentes?

Sim. Exporte-as como folhas de cálculo e peça ao Mythex que as importe e funda numa só base de dados.

Pode enviar propostas por email?

Regista propostas e pode redigi-las. Enviar emails a partir da app exige uma conta de email que ligue você mesmo.

Preciso de saber programar?

Não. Descreve como a sua agência funciona e altera a app conversando com o Mythex.

É gratuito?

O plano Free tem créditos diários e não pede cartão. O Pro custa 25 $/mês e inclui domínio próprio, edição de código e exportação.

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