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顧客、課税年度、期限を軸にした税務事務所のCRM

税務事務所のCRMは、毎朝1つの質問に答えるべきです。どの申告が最も早く期限を迎えるか、そしてそれぞれに何がまだ不足しているか。事務所を説明すると、顧客、課税年度、期限、書類、顧問契約書を備えたCRMを実際のデータベース上に作ります。担当者ごとにログインも設定できます。

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こんな方におすすめ

期限が共有カレンダーにあり、顧客情報がスプレッドシートとメールに分散していて、顧問契約書の未締結や延長申請の未提出に手遅れになってから気づく税理士や小規模な事務所の方向けです。

作れるもの

課税年度ごとに1件の記録を持つ顧客
申告、延長、四半期の見積もりの期日
期限までの残り日数順に並べた未申告の申告書一覧
当年度の顧問契約書の状況
顧客と年度ごとに依頼・受領した書類
決算期、申告の状況、居住地などの事業者情報

課税年度ごとに1行を持つ理由

昨年は会社員だった顧客が、今年は不動産収入や新しい会社を持っているかもしれません。顧客の情報は1回だけ登録し、課税年度ごとに記録を1件追加して、その年の業務内容、報酬、期限、書類を紐づけてください。過去の履歴はそのまま残り、今年の業務は整理され、来年の記録は更新の時点で今年の記録から作成できます。

顧客の情報は1回だけ登録
年度ごとの業務内容と報酬
翌年の記録は今年から作成

見落とせない期限

各期限は、課税年度の記録ごとに日付として保存してください。申告、延長、予定納税や見積もりの納付、法人の決算などです。ホーム画面には、まだ申告していない申告書を残り日数順に並べて担当者ごとに絞り込んで表示します。カレンダーと違い、正しい日にだれかが開くかどうかに頼る必要がなく、赤く表示された行は見落としにくくなります。

待っている書類を管理する

課税年度ごとに書類のチェックリストを作り、依頼日と受領日を記録し、顧客ごとに「待機日数」を表示してください。週に1回その数字で並べ替え、最も長く待たせている顧客に連絡します。顧問契約書の確認項目と組み合わせ、署名済みの契約がない年度の業務は始めないようにしてください。

避けたいミス

マイナンバーや銀行口座の情報を自由記述のメモに保存しないでください。専用の項目を用意し、アクセスを制限してください。過去の顧客を全員取り込まないでください。まずは現在の顧客と未締切の課税年度から始めてください。また、チームで状況の一覧を1つに決めておいてください。例えば「書類待ち」「作成中」「承認待ち」「申告済み」など、ダッシュボードの意味が全員にとって同じになるようにするためです。

使い方

作りたいものを普通の言葉で伝えるか、下のテンプレートから始めます。
実際のデータベースを備えたアプリが、ライブプレビューで作られていく様子を確認できます。
チャットで何でも変更できます。テキスト、レイアウト、項目、機能など。
ワンクリックで公開URLに公開でき、Proでは独自ドメインも接続できます。

ここから始められるプロンプト

税務事務所のCRMを作ってください。顧客には、連絡先、事業者の種類、居住地、担当者を持たせてください。顧客ごとに課税年度の記録を1件ずつ持ち、業務内容、固定の報酬、申告期限、延長の日付、見積もりの日付、顧問契約書の署名の有無（はい・いいえ）、依頼日と受領日付きの書類チェックリスト、「書類待ち」から「申告済み」までの状況を記録します。ホーム画面には、未申告の申告書を期限までの残り日数順に表示してください。

よくある質問

スプレッドシートから顧客を取り込めますか？

はい。CSVでエクスポートし、列を対応付ける取り込み機能をMythexに依頼してください。その後、数件の記録を確認してください。

担当者は自分の顧客だけを見られますか？

はい。担当者は自分のファイルを、パートナーはすべてを見られるようにロールを依頼してください。

顧客はCRMに書類をアップロードできますか？

はい。同じプロジェクトに顧客ポータルを追加すれば可能です。アップロードされた書類は、顧客の課税年度のチェックリストに紐づけられます。

無料ですか？

Freeでカード登録なしに作成・公開できます。Proは月額$25で、独自ドメイン、コード編集、エクスポート、追加のクレジットが使えます。

開発者は必要ですか？

いいえ。項目と画面を説明すれば、チャットで変更できます。

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