Software voor PR-bureaus: mediadatabase, goedkeuringen van klanten en rapportage over media-aandacht

Mythex bouwt de mediadatabase, het klantportaal, de tracker voor media-aandacht en de facturatie van je PR-bureau op basis van een beschrijving van hoe je accountteams werken. De medialijst stopt met in het spreadsheet van één persoon te staan, elke pitch wordt aan de journalist gekoppeld gelogd, en klanten keuren persberichten goed in een portaal dat vastlegt wie wanneer akkoord ging.

Begin gratis met bouwen

Relaties en resultaten die lastig zichtbaar te maken zijn

Accountteams pitchen journalisten, schrijven persberichten, bereiden woordvoerders voor en jagen op media-aandacht, meestal op maandelijkse retainers met projectkosten voor lanceringen, evenementen en crises. Het werk piekt rond productlanceringen, vakbeurzen en slecht nieuws. De medialijst staat in het spreadsheet van één accountmanager, twee mensen pitchen dezelfde verslaggever op dezelfde ochtend, media-aandacht wordt in presentaties geknipt, en goedkeuringen gebeuren in e-mailthreads van veertig berichten. Als een citaat verkeerd naar buiten gaat, kan niemand zeggen wie het heeft goedgekeurd. Een PR-bureau heeft een gedeelde journalistendatabase nodig met pitchgeschiedenis, media-aandacht gekoppeld aan de pitch die het heeft opgeleverd, en een goedkeuringsspoor per klant.

Journalisten met medium, vakgebied en laatste contact
Elke pitch gelogd, ook de onbeantwoorde
Goedkeuringen van persberichten en verklaringen met tijdstempel
Media-aandacht gelogd met mediumniveau en link
Uren per retainer bijgehouden tegenover het budget
Elke klant ziet alleen zijn eigen werk

Een mediadatabase die het hele bureau deelt

Journalisten hebben een medium, vakgebied, voorkeursformat voor pitches en laatste contact. Elke pitch wordt gelogd, zodat twee accountmanagers dezelfde verslaggever niet op één dag dubbel benaderen, en media-aandacht linkt terug naar de journalist en de pitch. Klanten en prospects staan op een aparte lijst.

Bouw een media-CRM voor mijn PR-bureau met journalisten (naam, medium, vakgebied, regio, voorkeursformat voor pitches, laatst benaderd), een pitchlogboek per journalist met klant, invalshoek, datum en resultaat, en media-aandacht gekoppeld aan de pitch die het heeft opgeleverd. Waarschuw wanneer een journalist in de afgelopen 48 uur door iemand is benaderd.

Goedkeuringen van klanten met een tijdstempel

Klanten bekijken concepten van persberichten en verklaringen, reageren en keuren ze goed, en het portaal legt vast wie wanneer akkoord ging. Een live overzicht van media-aandacht en aankomende interviews met voorbereidingsnotities staan ernaast. Elke klant ziet alleen zijn eigen campagnes.

Maak een klantportaal voor mijn PR-bureau waarin elke klant zijn eigen concept-persberichten en verklaringen ziet om goed te keuren of van commentaar te voorzien (met naam en tijd van de goedkeurder), een overzicht van media-aandacht met medium, link, datum en niveau, en aankomende interviews met journalist en voorbereidingsnotities.

Retainers, projecten en doorbelaste kosten

Maandelijkse retainerfacturen naast projectkosten, doorbelaste kosten zoals wire-distributie of monitoring met of zonder opslag, en uren per retainer gelogd zodat overbediening zichtbaar is.

Maak facturatie voor mijn PR-bureau met maandelijkse retainers, eenmalige projectkosten, doorbelaste kosten met optionele opslag, en uren per klant gelogd tegen het maandelijkse urenbudget van de retainer. Groepeer facturen per klantentiteit wanneer één bedrijf meerdere merken heeft.

Media-aandacht op de niveaus waar de klant om geeft

Spreek bij de start per klant niveaus af, zoals nationaal, vakpers en regionaal, en toon dan elke maand de media-aandacht per niveau, verstuurde pitches tegenover gerealiseerde publicaties per team, opname van kernboodschappen per campagne en gebruikte retainerinuren.

Bouw een dashboard voor mijn PR-bureau met de media-aandacht per klant per niveau voor de maand, verstuurde pitches tegenover gerealiseerde media-aandacht per accountteam, opname van kernboodschappen per campagne, en gebruikte retaineruren tegenover het budget.

Casestudies die de invalshoek uitleggen

Laat de opdracht zien, de invalshoek die is gepitcht en de media-aandacht die het heeft opgeleverd, met links naar de artikelen. Vermeld je sectoren, houd een newsroom bij voor je eigen en klantpersberichten, en geef dringende crisisvragen een eigen contactroute.

Bouw een website voor mijn PR-bureau met casestudies (opdracht, invalshoek, media-aandacht met links), sectorpagina's voor tech, consumenten en B2B, een newsroom voor persberichten, en een aparte crisiscontactpagina met een telefoonnummer buiten kantooruren.

Voorstellen die nooit publicaties beloven

Splits de retainer van projectwerk zoals een lancering of mediatraining, beschrijf activiteiten en resultaten in plaats van gegarandeerde plaatsingen, vermeld kosten van derden apart, en bewaar versies terwijl de scope wordt onderhandeld.

Maak een voorstel-tool voor mijn PR-bureau met een retainergedeelte en aparte projectonderdelen, resultaten omschreven als activiteiten (pitches, briefings, persberichten), kosten van derden apart van de honoraria, en een versiegeschiedenis terwijl de klant onderhandelt.

Contacten en persoonsgegevens

Een mediadatabase bevat persoonlijke gegevens van journalisten, en concepten van klanten kunnen marktgevoelig zijn. Beperk de medialijst tot het bureauteam, houd klantportalen beperkt tot elke klant, en controleer de regels voor gegevensbescherming die gelden voor contactdatabases waar je werkt. Log pitches, geen roddels.

Mediadatabase alleen zichtbaar voor bureaumedewerkers
Klantportaal per klant afgeschermd
Niet-aangekondigd nieuws in privé-concepten

Het spreadsheet overzetten

Exporteer de medialijst van elke accountmanager, importeer ze in één database en voeg dubbele contacten samen op e-mailadres. Maak daarna het loggen van een pitch de enige manier om er een vanuit het team te versturen, en binnen een kwartaal zie je welke journalisten echt op je bureau reageren.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn PR-bureau. Houd een gedeelde journalistendatabase bij met medium, vakgebied en een logboek van elke pitch, met een waarschuwing wanneer iemand in de afgelopen 48 uur is benaderd. Klanten loggen in om concept-persberichten goed te keuren (met vastlegging wie wanneer akkoord ging) en zien een overzicht van media-aandacht per niveau. Houd retaineruren per klant bij tegenover het budget en factureer retainers, projecten en doorbelaste kosten.

Veelgestelde vragen

Kunnen klanten persberichten goedkeuren in het portaal?

Ja. Klanten reageren op en keuren concepten goed, en het portaal legt de naam en tijd van de goedkeurder vast.

Kan ik onze bestaande medialijsten importeren?

Ja. Exporteer ze als spreadsheet en vraag Mythex om ze te importeren en samen te voegen tot één database.

Kan het pitches per e-mail versturen?

Het logt pitches en kan ze opstellen. Het versturen van e-mails vanuit de app vraagt om een e-mailaccount dat je zelf koppelt.

Moet ik code schrijven?

Nee. Je beschrijft hoe je bureau werkt en past de app aan door te chatten.

Is het gratis?

Gratis heeft dagelijkse credits en vraagt geen creditcard. Pro kost $25 per maand voor een eigen domein, code-bewerking en export.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English